Ressourcen- & Abfallmanagement

Die Abfallvermeidung ist die erste und wichtigste Stufe in der Abfallhierarchie des Kreislaufwirtschaftsgesetzes (KrWG). Im Büroalltag bedeutet dies, dass das Abfallaufkommen an der Quelle reduziert wird, bevor es überhaupt recycelt oder entsorgt werden muss. Facility Manager können eine "Low-Waste-Office"-Kultur durch Richtlinien und Infrastrukturen fördern, die die Abfallvermeidung erleichtern. Eine effektive Strategie ist der Übergang zu papierlosen Arbeitsabläufen: Förderung von digitaler Dokumentation, elektronischen Signaturen und Cloud-Speicherung gegenüber dem Drucken. Viele Unternehmen haben den "Follow-me"-Druck oder den standardmäßigen doppelseitigen Schwarzweißdruck eingeführt, um den Papierverbrauch zu minimieren, wenn das Drucken unvermeidlich ist. Darüber hinaus setzen Büros digitale Beschilderung und schwarze Bretter anstelle von Einwegpostern oder Bulletins sowie elektronische Rechnungsstellung und digitale Aktenarchive ein, um Papieraufzeichnungen zu eliminieren. Im Laufe der Zeit können solche Maßnahmen den Papierverbrauch und den damit verbundenen Abfall drastisch reduzieren. In einer Broschüre der Bundesregierung wurde beispielsweise darauf hingewiesen, dass durch die einfache Entfernung einzelner Mülleimer (und ihrer Plastikbeutel) zugunsten zentraler Abfallstationen etwa zehn Tonnen Plastikmüll vermieden wurden – da die Mitarbeiter weniger Müll erzeugten und die Einlagen nur in größeren Behältern verwendet wurden. Dies zeigt, wie selbst kleine Änderungen (wie die Abschaffung von persönlichen Müllbeuteln) zu einer erheblichen Abfallvermeidung in großen Büros führen können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Förderung von wiederverwendbarem und nachhaltigem Büromaterial. Das Facility Management kann Vorratskammern mit wiederverwendbarem Geschirr, Besteck und Tassen bestücken (oder Anreize für die Mitarbeiter schaffen, ihre eigenen Becher und Flaschen zu verwenden), wodurch Einwegverpackungsmüll reduziert wird. In Personalküchen oder Cafeterien reduziert die Installation von Wasserspendern oder Limonadenbrunnen anstelle von Getränkeflaschen Plastikmüll und steht im Einklang mit den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens. Ebenso tragen der Kauf von langlebigen, nachfüllbaren Stiften und Markern, die Verwendung von wiederaufladbaren Batterien und die Entscheidung für Großspender (für Seife, Kaffee usw.) anstelle von Einwegpackungen zur Abfallvermeidung bei. Hier spielt die umweltfreundliche Beschaffung eine Rolle: Die Wahl von Produkten mit minimaler Verpackung oder solchen, die auf Langlebigkeit zertifiziert sind (wie z. B. Büromaterial, das mit dem Blauen Engel zertifiziert ist), trägt im Vorfeld zur Abfallreduzierung bei.

Natürlich ist ein gewisser Abfall unvermeidlich, daher ist ein robustes Multi-Stream-Recyclingsystem unerlässlich, um die Reste zu bewältigen. Die deutsche Verordnung (KrWG und die entsprechende Gewerbeabfallverordnung) verpflichtet Unternehmen, gängige Wertstoffe an der Quelle zu trennen. In der Praxis bedeutet dies, dass Büros mindestens deutlich gekennzeichnete Behälter für Papier, Verpackungen (Kunststoffe und Metalle), Glas, organische Abfälle und Restmüll bereitstellen müssen. Eine bewährte Methode ist der Einsatz von farbcodierten Abfallstationen mit mehreren Strömen auf jeder Etage oder in jeder Abteilung, die es den Mitarbeitern erleichtern, den Abfall korrekt zu sortieren (z. B. blaue Tonne für Papier, gelbe für Verpackung, grün oder braun für organische Abfälle usw., gemäß den lokalen Normen). Diese Stationen sollten von einer einfachen Beschilderung begleitet werden (mit Beispielen dafür, was in jeden Behälter gehört), um die ordnungsgemäße Nutzung zu maximieren. Durch die Dezentralisierung von Recycling-Behältern und vielleicht die Entfernung persönlicher Schreibtischkörbe werden die Mitarbeiter dazu angehalten, den Abfall zu trennen, wenn sie gehen, um ihn zu entsorgen. Viele deutsche Büros haben Erfolg damit, diese Sortierstationen in stark frequentierten Bereichen wie Kopierräumen, Teeküchen und Aufzugslobbys zu platzieren.

Eine weitere Komponente ist die zentrale Abfallbehandlung: Facility Manager weisen häufig einen zentralen Abfallraum oder Verdichterbereich in der Laderampe oder im Keller des Gebäudes aus. Hier konsolidieren Reinigungskräfte oder Entsorgungsunternehmen die getrennten Wertstoffe aus jedem Stockwerk. Investitionen in Geräte wie eine Kartonballenpresse oder eine Abfallpresse vor Ort können dazu beitragen, das Volumen zu reduzieren und so Transportkosten und -häufigkeit zu sparen. Einige große Bürokomplexe verwenden sogar Wägesysteme oder intelligente Sensoren in Müllcontainern, um das Abfallaufkommen nach Art zu verfolgen und so Daten zur Überwachung von Verbesserungen und zur Identifizierung von Problembereichen bereitzustellen. Die regelmäßige Messung von Abfallmengen und Recyclingquoten ist Teil einer guten ESG-Berichterstattungspraxis, und digitale Tools helfen jetzt dabei (wie in einem späteren Abschnitt erläutert wird).

Entscheidend ist die Einhaltung des deutschen Abfallrechts für diese Praktiken. Die Abfallhierarchie der KrWG priorisiert die Abfallvermeidung, dann die Wiederverwendung und dann das Recycling, was sich in der Abfallpolitik der Unternehmen widerspiegelt, die die Reduzierung der Quellen und hohe Recyclingquoten begünstigt. Das Gesetz und seine Verordnungen verpflichten Unternehmen, Papier, Glas, Metalle, Kunststoffe, Bioabfälle etc. zu trennen oder mit Strafen zu rechnen. Die Einhaltung von DIN-Normen (z. B. DIN 66399 für die sichere Aktenvernichtung oder DIN EN 840 für die Behältergestaltung) professionalisiert das Abfallprogramm eines Büros zusätzlich. Facility Manager sollten sicherstellen, dass ihre Abfallsammlung und -lagerung allen DIN- oder lokalen Brandschutznormen entspricht (z. B. Verwendung geeigneter Behälter mit Deckel, Platzierung von Batterie- oder Elektroschrottboxen gemäß den Sicherheitsrichtlinien). Durch die Implementierung einer umfassenden Recycling-Infrastruktur bleiben Büros nicht nur konform, sondern sparen oft auch Geld – Wertstoffe wie Papier und Pappe können zu einer Einnahmequelle werden oder zumindest die Entsorgungskosten für Restmüll senken. Darüber hinaus trägt eine hohe Recyclingquote zur ESG-Bewertung bei und zeigt gegenüber den Stakeholdern die Verantwortung für die Umwelt.

Es lässt sich sagen, dass große Büros in Deutschland ihren Abfall-Fußabdruck durch einen dualen Ansatz drastisch reduzieren können: aggressive Abfallvermeidungsmaßnahmen und benutzerfreundliche Multi-Stream-Recycling-Systeme. Die Einbindung der Mitarbeiter in Sensibilisierungskampagnen (z. B. "Zero-Waste-Office"-Challenges oder Informationsveranstaltungen zur Mülltrennung) kann diese Praktiken weiter stärken. Im Laufe der Zeit führen diese Bemühungen zu saubereren Abfallströmen, niedrigeren Entsorgungskosten und einer starken Einhaltung der KrWG. Durch den Umgang mit Abfall als Ressource und die Mitarbeiter als Partner für Nachhaltigkeit verwandeln Facility Manager Bürogebäude in Vorzeigeobjekte für gelebte Prinzipien der Kreislaufwirtschaft.

Während allgemeine Büroabfälle wie Papier und Verpackungen wichtig sind, müssen sich Facility Manager auch mit spezifischen Abfallströmen befassen, die eine spezielle Handhabung erfordern oder besondere Wiederverwendungsmöglichkeiten bieten. Papier ist oft der volumenmäßig größte Bestandteil des Büroabfalls. Über das grundlegende Recycling hinaus implementieren viele Unternehmen sichere Papiervernichtungsprogramme für vertrauliche Dokumente, die Datenschutz mit Recycling kombinieren. Verschlossene Aktenvernichter können in Büros aufgestellt werden, um empfindliche Papiere zu sammeln, die dann geschreddert und zum Auflösen geschickt werden. Der Einsatz eines zertifizierten Aktenvernichtungsdienstes (nach DIN 66399 Sicherheitsstufe) stellt die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicher und gleichzeitig das Recycling der geschredderten Papierfasern. Bei recyceltem Büropapier kann sich der Kreis schließen – einige Unternehmen kaufen Papierprodukte mit hohem Recyclinganteil oder sogar "Closed-Loop"-Programme, bei denen ihr eigenes geschreddertes Papier in neues Büromaterial umgewandelt wird. Dieses geschlossene Recycling unterstützt nicht nur den Markt für Recyclingpapier, sondern kann auch ein ESG-Punkt in Nachhaltigkeitsberichten sein.

Elektroschrott (Elektroschrott) und Verbrauchsmaterialien wie Druckerpatronen bilden einen weiteren kritischen Strom. In deutschen Büros fallen in der Regel verbrauchte IT-Geräte (Computer, Monitore, Telefone) und ein stetiger Fluss an gebrauchten Toner-/Tintenpatronen an. Diese Gegenstände dürfen aufgrund von gefährlichen Bestandteilen und den Verpflichtungen des Elektronikgesetzes (ElektroG) nicht in den normalen Müll geworfen werden. Stattdessen sollten Facility Manager mit zertifizierten Elektroschrott-Recyclern oder Rücknahmeprogrammen zusammenarbeiten. Viele Hersteller (und das deutsche Ear-System unter ElektroG) bieten Behälter oder Rücksendedienste für gebrauchte Elektronik und Kartuschen an – zum Beispiel bieten Anbieter von Tonerkartuschen oft eine kostenlose Sammlung und Wiederverwertung von Leergut an. Durch die Einrichtung von Sammelstellen für kleinen Elektroschrott (z. B. eine Box für leere Batterien, einen Mülleimer für gebrauchte Patronen und alte Mobiltelefone) machen es die Büros den Mitarbeitern leicht, diese Gegenstände aus dem Müll zu entsorgen. Elektroschrott-Recycler sorgen dann dafür, dass wertvolle Materialien (Metalle, Kunststoffe) zurückgewonnen und gefährliche Stoffe sicher gehandhabt werden. Solche Programme erfüllen auch gesetzliche Anforderungen: In Deutschland ist die ordnungsgemäße Entsorgung von Elektronik vorgeschrieben und es gibt sogar öffentliche Abgabestellen, aber ein praktisches internes Programm erhöht die Compliance-Quote. Facility Manager sollten diese Bemühungen um Elektroschrott dokumentieren, da sie durch die Rückgewinnung von Materialien zu den Zielen der EU-Taxonomie für die Kreislaufwirtschaft beitragen.

Büromöbel und -geräte stellen sowohl eine Herausforderung für die Verschwendung als auch eine Chance für die Wiederverwendung dar. Große Büros rüsten regelmäßig Möbel, IT-Hardware oder Beleuchtungssysteme auf, was zu überschüssigen Schreibtischen, Stühlen, Computern usw. führt. Anstatt diese ganz abzuschaffen, beteiligen sich viele Unternehmen an Rücknahme- und Wiederverwendungsprogrammen für Möbel. Einige Möbelhersteller bieten Rücknahmesysteme an, bei denen alte Büromöbel gesammelt und aufgearbeitet oder recycelt werden. Alternativ können Facility Manager mit lokalen Wiederverwendungsnetzwerken oder Wohltätigkeitsorganisationen zusammenarbeiten, um schonend gebrauchte Möbel und Elektronik zu spenden und so deren Lebensdauer zu verlängern. So können beispielsweise Stühle, Schränke oder Konferenztische in gutem Zustand an Mitarbeiter verkauft, an Schulen gespendet oder über Wiederverwendungsmarktplätze ausgetauscht werden. Dies vermeidet nicht nur Verschwendung, sondern kann auch zu Kosteneinsparungen und sozialem Wohlwollen führen. Wiederverwendungsgenossenschaften oder Asset-Recovery-Unternehmen in Deutschland helfen dabei, diese Bemühungen zu koordinieren und sicherzustellen, dass Gegenstände ein zweites Zuhause finden, anstatt zu Abfall zu werden. Solche Praktiken unterstützen das Ethos der Kreislaufwirtschaft – Produkte länger in Gebrauch zu halten – und können auf die Ziele zur Abfallreduzierung angerechnet werden. Darüber hinaus sollten Möbel oder Geräte, die nicht wiederverwendet werden können, so weit wie möglich recycelt werden (z. B. Metallteile von Stühlen, die als Schrott recycelt werden, Holzteile, die für Spanplatten zerkleinert werden usw.).

Ein spezialisierter Abfallstrom in Büros ist der organische Abfall, insbesondere für Gebäude mit Cafeterien oder großen Küchenbereichen. Lebensmittelreste und biologisch abbaubare Abfälle sollten gemäß den Mülltrennungsgesetzen getrennt (oft in grünen Tonnen) gesammelt werden. In städtischen Büroumgebungen bringt ein beauftragter Abfalltransporteur in der Regel organische Abfälle zu einer Kompostierungs- oder Biogasanlage. Einige innovative Bürokomplexe untersuchen sogar Komposter vor Ort für die Landschaftsgestaltung, obwohl dies bei Hochhäusern weniger üblich ist. Dennoch ist die Sicherstellung, dass organische Abfälle umgeleitet (und nicht mit dem allgemeinen Müll vermischt) werden, Teil der Einhaltung der KrWG-Anforderung zur getrennten Sammlung von Bioabfällen. Es reduziert auch Geruchs- und Schädlingsprobleme in Abfallräumen erheblich und kann die Entsorgungskosten senken, da die Gebühren für die Verarbeitung von organischen Abfällen oft niedriger sind als bei der Deponierung/Verbrennung.

Jedes dieser gezielten Recyclingkonzepte bringt sowohl ökologische als auch finanzielle Vorteile mit sich. Sicheres Papierrecycling spart Bäume und Energie und schützt gleichzeitig Daten. Elektroschrottprogramme gewinnen Edelmetalle zurück (wodurch der Bedarf an Neubergbau reduziert wird) und vermeiden giftige Umweltverschmutzung. Die Wiederverwendung von Möbeln und Geräten senkt die Beschaffungskosten und vermeidet Deponiegebühren. Durch das Recycling von organischen Stoffen werden Nährstoffe in den Boden zurückgeführt und über Biogas erneuerbare Energien gewonnen. Facility Manager sollten diese Vorteile als Teil ihrer ESG-Kennzahlen quantifizieren, indem sie beispielsweise berichten, wie viele Kilogramm Elektronik recycelt oder wie viele Möbelstücke aufgearbeitet wurden. In vielen Fällen sind diese Initiativen für Mitarbeiter und Besucher sicht- und spürbar und stärken das Image des Gebäudes als umweltbewusster Arbeitsplatz. Durch die Berücksichtigung spezifischer Abfallströme mit maßgeschneiderten Lösungen können deutsche Bürogebäude einem "Zero Waste"-Betrieb näher kommen, der ganz im Einklang mit den Prinzipien der Kreislaufwirtschaft und den gesetzlichen Verpflichtungen steht.

Nachhaltiges Ressourcenmanagement in Einrichtungen beginnt mit einer umweltfreundlichen Beschaffung – der Auswahl von Produkten und Dienstleistungen, die einen geringeren ökologischen Fußabdruck haben. In Deutschland integrieren Beschaffungsrichtlinien zunehmend Umweltkriterien, um nationale und EU-Nachhaltigkeitsziele zu unterstützen. Facility Manager können, oft in Abstimmung mit den Beschaffungsabteilungen, Richtlinien entwickeln, die umweltfreundlichen, zirkulären und ungiftigen Produkten für den Gebäudebetrieb Vorrang einräumen. Beim Kauf von Büromöbeln oder Renovierungsmaterialien stellt beispielsweise die Angabe von FSC-zertifiziertem Holz oder Holzprodukten sicher, dass das Holz aus verantwortungsvoll bewirtschafteten Wäldern stammt. In ähnlicher Weise verbessert die Auswahl von Farben, Klebstoffen und Bodenbelägen mit niedrigem VOC-Gehalt (Volatile Organic Compound) die Luftqualität in Innenräumen und steht im Einklang mit Programmen wie LEED oder DGNB, die Punkte für emissionsarme Materialien vergeben. Diese Entscheidungen verringern die Gesundheitsrisiken für die Bewohner und verringern die Umweltauswirkungen des Gebäudes.

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Auswahl von Reinigungs- und Verbrauchsmaterialien mit anerkannten Umweltzeichen. Das EU-Umweltzeichen oder der deutsche Blauer Engel (Blauer Engel) können als Richtschnur für die Auswahl von Reinigungsmitteln, Waschmitteln und sogar Papierprodukten dienen, die strenge Kriterien für biologische Abbaubarkeit, reduzierte schädliche Chemikalien und allgemeine Nachhaltigkeit erfüllen. Durch den Einsatz von Konzentraten und wiederbefüllbaren Spendern für die Reinigung von Flüssigkeiten kann der Verpackungsmüll deutlich reduziert werden – viele deutsche Facility-Service-Anbieter setzen mittlerweile Bulk-Reinigungsanlagen zum Nachfüllen von Sprühflaschen ein und eliminieren so unzählige Einweg-Plastikflaschen. In den Beschaffungsunterlagen (z. B. Ausschreibungen für Reinigungsverträge) sollten die Bieter aufgefordert werden, ihre Verwendung von umweltfreundlichen Reinigungsprodukten und abfallminimierenden Praktiken darzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass Nachhaltigkeit bei der Auswahl von Anbietern und der Auftragsvergabe berücksichtigt und nicht als nachträglicher Gedanke behandelt wird.

In den Büros von Unternehmen bieten Gebrauchsgegenstände des täglichen Bedarfs weitere Möglichkeiten für Green Sourcing. Das Papier sollte idealerweise zu 100 % (oder zumindest zu einem hohen Recyclinganteil) recycelt und ohne Chlor gebleicht sein – in Deutschland als Umweltpapier erhältlich, oft mit dem Siegel Blauer Engel. Büroelektronik kann nach Energieeffizienz (Energy Star- oder EU-Energielabel-Bewertung) und Langlebigkeit ausgewählt werden – zum Beispiel Drucker der Business-Klasse mit nachfüllbaren Tintentanks oder zertifizierte wiederaufbereitete Tonerpatronen. Durch das Schreiben von Umweltspezifikationen in Bestellungen (z. B. die Anforderung, dass die Geräte über Energiesparmodi und Rücknahmeprogramme verfügen müssen) stellen Facility Manager sicher, dass die Produkte, die in das Gebäude gelangen, mit den Nachhaltigkeitszielen übereinstimmen und am Ende der Lebensdauer leichter zu recyceln sind.

Die Politik der umweltgerechten Beschaffung erstreckt sich auch auf Dienstleistungen. Bei der Ausschreibung von Facility-Management-Dienstleistungen – Instandhaltung, Landschaftsbau, Abfalltransport – können Unternehmen Nachhaltigkeitskriterien in die Bewertung einbeziehen. Zum Beispiel könnte ein Abfallunternehmen, das Recyclinganalysen anbietet oder sauberere Euro-6-Lkw einsetzt, besser abschneiden. Ein Landschaftsbauservice mit Elektrowerkzeugen (anstelle von Benzin-Laubbläsern) und organischen Düngemitteln passt besser zu den ESG-Zielen. Die Einbettung dieser Präferenzen in die Beschaffung führt nicht nur zu einer umweltfreundlicheren Lieferkette, sondern signalisiert dem Markt auch, dass das Unternehmen Wert auf eine nachhaltige Leistungserbringung legt. Die deutschen Leitlinien für nachhaltige Beschaffung ermutigen öffentliche und private Beschaffungen, Lebenszykluskosten und Umweltauswirkungen bei Kaufentscheidungen zu berücksichtigen. Instrumente wie der Deutsche Nachhaltigkeitskodex (DNK) bieten Unternehmen einen Rahmen, um über solche Beschaffungspraktiken zu berichten, was die Transparenz und Rechenschaftspflicht erhöht. In der Praxis könnten Facility Manager eine "Liste genehmigter grüner Produkte" führen und ihre Teams darin schulen, diese für die Bestellung von Verbrauchsmaterialien zu verwenden.

Ein weiterer Aspekt ist die Einbindung von Anbietern – die Zusammenarbeit mit Lieferanten, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden. So kann beispielsweise ein Catering-Anbieter auf kompostierbare Verpackungen umsteigen oder ein Kaffeeservice kann fair gehandelte Bio-Kaffeebohnen anbieten, um sowohl ökologische als auch soziale Kriterien zu erfüllen. Die Beschaffung kann Klauseln enthalten, die Lieferanten dazu verpflichten, ihre Nachhaltigkeitsleistung über die Vertragslaufzeit kontinuierlich zu verbessern. In Deutschland bauen einige Unternehmen sogar Umweltleistungsklauseln ein, die Boni oder Verlängerungen an das Erreichen bestimmter Ziele knüpfen (z. B. die Reduzierung von Verpackungen um X % oder die Erhöhung des Recyclinganteils). Dieser kollaborative Ansatz bewegt die gesamte Lieferkette in Richtung Nachhaltigkeit.

Wichtig ist, dass viele dieser umweltfreundlichen Beschaffungsbemühungen dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Anforderungen an die ESG-Berichterstattung zu erfüllen. Das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz verpflichtet große Unternehmen dazu, in ihren Lieferketten auf Umwelt- und Sozialstandards zu achten. Durch die proaktive Auswahl von Lieferanten mit guten Umweltpraktiken und die Anforderung von Verhaltenskodizes beugen Facility Manager potenziellen Compliance-Problemen vor. Darüber hinaus müssen Unternehmen gemäß der EU-Richtlinie über die Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) offenlegen, wie sie Nachhaltigkeit in ihre Geschäftsabläufe, einschließlich der Beschaffung, integrieren. Der Nachweis, dass der Anlagenbetrieb nachhaltige Produkte (wie recycelte Materialien, ökozertifizierte Waren) kauft, ist ein konkreter Beweis für die ESG-Integration. Letztendlich schließt Green Sourcing im Facility Management den Kreislauf zwischen Ressourcenverbrauch und Abfallmanagement – es bedeutet, dass weniger schädliche, nicht recycelbare oder verschwenderische Materialien überhaupt erst in das Gebäude gebracht werden. Im Laufe der Zeit reduziert dies den Abfallausstoß und die Umweltbelastung der Anlage. Durch eine gewissenhafte Beschaffung verwandeln Facility Manager in Deutschland die Kaufkraft in einen Hebel für Nachhaltigkeit und unterstützen damit nicht nur die internen Ziele, sondern auch breitere Marktverschiebungen hin zu umweltfreundlicheren Produkten und Dienstleistungen.

Facility Management hört nicht an den Wänden des Gebäudes auf, sondern erstreckt sich auf das Netzwerk der Lieferanten, die Waren und Dienstleistungen anbieten. Die Sicherstellung der Nachhaltigkeit in der Lieferkette ist heute eine rechtliche und ethische Erwartung, insbesondere nach dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Dieses Gesetz, das 2023 für sehr große Unternehmen (3000+ Mitarbeiter und ab 2024 für 1000+ Mitarbeiter) in Kraft tritt, verpflichtet Unternehmen, Umwelt- und Menschenrechtsrisiken in ihrer gesamten Lieferkette zu identifizieren und anzugehen. Selbst wenn ein Facility-Management-Team nicht direkt unter das Gesetz fällt, kann es als Dienstleister für größere Unternehmen indirekt betroffen sein. In der Praxis bedeutet dies, dass Facility Manager robuste Nachhaltigkeitsprüfungen in der Lieferkette durchführen müssen.

Ein wichtiger Schritt ist die Etablierung eines Verhaltenskodex für Lieferanten, an den sich alle Anbieter halten müssen. Dieser Kodex sollte die Erwartungen an das Umweltmanagement (z. B. ordnungsgemäße Abfallentsorgung, Verwendung umweltfreundlicher Produkte, Emissionsreduzierung), Sozialstandards (faire Arbeit, keine Kinderarbeit) und die Einhaltung (Einhaltung aller relevanten Vorschriften) klar umreißen. Deutsche Immobilienfirmen übernehmen zunehmend solche Kodizes; Ein Expertengremium zum LkSG empfahl Unternehmen, einen Verhaltenskodex für Lieferanten zu implementieren, der sich mit Nachhaltigkeitszielen, Compliance und Korruptionsbekämpfung befasst. Facility Manager sollten sicherstellen, dass Anbieter wie Reinigungsunternehmen, Abfalltransporteure, Wartungsunternehmen und Baufirmen diese Standards unterzeichnen und einhalten. Der Kodex kann in die Vertragsbedingungen aufgenommen werden, so dass die Nachhaltigkeitsleistung verbindlich vorgeschrieben wird.

Eine weitere Praxis ist die Durchführung einer Umwelt-Due-Diligence-Prüfung bei wichtigen Lieferanten. Vor dem Onboarding eines Anbieters kann das Facility-Management- oder Beschaffungsteam die eigenen ESG-Referenzen des Lieferanten bewerten: Verfügt er über ISO 14001- oder ISO 45001-Zertifizierungen? Wie gehen sie mit Abfällen und Gefahrstoffen um? Wie sieht ihr CO2-Fußabdruck aus? Bei kritischen Dienstleistungen wie der Abfallwirtschaft ist es wichtig zu überprüfen, ob der Auftragnehmer lizenziert ist und die Anforderungen des KrWG erfüllt (z. B. über Genehmigungen nach §§ 52/53 KrWG für den Abfalltransport verfügt, falls zutreffend). Anschließend können regelmäßige Lieferantenaudits durchgeführt werden – diese können Besuche vor Ort oder das Anfordern von Unterlagen umfassen, um sicherzustellen, dass der Lieferant das tut, was er verspricht (z. B. das tatsächliche Recycling des gesammelten Abfalls in einer autorisierten Einrichtung oder die ordnungsgemäße Entsorgung von Elektroschrott). Da nach dem LkSG größere Unternehmen die Lieferanten überwachen müssen, können auch Facility Manager, die selbst als Lieferanten auftreten (als interne Dienstleister oder externe FM-Auftragnehmer), feststellen, dass Kunden ihnen langwierige ESG-Fragebögen oder Auditanfragen zusenden. Es liegt im Interesse des Facility Managers, alle seine Enten in einer Reihe zu haben: Aufzeichnungen über Compliance, Schulungen und alle Nachhaltigkeitsinitiativen in seinem Betrieb zu führen.

Die Durchsetzung der Einhaltung des Lieferkettengesetzes bedeutet oft, dass die Anforderungen in der Kette kaskadiert werden. Zum Beispiel könnte ein Facility Manager von seinem Reinigungsunternehmen verlangen, dass es nicht nur umweltfreundliche Produkte verwendet (wie bereits erwähnt), sondern auch sicherstellt, dass seine eigenen Chemikalienlieferanten Umweltvorschriften einhalten und dass ihre Mitarbeiter fair behandelt werden. Wenn ein Bürogebäude Cafeteria-Dienstleistungen auslagert, sollten diese Anbieter nachhaltige Lebensmittel beziehen und Einwegplastik minimieren, was sowohl mit den Umweltzielen als auch mit den kommenden EU-Richtlinien (wie der Einwegkunststoffrichtlinie) in Einklang steht. Die weit gefasste Definition von "Lieferkette" nach LkSG umfasst Dienstleistungen, was bedeutet, dass Rollen wie Facility Manager und Property Manager tatsächlich Teil der Kette sind und in die Compliance einbezogen werden könnten. Die Nichteinhaltung hat Zähne: Geldbußen von bis zu 8 Mio. EUR oder 2 % des Jahresumsatzes und sogar Ausschluss von öffentlichen Aufträgen für bis zu drei Jahre. Solche Strafen erhöhen die Dringlichkeit, die Lieferkettenkontrollen richtig durchzuführen.

Um diese Verpflichtungen zu bewältigen, verwenden Facility-Management-Teams Tools wie Risikobewertungen und Fragebögen für Lieferanten. Sie könnten Lieferanten nach Risiken einstufen (z. B. ein Abfallentsorgungsunternehmen, das mit gefährlichen Abfällen umgeht, ist ein höheres Umweltrisiko als ein Büroanlagendienst) und sich dann auf diese konzentrieren, um eine genauere Prüfung zu erhalten. Große Unternehmen stellen häufig Vorlagen oder Plattformen für Lieferanten zur Verfügung, um ihre ESG-Maßnahmen zu melden. In Deutschland bieten Branchenverbände teilweise gemeinsame Plattformen für Nachhaltigkeitsdaten von Lieferanten an, um den Mittelstand zu entlasten. Zu den Aufgaben des Facility Managers gehört es, kleineren Subunternehmern zu helfen, diese Anforderungen zu verstehen und zu erfüllen, ohne überfordert zu werden. Das Anbieten von Schulungen oder der Austausch von Best Practices kann die Compliance auf breiter Front verbessern.

Es ist die Transparenz der Lieferkette zunehmend Teil der ESG-Offenlegung. Im Rahmen der EU-CSRD und der deutschen Umsetzung müssen Unternehmen nicht nur über die direkten Geschäftstätigkeiten, sondern auch über relevante Auswirkungen auf die Lieferkette berichten (z. B. Scope-3-Emissionen oder wie sie sicherstellen, dass Lieferanten Umweltstandards einhalten). Ein Facility Manager muss möglicherweise Informationen über Lieferantenaudits, Prozentsätze lokaler oder zertifizierter nachhaltiger Lieferanten usw. für diese Berichte beisteuern. Der Einsatz digitaler Supply-Chain-Management-Systeme kann die Nachverfolgung rationalisieren – zum Beispiel die Pflege einer Datenbank aller Verträge mit Notizen zu den ESG-Referenzen und Auditergebnissen jedes Lieferanten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von Nachhaltigkeit in das Lieferkettenmanagement das Unternehmen vor Compliance-Risiken schützt, die ESG-Gesamtleistung verbessert und oft Effizienzgewinne aufdeckt (Lieferanten mit starken Umweltpraktiken können innovativer und kostengünstiger sein). Durch Verhaltenskodizes, Due Diligence und kontinuierliches Engagement können Facility Manager in Deutschland sicherstellen, dass sich die Nachhaltigkeitswerte, die sie vor Ort aufrechterhalten, auf die gesamte Produkt- und Dienstleistungskette erstrecken, die ihre Bürogebäude am Laufen halten.

"Was gemessen wird, wird auch gemanagt" gilt für die Ressourcen- und Abfallwirtschaft. Um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben und die Einhaltung von ESG-Vorschriften nachzuweisen, müssen Facility Manager die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für Energie, Wasser und Abfall überwachen und diese Kennzahlen in Übereinstimmung mit den regulatorischen und Stakeholder-Erwartungen melden. Moderne Bürogebäude werden zunehmend mit intelligenten Mess- und Überwachungssystemen ausgestattet, die Echtzeitdaten liefern. So können beispielsweise digitale Wasser- und Energiezähler in ein zentrales Dashboard eingespeist werden, das Verbrauchsmuster Stockwerk für Stockwerk oder sogar nach Geräten anzeigt. Diese Granularität ermöglicht es den Teams der Anlagen, Ineffizienzen (wie z. B. ungewöhnlichen Wasserverbrauch an Wochenenden oder Stromspitzen in der Nacht) zu erkennen und umgehend Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Sub-Metering-kritische Systeme – wie z. B. separate Zähler für HLK, Beleuchtung und Serverräume – hilft dabei, die Nutzung zuzuordnen und zu identifizieren, wo Nachrüstungen oder Verhaltensänderungen zu Einsparungen führen könnten. Die Daten aus diesen Systemen können in Verbrauchs-Dashboards visualisiert werden, die für Facility Manager (und manchmal sogar für Mieter über ein Portal) zugänglich sind, was die Transparenz und Verantwortlichkeit für die Ressourcennutzung fördert.

Die Abfallverfolgung ist eine weitere Grenze, die von der digitalen Innovation profitiert. Digitale Abfallverfolgungsplattformen und IoT-Sensoren werden eingesetzt, um das Abfallmanagement zu optimieren. In einigen Gebäuden werden beispielsweise QR-Codes oder Sensoren an Abfallbehältern angebracht, um jeden Service zu protokollieren und den Füllstand zu messen. Ein Dienst in Deutschland hat gezeigt, dass er durch die Verfolgung von Mülltonnen mit IoT und das Scannen bei der Abholung genau feststellen kann, welche Abteilungen den meisten Restmüll produzieren, und dann mit diesen Teams zusammenarbeiten kann, um das Recycling zu verbessern. Dieser datengesteuerte Ansatz schafft eine Win-Win-Situation: Er reduziert unnötige Abholungen (spart Kosten und Emissionen) und gibt Mietern oder Mitarbeitern Rückmeldung darüber, wie gut sie den Abfall sortieren. In naher Zukunft könnte die verpflichtende digitale Abfallverfolgung sogar zum Standard werden, da die Regierungen bessere Daten über die Materialflüsse anstreben (das Vereinigte Königreich beispielsweise führt bis 2025 eine verpflichtende digitale Abfallverfolgung ein; ähnliche EU-weite Initiativen könnten folgen). Facility Manager, die durch die Implementierung von digitalem Tracking immer einen Schritt voraus sind, können die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und verfügen auch über leicht verfügbare Statistiken für ESG-Berichte.

Das Melden dieser Leistungsmetriken ist genauso wichtig wie das Überwachen. Von deutschen Unternehmen wird zunehmend erwartet, dass sie in Geschäftsberichten detaillierte Nachhaltigkeitsberichte oder ESG-Abschnitte erstellen. Mit der Einführung der neuen CSRD müssen große Unternehmen (einschließlich Immobilienfirmen) quantitative Daten über den Energieverbrauch, den Wasserverbrauch, das Abfallaufkommen und die Recyclingquoten sowie die erzielten Reduzierungen und die für die Zukunft festgelegten Ziele offenlegen. Facility Manager spielen eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung genauer Daten für diese Offenlegungen. Rahmenwerke wie die Global Reporting Initiative (GRI) oder die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) geben Richtlinien vor, was zu berichten ist (z. B. Gesamtwasserentnahme nach Quelle, Abfall nach Art und Entsorgungsmethode, Scope 1-2-3-Treibhausgasemissionen usw.). Eine bewährte Methode besteht darin, die interne Überwachung von Anfang an an diesen Berichtsrahmen auszurichten. Wenn beispielsweise GRI oder DNK (Deutscher Nachhaltigkeitskodex) die Recyclingquote (% des recycelten Abfalls) vorschreiben, sollte der Facility Manager sicherstellen, dass der Abfallunternehmer diese Daten zur Verfügung stellt oder dass sie intern berechnet werden (möglicherweise über das digitale Tracking-System).

Die Integration von ISO-Normen kann das Leistungsmanagement weiter stärken. Die ISO 14001 (Umweltmanagementsysteme) bietet eine Struktur für die Festlegung von Umweltzielen, die Überwachung der Leistung und die Durchführung von Audits, wodurch die Bemühungen um Ressourceneffizienz institutionalisiert werden. Viele Facility-Management-Einheiten in Deutschland sind nach ISO 14001 zertifiziert, was ihrer Umweltberichterstattung Glaubwürdigkeit verleiht und einen Zyklus von Planung, Durchführung, Prüfung und Handeln bei Themen wie Abfall und Wasserverbrauch gewährleistet. Eine weitere relevante Norm ist die DIN EN 16247-1, die Norm für Energieaudits. Deutschland verlangt von großen Unternehmen, dass sie alle vier Jahre Energieaudits nach DIN EN 16247 durchführen oder das Energiemanagement nach ISO 50001 einführen. In einem Bürogebäude werden im Rahmen eines Energieaudits Bereiche wie Heizung, Kühlung, Lüftung und Beleuchtung unter die Lupe genommen, um Effizienzmaßnahmen zu empfehlen. Durch die Durchführung dieser Audits (oder besser die Aufrechterhaltung einer kontinuierlichen ISO 50001-Zertifizierung) halten sich Facility Manager nicht nur an das Energiedienstleistungsgesetz (EDL-G), sondern erhalten auch Experteneinblicke, wo Energieverschwendung vermieden werden kann. Die Erkenntnisse (wie z. B. "Eine um 2 Stunden verkürzte HLK-Laufzeit spart X kWh pro Jahr") können in konkrete Maßnahmen umgesetzt und dann zur Verbesserung nachverfolgt werden.

Über die Ressourcenkennzahlen hinaus befasst sich die ESG-Berichterstattung nun auch mit Lieferketten- und sozialen Aspekten (wie im vorherigen Abschnitt erläutert). Facility Manager können aufgefordert werden, anzugeben, wie viele Lieferanten den Verhaltenskodex unterzeichnet haben oder wie viel Prozent des Reinigungspersonals in Umweltverfahren geschult sind usw. Es ist ratsam, Aufzeichnungen und Daten für diese Indikatoren zu führen. Darüber hinaus ist für Gebäude, die eine Zertifizierung für umweltfreundliches Bauen oder eine Angleichung an die EU-Taxonomie anstreben, eine Leistungsüberwachung unerlässlich. Zu den technischen Kriterien der EU-Taxonomie für Gebäude (z. B. für die Eindämmung des Klimawandels) gehören Schwellenwerte für die Gesamtenergieeffizienz, während zu den Kriterien der Kreislaufwirtschaft das Erreichen bestimmter Abfallverwertungsquoten gehören kann. Die Überwachung stellt sicher, dass der Betrieb des Gebäudes diese Schwellenwerte erfüllt (z. B. mindestens 70 % der Bau-/Abbruchabfälle, die für größere Renovierungen von der Deponie umgeleitet werden, oder eine bestimmte Wasserverbrauchsintensität für Büros, um als nachhaltig zu gelten). Werden Lücken gefunden, kann das Facility-Team Projekte umsetzen, um diese zu überbrücken.

Es lässt sich sagen, dass Messung und Verifizierung allen Nachhaltigkeitsinitiativen zugrunde liegen. Durch den Einsatz intelligenter Gebäudetechnologien und strenger Audits erhalten Facility Manager den empirischen Nachweis für Fortschritte (oder Probleme), die für eine nachhaltige Verwaltung großer Büros erforderlich sind. Eine transparente Berichterstattung über diese Kennzahlen – sei es gegenüber Aufsichtsbehörden, Investoren oder Mietern – schafft Vertrauen und Verantwortlichkeit. Es zeigt, dass das Gebäude nicht nur leere "grüne" Behauptungen aufstellt, sondern echte Verbesserungen bei der Ressourceneffizienz und Abfallreduzierung verfolgt und erreicht. Langfristig wird dieser datenzentrierte Ansatz auch das Benchmarking mit anderen Gebäuden und Portfolios erleichtern, was es deutschen Immobilienbetreibern ermöglicht, ihre Leistung im Vergleich zu Wettbewerbern zu messen und den freundschaftlichen Wettbewerb anzuregen, um neue Nachhaltigkeitsmeilensteine zu erreichen.

Um in der Ressourcen- und Abfallwirtschaft nachhaltig erfolgreich zu sein, bedarf es einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und des aktiven Engagements der Menschen, die das Gebäude täglich nutzen. Facility Manager in Deutschland stellen fest, dass technische Lösungen allein nicht ausreichen – das Verhalten und das Bewusstsein der Büromitarbeiter beeinflussen die Ergebnisse bei der Energieeinsparung, dem Wasserverbrauch und der Mülltrennung erheblich. Daher ist ein starker Fokus auf das Engagement und die Schulung der Mitarbeiter unerlässlich. Dies kann viele Formen annehmen: regelmäßige Sensibilisierungskampagnen, klare Richtlinien für grüne Büros und partizipative Initiativen, die die Bewohner in die Nachhaltigkeitsbemühungen einbeziehen.

Ein wirksamer Ansatz ist die Organisation von "Green Office"-Sensibilisierungskampagnen. So können die Facility-Teams beispielsweise zu Beginn eines jeden Jahres oder Quartals eine Themenkampagne (z. B. "Energie-Sparen im Büro" oder "Abfallarme Woche") durchführen, in der Tipps zum Energiesparen (Herunterfahren von Computern, Nutzung von Tageslicht usw.) und zur Vermeidung von Abfall (Verwendung von Mehrwegbechern, weniger Drucken) gegeben werden. Visuelle Erinnerungen wie Plakate in der Nähe von Lichtschaltern ("Bitte schalten Sie mich aus, wenn ich nicht gebraucht werde") oder über Recyclingtonnen (Piktogramme dessen, was wohin gehört) verstärken das tägliche Verhalten. Einige Büros haben Gamification eingeführt – abteilungsübergreifende Herausforderungen oder "Floor-Wettbewerbe", um zu sehen, wer den größten Abfall reduzieren oder die Recyclingqualität verbessern kann, mit einfachen Belohnungen oder Anerkennungen für die Gewinner. So macht Nachhaltigkeit nicht nur Spaß, sondern fördert auch das kollektive Verantwortungsbewusstsein.

Die Ausbildung ist eine weitere Säule. Reinigungskräfte sollten zum Beispiel in der richtigen Mülltrennung geschult werden, wenn sie für die Endsortierung oder die Verwendung der beschafften umweltfreundlichen Produkte zuständig sind. Büroleiter können an Schulungen zu den Grundlagen des Energiemanagements teilnehmen, damit sie verstehen, warum beispielsweise Thermostateinstellungen oder Fensterverwaltung wichtig sind. Viele Unternehmen entwickeln Green Office Guidelines – ein kurzes Handbuch oder eine Intranet-Site, auf der Best Practices beschrieben werden (z. B. Temperatursollwerte, Fahrgemeinschaften oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel für den Arbeitsweg, wie man Hilfe bei der Einrichtung für Nachhaltigkeitsideen anfordert usw.). Durch die Verbreitung und regelmäßige Aktualisierung dieser Richtlinien bleibt Nachhaltigkeit auf der Agenda. In großen Gebäuden mit mehreren Mietern können Facility Manager Mietermeetings oder "Lunch & Learn"-Sitzungen über neue Nachhaltigkeitsmerkmale im Gebäude veranstalten (z. B. die Erläuterung einer neuen Grauwasseranlage oder einer Solar-PV-Anlage auf dem Dach), um die Bewohner zu Partnern dieser Initiativen zu machen.

Pilotprojekte und Innovationsversuche können zu einer kontinuierlichen Verbesserung führen, indem neue Ideen in kleinem Maßstab getestet werden. Zum Beispiel könnte ein Facility Manager ein Pilotprojekt für eine "Zero-Waste-Etage" durchführen, d. h. eine fortschrittlichere Abfallsortierung einrichten (Behälter für Kaffeekapseln oder Tetra Paks hinzufügen), Mülleimer auf dem Schreibtisch vollständig abschaffen und die Ergebnisse genau überwachen. Wenn die Pilotetage die Recyclingquote deutlich erhöht und von den Mitarbeitern gut angenommen wird, kann sie auf den Rest des Gebäudes ausgerollt werden. In ähnlicher Weise könnte ein Pilotprojekt für einen "grünen Boden" zusätzliche Sensoren und Automatisierung (wie intelligente Beleuchtung und Klimatisierung) beinhalten, um zu sehen, wie niedrig der Energieverbrauch sein kann, ohne den Komfort zu beeinträchtigen. Die deutsche Kultur der Technik und Effizienz fördert oft das Experimentieren mit neuen Technologien – wie z. B. IoT-Belegungssensoren, um die Klimaanlage in Besprechungsräumen auszuschalten, wenn sie leer sind, oder KI-gesteuerte Analysen zur Aufzugsnutzung, um die Aufzugsplanung zu optimieren. Diese Pilotprojekte, die über mehrere Monate verfolgt werden, liefern Daten über Einsparungen und Fallstricke und informieren über eine breitere Umsetzung.

Feedbackschleifen sind von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie Entwicklern Möglichkeiten bieten, Feedback oder Vorschläge zu geben, können Probleme und Ideen aufgedeckt werden, die das Management möglicherweise übersehen könnte. Vielleicht bemerken die Mitarbeiter, dass die Lichter in einem bestimmten Bereich aufgrund einer Kontrollstörung rund um die Uhr eingeschaltet sind – wenn sie wissen, wem sie Bescheid geben müssen (über ein Nachhaltigkeitskomitee oder ein schnelles Reporting-Tool), kann das Problem behoben werden. Einige Büros stellen ein Green Team zusammen oder ernennen Nachhaltigkeitsbotschafter auf jeder Etage oder Abteilung. Diese Freiwilligen setzen sich unter Gleichgesinnten für umweltfreundliche Praktiken ein und geben Feedback an das Facility Management weiter. Diese Beteiligung an der Basis führt oft zu kreativen Lösungen, wie z. B. der Einrichtung eines Bürotauschregals, in dem die Mitarbeiter nicht mehr benötigte Büromaterialien oder Bücher austauschen können (um Abfall zu reduzieren), oder die Organisation eines "autofreien Pendeltages" einmal pro Woche, um die Kohlenstoffemissionen zu senken.

Benchmarking und externes Engagement unterstützen ebenfalls die kontinuierliche Verbesserung. Facility Manager können sich an Branchennetzwerken beteiligen (über Organisationen wie die GEFMA – Deutscher Verband für Facility Management oder lokale Handelskammern), um sich über Nachhaltigkeits-KPIs auszutauschen und Best Practices zu lernen. Es gibt auch formelle Benchmarking-Instrumente (wie z. B. den ENERGY STAR Portfolio Manager, der zwar in den USA ansässig ist, aber für das Benchmarking von Energie/Wasser in Büros weltweit verwendet werden kann, oder lokale Programme wie "ÖKOPROFIT" in einigen deutschen Städten, die Unternehmen helfen, ihre Umweltleistung zu verbessern). Durch den Vergleich der Leistung eines Gebäudes mit anderen – z. B. dem Energieverbrauch pro Quadratmeter oder der Recyclingquote – können Manager verbesserungswürdige Bereiche identifizieren. Wenn sich ein Gebäude im Portfolio aufgrund einer bestimmten Technologie durch Wassereinsparung auszeichnet, kann dies in anderen repliziert werden.

Es macht die Förderung einer Kultur, in der sich jeder – vom Top-Management bis hin zu jedem Mitarbeiter und Servicepersonal – der Nachhaltigkeitsbemühungen bewusst ist und sich daran beteiligt, das Ressourcen- und Abfallmanagementprogramm widerstandsfähig zu machen. Kontinuierliche Verbesserung ist in der ISO 14001 und ähnlichen Systemen als Zyklus aus Zielsetzung, Messung und Verbesserung verankert. Das Engagement der Mitarbeiter stellt sicher, dass dieser Zyklus nicht nur eine Managementübung, sondern eine kollektive Reise ist. Im Kontext deutscher Bürogebäude, in denen die Vorschriften und Erwartungen der Stakeholder immer strenger werden, kann eine engagierte Belegschaft die Geheimwaffe sein, um ehrgeizige Nachhaltigkeitsziele in die Realität umzusetzen. Kontinuierliche Innovation und breites Engagement schaffen einen positiven Kreislauf: Mit zunehmender Unterstützung der Mitarbeiter verbessert sich die Leistung, was wiederum zu neuen Zielen und Ideen führt und das Gebäude auf einem immer besseren Weg der Umweltverantwortung hält.