Service Desk: First Level Support für Büroflächen

Die effiziente Nutzung von Büroflächen ist essenziell für eine produktive Arbeitsumgebung. Der Service Desk unterstützt Mitarbeitende bei Anfragen zur Arbeitsplatzverfügbarkeit, Nutzung und Ausstattung.

• "Wo finde ich einen freien Arbeitsplatz?"

• "Welche Bürobereiche sind für konzentriertes Arbeiten geeignet?"

• "Wie kann ich einen Arbeitsplatz reservieren?"

• "Welche Regeln gelten für Desk-Sharing und flexible Arbeitsplätze?"

• Bereitstellung von Informationen zu Arbeitsplatzbuchungssystemen

• Verweis auf verfügbare Büroflächen und alternative Arbeitsbereiche

• Eskalation von Problemen mit Desk-Sharing oder Reservierungssystemen

• Kommunikation der Nutzungsrichtlinien für Büroarbeitsplätze

Ein Mitarbeitender sucht kurzfristig einen freien Arbeitsplatz für den Tag. Der Service Desk verweist ihn auf das Buchungssystem oder alternative Coworking-Bereiche im Gebäude.

• Optimierung der Büroflächennutzung

• Minimierung von Platzproblemen durch klare Kommunikation

• Effiziente Arbeitsplatzverteilung durch digitale Systeme

Um ein reibungsloses Arbeiten in Büroflächen zu ermöglichen, müssen Infrastruktur und technische Ausstattung funktionstüchtig sein. Der Service Desk nimmt Mängel und Störungen auf und leitet sie an die zuständigen Teams weiter.

• "Die Beleuchtung im Büro flackert oder ist ausgefallen."

• "Die Klimaanlage oder Heizung funktioniert nicht richtig."

• "Es gibt einen Wasserschaden oder eine Undichtigkeit in der Decke."

• "Der Zugang zu bestimmten Büroflächen ist gesperrt."

• Erfassung und Weiterleitung von infrastrukturellen Störungen an das Facility Management

• Eskalation akuter Probleme (z. B. Stromausfälle, Gebäudeschäden) an technische Fachabteilungen

• Kommunikation über laufende Reparaturen und Wartungsarbeiten

• Bereitstellung von alternativen Arbeitsplatzoptionen bei größeren Störungen

Ein Mitarbeitender meldet, dass die Lüftung in einem Großraumbüro nicht funktioniert. Der Service Desk nimmt die Meldung auf und informiert die technische Gebäudeinstandhaltung zur Überprüfung und Behebung.

• Schnelle Reaktion auf infrastrukturelle Probleme

• Minimierung von Arbeitsausfällen durch effiziente Eskalation

• Erhöhung der Arbeitsplatzqualität durch gezielte Problemlösung

Innerhalb von Büroflächen kommt es regelmäßig zu Umzügen oder Anpassungen von Arbeitsplätzen. Der Service Desk unterstützt organisatorisch, ohne selbst Umzüge zu planen oder durchzuführen.

• "Wann wird mein neuer Arbeitsplatz eingerichtet?"

• "Wie kann ich meinen PC-Arbeitsplatz an einen anderen Standort verlegen?"

• "Wo finde ich ergonomische Büromöbel für meinen neuen Arbeitsplatz?"

• Bereitstellung von Informationen zu internen Umzugsprozessen

• Weiterleitung von Anfragen zur Arbeitsplatzverlagerung an das Facility Management

• Unterstützung bei Fragen zur Büroausstattung und ergonomischen Einrichtung

Ein Mitarbeitender wechselt die Abteilung und möchte seinen Schreibtisch samt Monitor in einen anderen Bürobereich verlegen. Der Service Desk verweist ihn an die zuständige Facility-Abteilung für Umzugskoordination.

• Schnelle Klärung von Umzugsfragen ohne Verzögerungen

• Strukturierte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Facility Management

• Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung durch gezielte Informationsbereitstellung

Büroarbeitsplätze benötigen funktionierende IT- und Kommunikationstechnik, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Der Service Desk unterstützt bei First-Level-Problemen und eskaliert tiefere Störungen an die IT-Abteilung.

• "Mein Arbeitsplatz hat keinen Netzwerkanschluss oder WLAN-Empfang."

• "Der höhenverstellbare Schreibtisch funktioniert nicht."

• "Die Beleuchtung im Büro lässt sich nicht individuell steuern."

• Erfassung und Eskalation technischer Störungen an IT- oder Facility-Abteilungen

• Bereitstellung von Anleitungen zur Nutzung vorhandener Büroausstattung

• Eskalation von defekten Büromöbeln oder technischen Systemen

Ein Mitarbeitender meldet, dass die Steckdose an seinem Arbeitsplatz defekt ist. Der Service Desk dokumentiert die Störung und informiert die Gebäudetechnik für eine umgehende Reparatur.

• Schnelle Lösung technischer Störungen im Büroalltag

• Minimierung von Produktivitätsverlusten durch proaktive Eskalation

• Optimierung der Büroinfrastruktur durch kontinuierliche Wartung

Der Service Desk fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Facility Management, Gebäudetechnik und Büroangestellten, um eine effiziente Nutzung und Instandhaltung von Büroflächen zu gewährleisten.

• Erfassung und Nachverfolgung von Problemen in Büroflächen

• Kommunikation geplanter Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen an die Mitarbeitenden

• Eskalation von Raumnutzungsproblemen an Facility Management

• Unterstützung bei der Umsetzung von Arbeitsplatzstandards und Richtlinien

• Schnelle Eskalation von Problemen zur Reduzierung von Betriebsausfällen

• Bessere Nutzung und Pflege von Büroflächen durch gezielte Informationsverteilung