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Büroflächen und Bürokonzepte: Schwerpunkt Mitbestimmung

Facility Management: Nutzung: Büro » Strategie » Stakeholder » Mitbestimmung

Büroflächen und Bürokonzepte

Büroflächen und Bürokonzepte

Die Gestaltung von Büroflächen und die Einführung neuer Bürokonzepte, wie Open Spaces, Desk Sharing oder hybride Arbeitsmodelle, beeinflussen die Arbeitsbedingungen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden unmittelbar. Für den Betriebsrat sind diese Veränderungen von zentraler Bedeutung, da sie oft umfassende Eingriffe in die Arbeitsumgebung und -organisation darstellen. Mitbestimmungsrechte gemäß Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) gewährleisten, dass die Interessen der Belegschaft berücksichtigt und Arbeitsbedingungen sozialverträglich gestaltet werden. Die Gestaltung von Büroflächen und die Einführung moderner Bürokonzepte erfordern enge Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Mitbestimmung stellt sicher, dass neue Arbeitsumgebungen nicht nur wirtschaftliche Vorteile bringen, sondern auch die Interessen und Bedürfnisse der Belegschaft berücksichtigen. Durch klare Betriebsvereinbarungen, umfassenden Gesundheitsschutz und transparente Kommunikation können innovative Bürokonzepte sozialverträglich und erfolgreich umgesetzt werden.

Relevanz der Mitbestimmung bei Büroflächen und Bürokonzepten

Auswirkungen auf die Mitarbeitenden

  • Arbeitsqualität: Die Gestaltung von Büroflächen beeinflusst die Konzentrationsfähigkeit und Produktivität.

  • Gesundheit: Aspekte wie Ergonomie, Beleuchtung und Lärmschutz haben direkten Einfluss auf das Wohlbefinden.

  • Zusammenarbeit: Offene Bürokonzepte fördern Kommunikation, können jedoch auch zu Störungen führen.

  • Flexibilität: Moderne Arbeitsmodelle wie Desk Sharing oder hybride Arbeit erfordern neue Regelungen für Arbeitszeit und -ort.

Bedeutung der Mitbestimmung

  • Schutz der Gesundheit: Sicherstellung, dass ergonomische Standards eingehalten werden.

  • Fairness und Transparenz: Klare Regelungen zur Nutzung von Arbeitsplätzen und Arbeitsmodellen.

  • Datenschutz: Vermeidung unzulässiger Überwachung durch neue Technologien.

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

  • § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG: Mitbestimmung bei Regelungen zu Arbeitszeit und Arbeitsort, z. B. bei Desk Sharing oder Homeoffice.

  • § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG: Mitbestimmung bei Maßnahmen des Gesundheitsschutzes, wie ergonomischer Arbeitsplatzgestaltung.

  • § 90 BetrVG: Anhörungsrecht bei baulichen Änderungen, z. B. Umbauten zu Open Spaces.

  • § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG: Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, insbesondere Arbeitsschutz und Datenschutz.

Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)

  • § 3a ArbStättV: Gestaltung von Arbeitsstätten unter Berücksichtigung ergonomischer Anforderungen.

  • § 4 ArbStättV: Vorgaben zu Beleuchtung, Raumklima und Lärmschutz.

  • § 6 ArbStättV: Bereitstellung von Pausenräumen und Flächen für soziale Interaktionen.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

  • Sicherstellung, dass personenbezogene Daten, z. B. durch Sensoren zur Raumnutzung, rechtmäßig verarbeitet werden.

  • Einschränkung von Überwachungstechnologien, die Bewegungs- oder Nutzungsverhalten aufzeichnen.

Einführung neuer Bürokonzepte

  • Desk Sharing: Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte bei der Einführung flexibler Arbeitsplätze, z. B. durch Buchungssysteme.

Beispiel:

  • Der Betriebsrat setzt durch, dass Mitarbeitende persönliche Lagerflächen für Arbeitsmaterialien erhalten.

Open Spaces:

  • Regelung von Maßnahmen zur Minimierung von Lärmbelastung und zur Schaffung von Rückzugsräumen.

Beispiel:

  • Der Betriebsrat fordert akustische Trennwände und Ruhezonen.

Hybride Arbeitsmodelle:

  • Klärung von Arbeitszeiten und Erreichbarkeit bei einer Mischung aus Homeoffice und Büroarbeit.

Beispiel:

  • Einführung klarer Kernarbeitszeiten und Regelungen zur Erreichbarkeit.

Ergonomie und Gesundheitsschutz

  • Arbeitsplatzgestaltung: Mitbestimmung bei der Auswahl ergonomischer Möbel und Ausstattung.

Beispiel:

  • Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle für alle Mitarbeitenden.

Lärmschutz:

  • Maßnahmen zur Minimierung von Störungen durch Lärm in Open Spaces.

Beispiel:

  • Installation von Schallschutzpanelen und leisen Klimaanlagen.

Beleuchtung und Raumklima:

  • Sicherstellung, dass Beleuchtung und Lüftung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Beispiel:

  • Der Betriebsrat fordert blendfreie Beleuchtung und ausreichende natürliche Lichtquellen.

Nutzungskonzepte

  • Flächenmanagement: Einführung von Buchungssystemen für Arbeitsplätze und Besprechungsräume in Abstimmung mit dem Betriebsrat.

Beispiel:

  • Der Betriebsrat setzt durch, dass Desk Sharing freiwillig bleibt.

Pausenräume:

  • Sicherstellung, dass ausreichend Pausen- und Rückzugsräume zur Verfügung stehen.

Beispiel:

  • Der Betriebsrat fordert die Einrichtung von sozial gestalteten Gemeinschaftsräumen.

Datenschutz

  • Überwachungssysteme: Einschränkung von Technologien, die zur Überwachung der Mitarbeitenden genutzt werden könnten, z. B. Sensoren zur Raumnutzung.

Beispiel:

  • Der Betriebsrat fordert, dass Raumnutzungssensoren anonymisierte Daten erfassen.

Nutzung von IT-Systemen:

  • Regelungen zur Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Beispiel:

  • Einführung eines Datenschutzkonzepts, das regelmäßig überprüft wird.

Inhalte einer Betriebsvereinbarung

  • Arbeitsplatzgestaltung:Standards für ergonomische Möbel und Arbeitsgeräte.

  • Maßnahmen zu Beleuchtung, Raumklima und Lärmschutz.

Nutzungskonzepte:

  • Regelungen zu Desk Sharing und Open Space, einschließlich Buchungssystemen.

  • Klärung von Zugangsrechten und Reservierungsmöglichkeiten.

Flexibles Arbeiten:

  • Festlegung von Arbeitszeiten und Erreichbarkeiten bei hybriden Modellen.

  • Freiwilligkeit von Homeoffice oder Desk Sharing.

Datenschutz:

  • Einschränkungen bei der Nutzung von Überwachungstechnologien.

  • Transparenz und Einhaltung der DSGVO bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Evaluation und Anpassung:

  • Regelmäßige Überprüfung der Bürokonzepte und Feedback der Mitarbeitenden.

Vorteile einer Betriebsvereinbarung

  • Transparenz: Klare Regeln schaffen Vertrauen und Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

  • Rechtskonformität: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

  • Effizienz: Optimierung der Flächennutzung bei gleichzeitiger Wahrung der Interessen der Belegschaft.

Einführung eines Desk-Sharing-Systems

  • Problem: Mitarbeitende fühlen sich durch den Wegfall fester Arbeitsplätze verunsichert.

  • Lösung: Der Betriebsrat setzt persönliche Lagerflächen und ein benutzerfreundliches Buchungssystem durch.

Gestaltung eines Open-Space-Büros

  • Problem: Hohe Lärmbelastung und fehlende Rückzugsmöglichkeiten.

  • Lösung: Der Betriebsrat fordert schallisolierte Besprechungsräume und Ruhezonen.

Flexibles Arbeiten

  • Problem: Unklare Regelungen zur Erreichbarkeit bei hybriden Arbeitsmodellen.

  • Lösung: Der Betriebsrat setzt Kernarbeitszeiten und klare Vereinbarungen zur Arbeitszeiterfassung durch.

Akzeptanz der Mitarbeitenden

  • Herausforderung: Skepsis gegenüber neuen Bürokonzepten.

  • Lösung: Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden über den Betriebsrat und transparente Kommunikation.

Datenschutz

  • Herausforderung: Nutzung von Technologien, die personenbezogene Daten erfassen.

  • Lösung: Einführung eines Datenschutzkonzepts und Einschränkung der Datenverarbeitung.

Kosten

  • Herausforderung: Investitionen in neue Möbel und Technologien.

  • Lösung: Darstellung der langfristigen Einsparungen durch effizientere Flächennutzung.