Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Auschreibung als Nutzerausbau: Büroflächen

Facility Management: Nutzung: Büro » Strategie » Ausführungsplanung » Nutzerausbauten

Ausschreibung und Vergabe von Büro-Nutzerausbauten im GU-Kontext

Ausschreibung und Vergabe von Büro-Nutzerausbauten im GU-Kontext

Ziel ist ein zukunftsfähiges, flexibles und qualitativ hochwertiges Büroausbauprojekt, das alle baulichen, organisatorischen und technischen Anforderungen erfüllt. Zentrale Erfolgsfaktoren sind strukturierte Ausschreibungsunterlagen (inkl. Projektbeschreibung, detaillierter Leistungsbeschreibung (Bau, IT, Möblierung), Planunterlagen, Formblättern, Vertragsentwürfen, klare Bewertungskriterien (neben Preis und Qualität auch Service, Nachhaltigkeit, IT-Fit, Terminziele, Risikomanagement), reibungslose Koordination (Abstimmung mit dem GU-Baufortschritt, TGA-Schnittstellen, parallelen Fachlosen (z. B. Sprinkler, Zutritt)) und Sicherstellung einer nutzerfreundlichen Übergabe (Ergonomie, Reinigbarkeit, IT-Funktion).

So entsteht ein ergonomisches, technologisch fortschrittliches, nachhaltiges und risikogemanagtes Büroumfeld, das den Mitarbeitenden maximale Produktivität und Wohlbefinden bietet – und zugleich Wirtschaftlichkeit und Qualität für den Auftraggeber sicherstellt.

Ausschreibungsgegenstand und Zielsetzung

Projektbeschreibung

  • Kurze Erläuterung des Bauvorhabens (Neubau, Umbau) und der Rolle des Generalunternehmers (GU).

  • Klarheit, dass der Nutzerausbau (Raumaufteilung, Möblierung, IT-Installationen etc.) über Grundleistungen hinausgeht.

Erweiterte Anforderungen

  • Daytime Cleaning, Integration in Materialwahl und Flächenaufteilung.

  • Zertifizierungen nach WELL, Fitwel, LEED, DGNB mit konkreten Zielen (z. B. LEED Gold).

  • Nutzerpartizipation, z. B. Workshops, Prototypen-Fläche.

  • Flächen- und Möblierungsstandards, ergonomische Vorgaben, definierte Raumgrößen.

  • IT/Workplace Analytics, smarte Sensorik, Kalendersysteme.

  • Besucherführung und Sicherheitszonen.

  • Vor- und nachgelagerte Prozesse, z. B. Teeküchen, Gastronomie-Anbindung.

  • Risikomanagement mit Eskalationsstufen.

Bauliche Leistungen

  • Trockenbau, Boden- und Deckensysteme, Haustechnikintegration (Elektro, Klima) – wahlweise als Nachtrag zum GU-Vertrag oder separates Fachlos.

  • Sicherheitszonen, Besucher- und Mitarbeiterbereiche (Zutrittskontrolle).

Möblierung und Ausstattung

  • Büromöbel (Tische, Stühle, Schränke) – definierte Ergonomiestandards.

  • Akustiklösungen (Raum-in-Raum-Elemente, Paneele), Meetingraumtechnik.

IT- und Workplace Analytics

  • Netzwerkverkabelung, WLAN, Sensorik (Belegungs- und Klimadaten), Dashboard oder Software.

  • Schnittstellenbeschreibung (SaaS, On-Prem, DSGVO).

Organisatorische Leistungen

  • Daytime Cleaning: Konzepte zur Reinigungsintegration.

  • Zertifizierungsbegleitung (WELL/LEED), falls gefordert (Nachweisdokumentation, Testmessungen).

Losaufteilung

  • Los 1: Baulicher Ausbau (Trockenbau, Boden, Decke).

  • Los 2: Möblierung, Akustik, Ergonomie.

  • Los 3: IT/Workplace-Lösungen.

  • Los 4: Zertifizierungs- und Planungsbegleitung (falls nicht intern).

  • Los 5: Reinigungs- und Wartungskonzepte (Daytime Cleaning, initial Set-up).

Anschreiben / Einladung zur Angebotsabgabe

  • Wesentliche Termine, Bieterinformation, Ansprechpartner.

Projektinformationen

  • Hintergrund (Neubau, Umbau), GU-Kontext, zeitlicher Rahmen.

  • ggf. vorhandene Pläne, 3D-Visualisierungen.

Leistungsbeschreibung

  • Detailliertes Leistungsverzeichnis zu Bau, IT, Möblierung, Zertifizierungszielen (z. B. LEED-Kriterien).

  • Anforderungen an Daytime Cleaning, Besucherzonen, Sensorik, Risikomanagement.

Planunterlagen

  • Grundrisse, Schnitte, Installationspläne, Schaltpläne.

  • Raumkonzepte (Einzel-/Großraumbüros), Fluchtpläne, Sicherheitszonen.

Baubeschreibung

  • Technische Spezifikationen (Materialstandards, DIN-/EN-Normen, Akustikwerte).

  • Barrierefreiheit, Brandschutzverweise.

Formblätter und Vertragsbedingungen

  • Angebotstabellen (Positionen, Einheitspreise), Eignungskriterien (Referenzen).

  • Vertragsentwürfe (Werkvertrag oder Dienstvertrag), Bonus-Malus-Regelungen.

  • Risiko-Eskalationsmechanismen (Projektleiter → Lenkungskreis).

Preis

  • Vergleich der Positionen, ggf. Pauschalangebot, TCO (Wartung, Updates).

  • Berücksichtigung von Zertifizierungs- und Nachhaltigkeitsaufwänden.

Qualität

  • Ergonomie, Design, Materialwertigkeit, Referenzprojekte (z. B. erfolgreiche LEED Gold Ausbauten).

  • Schallschutz, flexible Raumnutzung, IT-Funktionalität (Analytics, Desksharing-Tool).

Termintreue

  • Realistischer Bauzeitenplan, Lieferketten-Sicherheit, Erfahrung mit parallelen Projekten.

Service und Wartung

  • Konzepte für Daytime Cleaning, Möbellieferung/-ersatz, Softwareupdates, Helpdesk.

  • SLA-Parameter (Reaktionszeit, Verfügbarkeit).

Nachhaltigkeit

  • Nachweis umweltfreundlicher Baustoffe (VOC-arm, EPD, FSC-Zertifiziertes Holz), Energieeffiziente Beleuchtung.

  • Bonuspunkte für Mehrleistungen im WELL oder DGNB-Kontext.

Bekanntmachung / Einladung

  • Abhängig, ob öffentlicher oder privater Auftraggeber; ggf. Online-Plattformen (TED, Subreport, etc.).

Bieterfragen und Antwortphase

  • Möglichkeit zur Ortsbesichtigung, ggf. Workshops oder BIM-Kollaborationen.

Angebotsabgabe

  • Prüfung auf formale Vollständigkeit (Eignung, Referenzen, Preisblätter).

  • ggf. Verhandlungsrunden oder Teilnahmewettbewerb, falls gewünscht.

Wertung und Zuschlag

  • Anwendung der definierten Kriterien: Preis, Qualität, Service, Termin, Nachhaltigkeit.

  • Vergabe an wirtschaftlichstes Angebot; Mitteilung an Bieter, Vertragsabschluss.

Koordination mit dem GU

  • Terminplanung, Festlegung Schnittstellen (TGA, Statik, HLS, Elektro).

  • Prüfen, ob Leitungen/Aussparungen mit dem GU abgestimmt sind.

Bauliche Ausführung

  • Einbau von Trennwänden, Boden, Decke, ggf. Akustikpaneelen.

  • Parallel: Installation von IT (Kabel, Bodentanks), Möblierung (Tische, Stühle, Lounge-Ecken).

Zertifizierungsbegleitung

  • Sachverständige Prüfung (z. B. WELL oder LEED Auditoren), Nachweise (Luftmessungen, Materiallisten).

  • Evtl. Kontrollmessungen für Akustik, Beleuchtung, VOC-Emissionen.

Daytime Cleaning-Probelauf

  • Test, ob Reinigungsrouten, Material- und Zeitaufwand ausreichen, Minimierung von Störungen.

Inbetriebnahme

  • IT-Funktionstests (Network, Workplace Analytics), Möblierung abnehmen, Feineinstellung Klima/Licht.

  • Übergabe an Nutzer, Schulung zu Desksharing-Tools, Sensorik.

Wartung und Service

  • Wartungsverträge für Möbelsysteme (Mechanik), IT-Software (Updates), Beleuchtung (Leuchtmitteltausch).

  • Ggf. Service-Level-Agreements (SLA) zur Reaktionszeit bei Defekten.

Nutzerfeedback und Adaption

  • Erfassung von Auslastungen, Raumbuchungen, Störungen.

  • Eventuelle Umbauten, Umbestuhlung, Nachrüstung von Akustikelementen, LED-Optimierungen.

Zertifizierungs-Monitoring

  • Bei WELL/LEED: Rezertifizierung in vorgegebenen Zeitintervallen, Einhaltung laufender Kriterien (Luftqualität, Reinigungsstandards).

Risikomanagement im Betrieb

  • Routine-Checks (Sicherheit, Fluchtwege), Eskalationsstufen bei komplexen Störungen (z. B. Klimaanlagedefekt).

  • Anpassung an neue Anforderungen (Mitarbeiterzahl, neue Arbeitsformen).