Timeline zu Büroflächen und Bürokonzepten

Zeitraum: April 2025 – Dezember 2026

Schwerpunkte:

-Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung gemäß DIN & ASR

-IoT-gestützte Arbeitsplatzsteuerung für smarte, nachhaltige Bürokonzepte

-Flexible Nutzungskonzepte: Open Space, Hybrid Work, Desk Sharing

-CO₂-Reduktion & ESG-Kriterien für nachhaltige Büroflächen

-Automatisierte Steuerung von Licht, Klima, Lüftung & Flächennutzung

• April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen

  Verantwortlich: Facility Management, Geschäftsleitung, Personalentwicklung, Arbeitsplatzstrategie

  -Definition strategischer Ziele für Büroflächen: Flexibilität, Nutzungseffizienz, Mitarbeiterzufriedenheit

  -Abgleich mit ESG-, New Work- und Mobilitätsstrategien

  -Entscheidung über zukünftige Bürokonzepte: Einzel- vs. Gruppenbüros, Open Space, Hybridflächen

  -Bewertung organisatorischer Auswirkungen auf Führung, Kommunikation und Arbeitsprozesse

  

• Mai 2025: Start der Mitbestimmung

  Verantwortlich: Facility Management in Zusammenarbeit mit dem Flächenmanagement, dem Personalwesen und dem Betriebsrat

• Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Innenarchitektur, Rechtsabteilung

  -Erstellung technischer Anforderungen: Beleuchtung, Akustik, Möblierung, Zonierung

  -Definition von KPIs: Flächeneffizienz, Zufriedenheit, Belegungsgrad, Flexibilitätsquote

  -Erstellung der Leistungsverzeichnisse gemäß VOB/VgV

  -Auswahl erfahrener Partner für Büroplanung, Innenausbau, Möblierung und Technik

  

• September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

  

• Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung

  

• Dezember 2025 – März 2026: Digitalisierung & Smart Office (Pilotvorbereitung)

  Verantwortlich: IT, Facility Management, Datenschutz, Arbeitsplatzstrategie

  -Auswahl digitaler Tools für Belegungserfassung, Desk-Sharing, Raumklima, Feedback

  -Integration von IoT-Sensorik zur Erfassung von Nutzung, CO₂, Licht, Geräuschpegel

  -Anbindung an CAFM-Systeme und HR-Tools (z. B. Anwesenheitserfassung, Buchungssysteme)

  -Sicherstellung DSGVO-konformer Verarbeitung personenbezogener Arbeitsplatzdaten

• März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen

  Verantwortlich: Objektleitung, Personalentwicklung, Change Management, IT

  -Umsetzung erster Flächen nach neuem Nutzungskonzept (z. B. Open Space, Fokusbereiche)

  -Schulung von Mitarbeitenden zu neuen Arbeitsplatzregeln, Buchung, Technik

  -Erhebung von Nutzung, Akzeptanz und Wohlbefinden

  -Durchführung von Lessons Learned und Anpassung der Konzepte

• Juni – Juli 2026: Rollout und Inbetriebnahmeprüfung

  Verantwortlich: Facility Management, Innenarchitektur, Qualitätsmanagement

  -Ausbau der restlichen Flächen gemäß optimiertem Konzept

  -Abnahmeprüfungen: Möblierung, Ergonomie, Akustik, Klima, IT-Infrastruktur

  -Integration der Flächen in das Flächenmanagementsystem

  -Etablierung eines Feedback- und Supportsystems

• August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation

  Verantwortlich: Facility Management, HR, interne Audits

  -Analyse von Flächennutzung, Flexibilität, Zufriedenheit und Wirtschaftlichkeit

  -Optimierung von Arbeitszonen, Buchungskonzepten und Services (z. B. Reinigung, Logistik)

  -Vorbereitung auf Re-Zertifizierungen (z. B. WELL, DGNB) und langfristige Nutzung

• September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

• Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau

  Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, HR, Unternehmenskommunikation

  -Offizielle Übergabe der neuen Büroflächen und Konzepte in den Regelbetrieb

  -Kommunikation an Nutzer: Arbeitsplatzregeln, Tools, Ansprechpersonen

  -Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

  -Verankerung in der Arbeitsplatz- und FM-Strategie

IoT-gestützte Arbeitsplatzsteuerung

-Reduzierung des Energieverbrauchs um bis zu 30 % durch smarte Licht-, Lüftungs- & Heizungssteuerung

-Optimierung der Flächennutzung durch Echtzeit-Datenanalyse & flexible Arbeitsplatzverwaltung

Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung

-Erhöhte Produktivität durch gesunde Arbeitsplatzgestaltung

-Reduktion von Rückenproblemen & Krankheitsausfällen durch ergonomische Möbel

Nachhaltige & smarte Bürokonzepte

-Reduktion der CO₂-Emissionen durch optimierte Energie- & Flächenverwaltung

-Kosteneinsparung durch vorausschauende Wartung & KI-gestützte Ressourcenplanung