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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Intranet im Büroalltag effektiv einsetzen

Facility Management: Nutzung: Büro » Strategie » Geschäftsprozesse » Intranet

Zentrale Informations- und Serviceplattform für Nutzerführung, Kommunikation und Flächenorganisation

Zentrale Informations- und Serviceplattform für Nutzerführung, Kommunikation und Flächenorganisation

In modernen Bürowelten mit hybriden Arbeitsmodellen, flexibler Flächennutzung und hohem Serviceanspruch wird das Intranet zur digitalen Kommandozentrale des Büroalltags. Es verbindet Raum, Technik, Service, Organisation und Kommunikation zu einer zentralen Informationsplattform für Mitarbeitende, Führungskräfte, Facility Management und Dienstleister. Ein professionell gestalteter Intranetbereich für das Büro unterstützt die digitale Selbstorganisation der Nutzer:innen, verbessert die Servicequalität und stärkt die Transparenz im Flächenbetrieb – und wird so zum Schlüsselwerkzeug für Workplace Experience und Betriebssteuerung.

Das Intranet ist im modernen Büro nicht nur Informationsplattform, sondern Bestandteil der Nutzererfahrung. Es verbindet Raum, Service, Orientierung und Kommunikation – digital, zielgerichtet und leicht zugänglich. Richtig aufgebaut, wird es zum zentralen Werkzeug für Workplace Management, Servicequalität und kulturelle Bindung. Facility Management, Kommunikation, IT und HR müssen gemeinsam dafür sorgen, dass das Büro-Intranet relevant, aktuell und wirksam ist.

Zielsetzung des Intranetbereichs für Büroflächen

  • Verbesserung von Nutzerinformation, Orientierung und Selbstorganisation

  • Bereitstellung aller relevanten Services, Regeln, Ansprechpartner und Prozesse

  • Reduktion von Rückfragen, Missverständnissen und Supportaufwand

  • Unterstützung von Change-Prozessen, New Work und Kulturentwicklung

  • Integration in digitale Systeme wie CAFM, Helpdesk, Buchung und ESG-Tools

Typische Inhalte eines Büro-Intranetbereichs

Bereich

Inhalte und Funktionen

Raumnutzung & Buchung

Raumarten, Buchungsregeln, Links zu Buchungssystemen

Arbeitsplatz & Desk Sharing

Anleitung, Check-in-Prozesse, FAQ, Zonenerklärung

Services & Ansprechpartner

Reinigung, Technik, Catering, Post, Umzug, FM-Hotline

Verhaltensregeln & Etiquette

Akustik, Ordnung, Nutzung gemeinsamer Flächen

Anleitungen & Erklärvideos

Technik, VC, Präsentation, Drucksysteme

Gebäudefunktionen

Lagepläne, Wegweiser, Öffnungszeiten, Sicherheitszonen

Feedback & Störungsmeldung

Formulare, QR-Codes, Ticketsystem-Anbindung

ESG & Nachhaltigkeit

Tipps zum ressourcenschonenden Arbeiten, Zertifikate, Zielwerte

Struktur und Usability

  • Responsive Design für Desktop, Tablet und Smartphone

  • Barrierefreiheit nach WCAG-Standards (z. B. Kontrast, Tastaturnavigation)

  • Suchfunktion, Filter nach Standort, Funktion oder Zielgruppe

  • Verlinkung mit anderen Systemen (z. B. MS Teams, HR-Tools, CAFM)

Rollenbasierte Zugänge

  • unterschiedliche Inhalte für: alle Mitarbeitenden

  • Führungskräfte

  • Facility Services

  • Sicherheitsdienste

  • externe Dienstleister (z. B. via Extranet-Portal)

Integration in digitale Büroprozesse

Prozess

Intranetfunktion

Raumbuchung

Weiterleitung, Anleitung, FAQ

Technik-Support

Störungsmeldung, Soforthilfe, Videos

Umzugskoordination

Checklisten, Ansprechpartner, Zeitpläne

Reinigung & Services

Anforderung, Rückmeldung, Info zu Standards

Nachhaltigkeit

Stromverbrauch, Flächenkennzahlen, ESG-Ziele

Onboarding / Welcome

Erster Bürotag, Orientierungshilfe, Kultur

Vorteile für Nutzende und Organisation - Für Mitarbeitende

  • zentrale, verlässliche Informationsquelle

  • mehr Selbständigkeit bei Buchung, Meldung, Organisation

  • höhere Orientierung im Büroalltag (besonders bei hybrider Nutzung)

  • einfache Rückmeldung bei Problemen oder Vorschlägen

Für Facility Management & Services

  • strukturierte Kanäle zur Nutzerkommunikation

  • Entlastung durch digitale Anleitungen und Self-Service

  • Datengrundlage für Auswertungen und Prozessverbesserung

  • besseres Nutzerfeedback zur Servicequalität

Erfolgsfaktoren für ein wirksames Büro-Intranet

Erfolgsfaktor

Wirkung

Benutzerfreundliche Struktur

hohe Nutzungsrate, geringe Rückfragen

Aktualität und Pflegeverantwortung

Vertrauen in Inhalte, rechtliche Sicherheit

Integration in Arbeitsprozesse

kein zusätzlicher Kanal, sondern echter Mehrwert

Rückkanäle schaffen

Dialog statt Einbahnstraße

Rückkanäle schaffen

regelmäßige Hinweise, Startseitenintegration, QR-Codes im Raum