Die Gestaltung von Büroflächen und die Implementierung moderner Bürokonzepte spielen eine zentrale Rolle in der Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz von Unternehmen. Wichtige Themen wie Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Ergonomie sind essenziell, um zukunftssichere Arbeitsumgebungen zu schaffen. Auftraggeber und Betreiber tragen dabei spezifische rechtliche und normative Verantwortung. Die Gestaltung und der Betrieb von Büroflächen und -konzepten erfordern eine enge Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Betreibern. Auftraggeber tragen die Verantwortung für die Planung und Bereitstellung geeigneter, ergonomischer und nachhaltiger Infrastruktur. Betreiber stellen die langfristige Nutzung, Wartung und Anpassung der Flächen sicher.
Durch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, den Einsatz moderner Technologien und die Integration nachhaltiger Praktiken können Unternehmen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch einen positiven Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit und Umwelt leisten. Innovative Bürokonzepte bieten zudem die Möglichkeit, flexibel auf die Anforderungen einer sich wandelnden Arbeitswelt zu reagieren.
Auftraggeberpflichten im Bereich Büroflächen und -konzepte
Definition: Auftraggeber sind für die Schaffung der baulichen und technischen Grundlagen verantwortlich, die eine sichere, produktive und nachhaltige Nutzung von Büroflächen ermöglichen.
Pflichten:
Erstellung eines Raum- und Funktionsprogramms basierend auf den Anforderungen der Nutzergruppen.
Berücksichtigung der Mindestanforderungen an Flächen pro Arbeitsplatz gemäß Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), insbesondere § 3a (Anforderungen an Arbeitsstätten).
Sicherstellung der Barrierefreiheit gem. DIN 18040 für Neubauten und umfangreiche Umbauten.
Integration von Flexibilität für künftige Nutzungsänderungen in der Planung.
Rechtliche Grundlagen:
ArbStättV: Anforderungen an Raumgrößen, Beleuchtung, Luftqualität und Schallschutz.
Bauordnungen der Länder: Regelungen zu baulichen Anforderungen.
Nachhaltigkeit und Energieeffizienz
Definition: Auftraggeber tragen die Verantwortung für die Integration nachhaltiger Praktiken und Technologien in die Gestaltung der Büroflächen.
Pflichten:
Einsatz energieeffizienter Beleuchtungs- und Klimatechnologien gemäß Energieeinsparverordnung (EnEV) und GEG (Gebäudeenergiegesetz).
Verwendung nachhaltiger Materialien mit Umweltzertifikaten wie Blauer Engel, FSC oder Cradle-to-Cradle.
Umsetzung von Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs, z. B. durch Gebäudeautomation gem. DIN EN ISO 16484.
Rechtliche Grundlagen:
EnEV/GEG: Vorgaben zur Energieeffizienz von Gebäuden.
Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG): Anforderungen an Abfallmanagement und Recycling.
Arbeitsplatzgestaltung und Ergonomie
Definition: Die Gestaltung von Arbeitsplätzen muss ergonomischen und gesundheitlichen Standards entsprechen.
Pflichten:
Bereitstellung ergonomischer Möbel, z. B. höhenverstellbarer Schreibtische gem. DIN EN 527 und Bürostühle nach DIN EN 1335.
Planung ausreichender Bewegungsflächen und Einhaltung von Mindestmaßen gemäß ArbStättV Anhang 3.2.1.
Optimierung der Beleuchtung nach DIN EN 12464-1 für Bildschirmarbeitsplätze.
Umsetzung akustischer Maßnahmen, z. B. durch schallabsorbierende Materialien, gemäß VDI 2569.
Rechtliche Grundlagen:
ArbStättV: Anforderungen an die Gestaltung von Arbeitsplätzen.
DGUV Regel 100-001: Grundsätze des Arbeitsschutzes.
Technologie und Digitalisierung
Definition: Auftraggeber sind verpflichtet, eine moderne und funktionale IT-Infrastruktur zu gewährleisten.
Pflichten:
Bereitstellung einer stabilen IT- und Netzwerkinfrastruktur mit sicheren WLAN-Zugängen.
Integration von Smart-Building-Technologien zur Effizienzsteigerung, z. B. automatische Steuerung von Licht, Heizung und Belüftung.
Datenschutzkonforme Nutzung von Technologien gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Rechtliche Grundlagen:
DSGVO: Datenschutzanforderungen für personenbezogene Daten.
IT-Sicherheitsgesetz: Vorgaben zur IT-Sicherheit.
Betrieb und Instandhaltung der Infrastruktur
Definition: Betreiber sind für die dauerhafte Funktionalität und Sicherheit der Büroinfrastruktur verantwortlich.
Pflichten:
Regelmäßige Wartung von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen gemäß DIN EN 16798.
Sicherstellung der Sauberkeit und Hygiene der Büroflächen gemäß DGUV Vorschrift 1.
Überprüfung und Dokumentation von Wartungs- und Reparaturmaßnahmen.
Rechtliche Grundlagen:
BetrSichV: Anforderungen an die Sicherheit von Arbeitsmitteln.
LMHV: Hygienevorschriften für Gemeinschaftsbereiche.
Nachhaltigkeit und Ressourcennutzung
Definition: Betreiber müssen eine ressourcenschonende und umweltfreundliche Nutzung der Büroflächen sicherstellen.
Pflichten:
Monitoring des Energieverbrauchs und Implementierung von Energiemanagementsystemen gemäß ISO 50001.
Einführung eines Abfallmanagementsystems gemäß KrWG.
Förderung von Maßnahmen zur CO2-Reduktion, z. B. durch die Nutzung regenerativer Energien.
Rechtliche Grundlagen:
GEG: Vorgaben zur Energieeffizienz.
KrWG: Anforderungen an die Abfallwirtschaft.
Ergonomie und Mitarbeitergesundheit
Definition: Betreiber tragen die Verantwortung für die fortlaufende Überprüfung und Optimierung der Ergonomie am Arbeitsplatz.
Pflichten:
Regelmäßige ergonomische Anpassungen der Arbeitsplätze nach Rückmeldungen der Mitarbeiter.
Durchführung von Gesundheitsschulungen, z. B. zu rückenschonendem Arbeiten.
Bereitstellung von Entspannungs- und Ruhezonen zur Stressreduktion.
Rechtliche Grundlagen:
ArbSchG: Anforderungen an Sicherheit und Gesundheitsschutz.
DGUV Vorschrift 1: Grundsätze der Prävention.
Digitalisierung und Arbeitsplatztechnologie
Definition: Betreiber müssen die dauerhafte Funktionalität und Sicherheit digitaler Systeme sicherstellen.
Pflichten:
Wartung und Updates der IT-Systeme zur Gewährleistung der Cybersicherheit.
Einführung von Tools für die Raum- und Arbeitsplatzbuchung sowie für die Kommunikation.
Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln.
Rechtliche Grundlagen:
DSGVO: Datenschutz bei der Nutzung digitaler Systeme.
IT-Sicherheitsgesetz: Vorgaben zur Sicherheit von IT-Systemen.
