Informationsmanagement

Unsere Digitalisierungsstrategien unterstützen den Übergang von papierbasierten Arbeitsabläufen zu optimierten digitalen Prozessen. Wir helfen dabei, vorhandene Papierarchive in elektronische Formate zu überführen und digitale Workflow-Tools für den täglichen Betrieb einzuführen. Dadurch erhöhen wir Transparenz und Geschwindigkeit: Informationen, die früher in Aktenschränken lagen, können jetzt per Mausklick abgerufen werden, und mehrere Teammitglieder können in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Die Einführung digitaler Prozesse verbessert nicht nur die Zugänglichkeit von Informationen, sondern verringert auch den Bedarf an physischem Speicherplatz und schafft die Grundlage für bessere Datenanalysen und Berichte. Letztendlich machen unsere Digitalisierungsdienstleistungen die Informationsabläufe im Büro schneller, besser nachverfolgbar und wesentlich effizienter.

Wir entwickeln sichere Speicherlösungen und rollenbasierte Zugriffskontrollsysteme, um Ihre sensiblen Dokumente zu schützen. Das bedeutet, dass wir digitale Ablagesysteme (wie verschlüsselte Cloud- oder lokale Serversysteme) mit klar definierten Benutzerberechtigungen einrichten. Jedes Dokument wird geschützt abgelegt, und nur autorisierte Mitarbeiter können auf vertrauliche Unterlagen wie Personalakten, Finanzdokumente oder strategische Pläne zugreifen. Unser Ansatz stellt sicher, dass Datenschutz- und Sicherheitsstandards jederzeit eingehalten werden – was für die Aufrechterhaltung von Vertrauen und die Erfüllung regulatorischer Anforderungen unerlässlich ist. Mit einem solchen sicheren Speicher- und Berechtigungskonzept kann Ihre Organisation sensible Informationen souverän handhaben, in dem Wissen, dass diese vor unbefugtem Zugriff oder Verlust geschützt sind.

Wir richten die Dokumentationsabläufe an allen relevanten gesetzlichen und unternehmensinternen Aufbewahrungsfristen aus. Unser Team hilft dabei, Richtlinien festzulegen, wie lange verschiedene Dokumenttypen aufbewahrt werden müssen und wann sie zu archivieren oder zu vernichten sind. Durch die Integration von Aufbewahrungsplänen in das Dokumentenmanagementsystem stellen wir sicher, dass nichts Wichtiges zu früh gelöscht und nichts Unnötiges länger als nötig aufbewahrt wird. Dieser Service sorgt dafür, dass Sie jederzeit prüfungsbereit sind und den Governance-Standards entsprechen: Wenn ein Prüfer oder eine Aufsichtsbehörde vorbeikommt, sind Ihre Unterlagen organisiert und im Einklang mit den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträumen. Darüber hinaus reduziert ein ordnungsgemäßes Aufbewahrungsmanagement Risiken, indem veraltete oder nicht mehr benötigte Unterlagen systematisch entfernt werden – was Ablagen entlastet und potenzielle Haftungsrisiken minimiert.

Wir optimieren den Informationsfluss, um eine schnellere und klarere Kommunikation innerhalb Ihrer Facility-Management- und Büroteams zu ermöglichen. Dabei analysieren wir, wie Informationen derzeit durch Ihre Organisation fließen – wer Dokumente erstellt, wer sie prüfen muss und wo Freigaben ins Stocken geraten – und optimieren anschließend diese Prozesse. Wir arbeiten daran, Redundanzen wie doppelte Dateneingaben oder parallele Dokumentenablagen zu beseitigen, sodass alle auf Basis derselben aktuellen Informationen arbeiten. Das Ergebnis ist ein effizienterer Workflow, bei dem Dokumente reibungslos von der Erstellung über die Freigabe bis zur Archivierung gelangen. Ein besserer Informationsfluss bedeutet, dass Ihr Team mehr Zeit für produktive Aufgaben aufwenden kann und weniger Zeit damit verbringt, Dateien zu suchen oder Missverständnisse zu klären.

Unsere Lösungen umfassen auch die Anbindung des Dokumentenmanagementsystems an andere Facility-Management- und Enterprise-Systeme wie CAFM (Computer-Aided Facility Management), ERP-Plattformen oder andere digitale FM-Tools. Diese Integration stellt sicher, dass Daten und Dokumente über alle Plattformen hinweg konsistent und zugänglich sind. So kann beispielsweise ein im DMS gespeicherter Wartungsvertrag direkt mit einem Arbeitsauftrag in Ihrem CAFM-System verknüpft werden, oder Grundrisse aus dem DMS können in Ihrer Flächenmanagement-Anwendung genutzt werden. Durch das Aufbrechen von Datensilos ermöglichen wir einen nahtlosen Datenaustausch – wird eine Information in einem System aktualisiert, spiegelt sich dies im anderen wider. Dies spart nicht nur Zeit, weil doppelte Dateneingaben entfallen, sondern verbessert auch die Genauigkeit und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, da alle Beteiligten mit denselben Informationen arbeiten.

Wir implementieren Mechanismen zur Überwachung und Berichterstattung, um die Dokumentennutzung, Compliance und die Gesamtleistung des Systems nachzuverfolgen. Dazu richten wir Dashboards oder regelmäßige Reports ein, die Ihnen Einblick darin geben, wie Informationen genutzt und verwaltet werden. Sie können Kennzahlen einsehen wie z.B. die Zugriffsfrequenz auf Dokumente, Durchlaufzeiten von Workflows oder den Compliance-Status von Unterlagen (z.B. welche Dokumente sich dem Ende ihrer Aufbewahrungsfrist nähern). Diese Auswertungen schaffen Transparenz und Verantwortlichkeit, sodass Manager sicherstellen können, dass Richtlinien eingehalten werden, und Bereiche mit Verbesserungsbedarf erkennen. Die fortlaufende Überwachung bedeutet auch, dass wir das System im Laufe der Zeit optimieren können – indem wir das Benutzerverhalten und Feedback beobachten, nehmen wir Anpassungen vor, um Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit oder Effizienz zu verbessern. Letztlich stellt unser Überwachungs- und Reporting-Service sicher, dass Ihr Dokumentenmanagement-Rahmenwerk effektiv, regelkonform und im Einklang mit den Anforderungen Ihrer Organisation weiterentwickelt wird.

• Transparenter und vorschriftsgemäßer Umgang mit Informationen: Alle Dokumente und Daten werden auf eine Weise verwaltet, die vollständig transparent ist und sowohl gesetzlichen Vorgaben als auch internen Richtlinien entspricht. Dieser Ansatz verringert Risiken im Zusammenhang mit Audits, Datenschutzverletzungen oder Regelverstößen und gibt Ihnen die Gewissheit, dass sämtliche Informationen unter Ihrer Kontrolle ordnungsgemäß gehandhabt werden.

• Individuell buchbare und maßgeschneiderte Lösungen: Unsere Dienstleistungen sind modular aufgebaut und können an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden. Sie können zunächst die dringendsten Herausforderungen im Informationsmanagement angehen und das System bei Bedarf schrittweise um weitere Module erweitern. Diese Flexibilität gewährleistet eine passgenaue Lösung und einen kosteneffizienten Verbesserungsweg.

• Stärkere Governance, höhere Effizienz und geringeres Risiko: Durch strukturierte Dokumenten-Workflows und klare Richtlinien werden die Governance und Verantwortlichkeit in Ihrer Organisation verbessert. Mitarbeiter können effizienter arbeiten und verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Dateien oder redundanten administrativen Aufgaben. Gleichzeitig werden Risiken durch besseren Informationsschutz, Versionskontrolle und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben reduziert, was zu reibungsloseren und sichereren Büroabläufen führt.