IT-Sicherheit & Datenschutz im Smart Building

Auch die Außenbereiche großer Liegenschaften – Grünflächen, Gebäudefassaden und offene Areale – profitieren von Automatisierung durch spezialisierte Roboter. Robotische Rasenmäher sind ein prominentes Beispiel, insbesondere auf weitläufigen Campusarealen oder Unternehmensparks mit großen Rasenflächen. Diese autonomen Mäher halten den Rasen nach einem programmierten Plan stets gepflegt und das praktisch rund um die Uhr. Da sie elektrisch und sehr leise arbeiten, kann der Mähvorgang außerhalb der üblichen Zeiten oder sogar nachts stattfinden, ohne gegen Lärmschutzauflagen zu verstoßen. Ausgestattet mit Kollisionssensoren und Sicherheitsmessern, die bei Kontakt sofort stoppen, sind moderne Rasenroboter so konstruiert, dass sie sicher in der Nähe von Menschen und Hindernissen betrieben werden können (viele Modelle schalten sich z.B. automatisch ab oder ändern die Richtung, wenn sich jemand nähert). Über Flottenmanagement-Software können Gärtner mehrere Mäher per GPS überwachen – sie erhalten Benachrichtigungen oder können Einstellungen via Smartphone-App anpassen. Diese Mäher verbessern auch die Nachhaltigkeit: Sie verursachen keinerlei Abgase und mulchen den Grasschnitt meist als natürlichen Dünger, anstatt Schnittgut zu entsorgen. Auf einer großen Anlage führen die eingesparten Kraftstoffmengen (im Vergleich zu Benzinmähern) und Arbeitsstunden zu deutlich geringeren Betriebskosten, während der Rasen kontinuierlich gepflegt ist.

Für die vertikalen Außenflächen kommen Fassadenreinigungsroboter als innovative Lösung zum Einsatz, um das Reinigen von Glas- und Fassadenflächen an Hochhäusern zu automatisieren und risikoreiche manuelle Arbeiten abzulösen. Traditionell erfordert die Fassadenreinigung in Deutschland teure Gerüst- oder Hubarbeitsbühnen sowie Industriekletterer – dies ist personal- und zeitintensiv und mit erheblichen Sicherheitsrisiken verbunden. Nun zeigen Systeme wie der Fraunhofer SIRIUS-Roboter, dass vollautomatische Fassadenreinigung möglich ist, indem sie eine mobile Reinigungseinheit mit einem Absturzsicherungssystem und eigener Medienversorgung kombinieren. Diese Roboter halten sich mit Vakuumsaugern an der Gebäudefassade fest und können sogar bei Windgeschwindigkeiten arbeiten, die aus Sicherheitsgründen eine manuelle Reinigung unmöglich machen würden. SIRIUS beispielsweise wird über ein Dach-Traversensystem mit Drahtseilen gesichert, um einen Absturz zu verhindern, und ist zertifiziert, die erforderlichen Sicherheitsanforderungen (TÜV-Abnahme, BG-Vorschriften) zu erfüllen. Er bewegt sich die Fassade hoch und runter, erkennt mit Sensoren Hindernisse wie Fensterrahmen oder Lamellen und passt seine Route automatisch an. Die Fähigkeit, ohne feste Schienen und ohne manuelles Zutun zu reinigen, bedeutet, dass Fassaden häufiger und gleichmäßiger gepflegt werden können. Bevor solche Roboter eingesetzt werden, durchlaufen sie strenge Tests und müssen von den zuständigen Stellen freigegeben werden (z.B. prüft ein TÜV-Ingenieur die Verankerungs- und Notabsenksysteme). Für Facility Manager bieten Fassadenroboter konsistente Reinigungsergebnisse und verbessern die Arbeitssicherheit erheblich, da statt eines schwindelerregenden Außeneinsatzes die Mitarbeiter nun einen Roboter vom sicheren Boden oder aus der Ferne überwachen.

Roboter unterstützen auch bei der visuellen Inspektion von Fassaden und Dächern. Kletternde Roboter oder kameragestützte Drohnen können schwer zugängliche Bereiche abfahren, um nach Rissen, Undichtigkeiten oder Schäden zu suchen – und so das aufwändige Aufstellen von Gerüsten ergänzen oder teilweise ersetzen. Beispielsweise könnte ein kompakter Kletterroboter regelmäßig eine Fassadenfläche scannen und hochauflösende Bilder zur Auswertung liefern. Drohnen – die in einem späteren Abschnitt für Sicherheitsrundgänge behandelt werden – lassen sich ebenfalls für Dach- und Fassadeninspektionen einsetzen, indem sie Wärmebilder aufnehmen, um Schwachstellen in der Dämmung oder Feuchtigkeitsstellen aufzudecken. Bei der Nutzung solcher Geräte im Außenbereich müssen jedoch deutsche Sicherheitsvorschriften und Zertifizierungen strikt beachtet werden. Jeder kletternde oder hebende Roboter muss den Unfallverhütungsvorschriften entsprechen (die in der Regel durch die DGUV – Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung – überwacht werden). Regelmäßige Sicherheitsprüfungen (UVV-Prüfungen) sind durchzuführen, um sicherzustellen, dass z.B. die Haltegurte, Saugnäpfe und Notbremssysteme des Roboters einwandfrei funktionieren. Zudem verlangt die Betriebssicherheitsverordnung, dass der Betreiber auch für diese Roboter eine Gefährdungsbeurteilung vornimmt, ähnlich wie für andere Arbeitsmittel. Dazu gehören Notfallpläne – etwa: Wie wird ein Roboter geborgen, der auf halber Fassadenhöhe stehen bleibt? – sowie die Schulung des Personals im Umgang mit dem Gerät.

Durch die Nutzung von Robotertechnik im Außenbereich können Facility Manager die Instandhaltung der Außenanlagen effizienter und sicherer gestalten. Rasenflächen werden kontinuierlich ohne personellen Aufwand gepflegt, und Fassaden bleiben dank regelmäßiger, automatisierter Reinigung sauber, ohne dass jemand in gefährliche Höhen klettern muss. Wichtig ist dabei stets die Einhaltung der deutschen technischen Standards, um einen sicheren Betrieb zu gewährleisten: So fallen fahrerlose Fahrzeuge für den Außeneinsatz unter Richtlinien wie DIN EN 1525 / DIN EN ISO 3691-4 (Sicherheit von Flurförderzeugen, Fahrerlose Systeme), und bei besonderen Einsätzen (z.B. Drohneninspektionen) sind behördliche Genehmigungen gemäß Luftverkehrsrecht erforderlich. Durch sorgfältige Beachtung dieser Regeln und enge Abstimmung mit Versicherern (die womöglich günstigere Konditionen bieten, wenn riskante Arbeiten wie Fassadenklettern durch zertifizierte Maschinen ersetzt werden) kann man die Vorteile der Außenautomatisierung nutzen und gleichzeitig die Haftung minimieren.

Ein fünf Fuß großer autonomer Sicherheitsroboter namens „Parker“ wird in einer Parkgarage erprobt. Solche Roboter nutzen Kameras, Sensoren und KI, um die Objektüberwachung zu unterstützen.

Sicherheit ist ein zentraler Aspekt des Facility Management, und die Robotik erweitert zunehmend die klassischen Wachrundgänge. Mobile Sicherheits-Patrouillenroboter für den Innenbereich werden bereits in großen Büros, Rechenzentren oder Einkaufszentren eingesetzt, um regelmäßige Kontrollgänge automatisch durchzuführen. Ausgestattet mit 360°-Kameras, LiDAR und Umweltsensoren, bewegen sich diese Roboter autonom durch Flure und Lobbybereiche – insbesondere nachts oder am Wochenende, wenn wenige Personen vor Ort sind. Sie können dabei Anomalien erkennen, etwa Bewegungen außerhalb der Betriebszeiten, offenstehende Türen oder ungewöhnliche Wärmequellen (die z.B. auf überhitzte Geräte oder einen Entstehungsbrand hindeuten). Sobald der Roboter ein Problem feststellt, kann er das Sicherheitspersonal alarmieren oder über Lautsprecher eine Warnung ausgeben. In Montgomery County, Maryland (USA) wurde beispielsweise ein 1,50 m großer Sicherheitsroboter getestet, der in einem Parkhaus patrouilliert und mit Rundum-Kameras, Kennzeichenscannern und Notrufknöpfen ausgestattet ist, um Verbrechen abzuschrecken und Echtzeit-Video an die Polizei zu liefern. Das Ziel ist nicht, Sicherheitskräfte zu ersetzen, sondern eine zusätzliche automatisierte Überwachungsschicht einzuziehen, damit Wachpersonal effektiver reagieren kann (und Personallücken überbrückt werden). In Deutschland könnten ähnliche Roboter z.B. in Empfangshallen oder Lagerbereichen eingesetzt werden, um permanent Bereiche zu überwachen, die man mit menschlichen Streifen nicht kontinuierlich abdecken könnte. Solche Innenraum-Patrouillenroboter müssen in das vorhandene Sicherheitssystem integriert werden (z.B. Alarmanlagen ansteuern oder Videostreams ans Leitstellen-System senden) und innerhalb klar definierter Routen agieren. Außerdem benötigen sie Fail-Safe-Einrichtungen – etwa die Fähigkeit, bei fast leerem Akku automatisch zur Ladestation zurückzukehren, sowie das sichere Anhalten, wenn sich Personen nähern.

Im Außenbereich bieten Überwachungsdrohnen ein kraftvolles Werkzeug, um weitläufige Areale wie Firmencampusse, Industrieanlagen oder die Außenhülle großer Gebäude zu kontrollieren. Drohnen können schnell Geländegrenzen, Parkplätze oder Dächer abfliegen und Live-Videobilder mit Thermografie oder Restlichtverstärkung liefern. Dies ist besonders nützlich, um nachts Eindringlinge aufzuspüren oder nach einem Alarm ein großes Gelände rasch zu sichten. Allerdings ist der Einsatz von Drohnen zu Sicherheitszwecken in Deutschland mit strengen aufsichtsrechtlichen Überlegungen verbunden. Gemäß den deutschen Luftfahrtvorschriften (die seit 2021 weitgehend mit den EU-Drohnenregeln harmonisiert sind) fällt der Einsatz von Drohnen zur Überwachung meist in die „Specific“-Kategorie von Operationen, was bedeutet, dass der Betreiber eine Genehmigung von der Luftfahrtbehörde (z.B. dem LBA oder der örtlichen Landesluftfahrtbehörde) einholen muss, sofern kein standardisiertes Szenario vorliegt. Allgemein legt die Luftverkehrs-Ordnung (LuftVO) eine maximale Flughöhe von 120 Metern für Drohnen fest und fordert in den meisten Fällen den direkten Sichtkontakt (VLOS) des Steuerers zur Drohne. Sie verbietet zudem ausdrücklich den Betrieb von Kameradrohnen über Wohngrundstücken ohne ausdrückliche Zustimmung der Betroffenen (LuftVO §21b), was den Datenschutz widerspiegelt. Selbst auf privatem Betriebsgelände gilt: Sobald die Drohne Bildaufnahmen macht, greift datenschutzrechtlich die DSGVO; alle erfassten personenbezogenen Informationen (etwa erkennbare Gesichter oder Autokennzeichen) stellen eine Datenverarbeitung dar und benötigen eine Rechtsgrundlage sowie Transparenz gegenüber den Betroffenen. Die Konferenz der Datenschutzbeauftragten (DSK) hat klargestellt, dass der Einsatz von Kamera-Drohnen in der Regel als Videoüberwachung einzustufen ist und daher nur zulässig sein kann, wenn eine Interessenabwägung im Einzelfall zugunsten des Verantwortlichen ausfällt – was „in der Mehrzahl der Fälle“ eher nicht gegeben ist, insbesondere wenn Aufnahmen veröffentlicht werden sollen.

Aufgrund dieser Auflagen müssen Facility Manager, die Drohnen zur Sicherheit einsetzen wollen, besondere Maßnahmen treffen: Flugrouten sollten strikt auf das eigene Grundstück beschränkt sein und so angelegt werden, dass öffentliche Bereiche oder Nachbargrundstücke nicht (oder nur verpixelt) erfasst werden. Geofencing-Technologien können der Drohne virtuelle Grenzen setzen. Es ist auch ratsam, wo immer möglich auf Aufnahmen von Personen zu verzichten bzw. entsprechende Filter einzusetzen. Schilder am Objekt sollten – analog zu CCTV-Hinweisschildern – auf den Drohneneinsatz aufmerksam machen. Zudem sind explizite Genehmigungen oder Einwilligungen erforderlich, wenn angrenzende Wohnbereiche betroffen sein könnten; andernfalls bewegt man sich laut Aufsichtsbehörden im unzulässigen Bereich. Technisch sollten Drohnen mit redundanten Systemen ausgestattet sein (z.B. Autoland-Funktion bei Verbindungsverlust, Hinderniserkennung) und über einen Not-Abschaltmechanismus verfügen – so sollte z.B. ein Sicherheitsmitarbeiter jederzeit die Drohne per Fernsteuerung sofort landen können. In Deutschland besteht auch eine Versicherungspflicht für Drohnen (Luftfahrthaftpflicht); das Unternehmen muss also eine entsprechende Haftpflichtdeckung für eventuelle Personen- oder Sachschäden durch die Drohne vorhalten.

Trotz der Hürden gilt: Wenn all diese Auflagen eingehalten werden, kann die robotergestützte Überwachung die Sicherheitsabdeckung enorm verbessern. Mobile Roboter können z.B. Orte patrouillieren, die für Menschen ungemütlich oder gefährlich sind (dunkle Keller, Technikräume), und Drohnen ermöglichen einen schnellen Überblick über große Flächen bei einem Zwischenfall. Die Kombination dieser Mittel mit dem bestehenden Sicherheitspersonal (etwa: ein Wachmann kann eine Drohne zu einer ausgelösten Alarmzone schicken, bevor er selbst dorthin fährt, und so Zeit sparen) verbessert die Alarmdetektion und Reaktionszeiten deutlich. Gleichzeitig wirken sie präventiv – ähnlich wie sichtbare Überwachungskameras können ein gut erkennbarer Sicherheitsroboter oder regelmäßige Drohnenflüge potenzielle Eindringlinge abschrecken. Ein Hersteller von Sicherheitsrobotern stellt fest, dass „Sicherheitsroboter das höchste Sicherheitsniveau zu verhältnismäßig geringen Kosten bieten können – deutlich niedriger als Personalkosten“ und dabei 24/7 im Einsatz sind. Natürlich müssen deutsche Unternehmen diese Vorteile unter Beachtung von Datenschutz und Luftraumrecht realisieren. Wenn dies gelingt, erhält man am Ende ein sichereres Objekt, das dank Automatisierung lückenloser überwacht wird, ohne vorhandenes Personal zu überlasten – und das alles im Rahmen dessen, was in Deutschland rechtlich zulässig ist.

Nicht alle Automatisierungsmaßnahmen im Facility Management sind physischer Natur – ein großer Mehrwert entsteht auch durch Software-Roboter und KI-gestützte Prozessautomatisierung im administrativen Bereich. Große Immobilienbestände in Deutschland nutzen häufig integrierte Arbeitsplatzmanagement-Systeme (IWMS) oder CAFM-Software (Computer Aided Facility Management), um Wartungsaufträge, Serviceanfragen und Mieterkommunikation zu verwalten. Workflow-Automatisierungs-Bots können solche Systeme erheblich beschleunigen, indem sie repetitive Verwaltungsschritte übernehmen und dafür sorgen, dass Serviceanfragen prompt bearbeitet werden. Ein Beispiel: Geht eine Mängelmeldung eines Mieters ein (z.B. „Lampe defekt“ oder „Raum zu kalt“), kann ein Automatisierungs-Bot diese Meldung automatisch auslesen, priorisieren und an den zuständigen Techniker oder Dienstleister weiterleiten, ohne dass ein Mensch dies manuell zuordnen muss. Dies könnte durch ein RPA-Skript (Robotic Process Automation) geschehen, das E-Mails oder ein Webformular überwacht und dann basierend auf vordefinierten Regeln einen Eintrag im CAFM-System erzeugt. Ein global tätiges FM-Unternehmen, das eine umfassende RPA-Plattform implementierte, berichtete, es habe dadurch die „Produktivität erhöht, Konsistenz verbessert und Skalierungsmöglichkeiten gesteigert“ in seinen Abläufen. Durch die Abgabe zeitaufwändiger manueller Aufgaben (etwa das Ausfüllen von Berichten, das Planen von Terminen oder das Überwachen von Zählerständen) an Software-Roboter konnten die Servicequalität verbessert und die Betriebskosten gesenkt werden. Konkret bedeutet das beispielsweise: Weniger Verzögerungen beim Erstellen von Prüfberichten, weniger Fehler bei der Datenübernahme und schnelleres Auslösen von Instandhaltungsaufträgen, da die Bots kontinuierlich arbeiten und keine „Stapelverarbeitung“ durch Menschen abwarten müssen.

Ein weiterer Aspekt sind Helpdesk-Chatbots und virtuelle Assistenten für Mieter und Nutzer der Gebäude. Diese KI-basierten Chatbots können in Mieter-Apps oder auf Webseiten eingebunden werden und häufige Fragen beantworten („Wann wird im Gebäude gereinigt?“ oder „Wie melde ich einen Schaden?“) bzw. direkt Serviceanfragen aufnehmen („Die Klimaanlage in Raum X ist zu kalt“). Dank Natural Language Processing können solche Chatbots mit den Nutzern in normaler Sprache kommunizieren und entweder sofortige Antworten liefern (falls es sich um bekannte FAQs handelt) oder selbstständig einen Auftrag für das FM-Team erstellen. Das bietet Mietern einen komfortablen 24/7-Ansprechpartner. So könnte z.B. ein Mieter spätabends einem Gebäude-Chatbot melden, dass ein Wasserhahn tropft; der Bot würde automatisch die Meldung im Ticketsystem erfassen und eventuell sogar – gemäß vordefinierten Regeln – einen Klempner für den nächsten Morgen einplanen, noch bevor das FM-Team am nächsten Tag ins Büro kommt. Diese Bots lassen sich über APIs mit dem IWMS/CAFM verbinden, sodass sie in Echtzeit auf Informationen zugreifen können (z.B. welchen Status ein bestimmter Auftrag hat, oder welcher Techniker Bereitschaftsdienst hat). Fortgeschrittene Lösungen binden auch IoT-Sensoren ein – entdeckt ein Sensor z.B. eine Störung, könnte eine Workflow-Automatisierung direkt einen Arbeitsauftrag erstellen und den zuständigen Techniker per App informieren, ohne dass überhaupt jemand den Fehler manuell melden muss.

Bei der Einführung solcher digitalen Automatisierungslösungen im deutschen FM ist eine sorgfältige Beachtung von Datenschutz und IT-Sicherheit unerlässlich. Jede Anwendung, die mit personenbeziehbaren Daten umgeht (etwa Namen und Kontaktdaten von Mietern in Tickets, Chatprotokolle mit Mitarbeitern usw.), unterliegt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das bedeutet, dass das FM-Unternehmen sicherstellen muss, dass persönliche Daten nur für legitime Zwecke erhoben und verarbeitet werden, sicher gespeichert sind und nur solange aufbewahrt werden wie nötig. Praktisch heißt das z.B., dass in Auswertungsreports zur Leistung eines Bots keine Klarnamen stehen, oder dass der Chatbot dem Nutzer transparent mitteilt, was mit seinen Angaben geschieht. Verstöße gegen die DSGVO werden mit hohen Bußgeldern geahndet – bis zu 20 Mio. Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes – daher ist die Compliance hier nicht verhandelbar. Workflow-Bots sollten daher mit „Privacy by Design“-Prinzipien konzipiert werden: etwa Rollen- und Berechtigungskonzepte, sodass nur Befugte auf Ticketinhalte zugreifen können, oder Pseudonymisierung in Analysedaten. In Deutschland kommen ergänzend das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und ggf. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats ins Spiel, insbesondere wenn durch Automatisierung Mitarbeiterdaten verarbeitet oder Arbeitsleistungen überwacht werden. Ein Beispiel: Sollte ein Bot statistisch erfassen, wie schnell einzelne Mitarbeiter Tickets bearbeiten, würde das unter Umständen als Personalüberwachung gelten und die Mitbestimmung auslösen. In der Regel konzentrieren sich FM- und Mieterbots aber auf sachliche Daten, sodass dies eher selten problematisch wird. Nichtsdestotrotz ist es Best Practice, den Datenschutzbeauftragten früh einzubinden, um sicherzustellen, dass z.B. Chatbot-Protokolle regelmäßig gelöscht werden und die Nutzer informiert sind.

Auch die IT-Sicherheit ist ein Pfeiler, der bedacht werden muss. Wenn Gebäude immer stärker digitalisiert werden, können sie auch Ziel von Cyberangriffen werden (man denke an Ransomware, die ein zentrales Gebäudemanagement-System verschlüsselt). Das IT-Sicherheitsgesetz 2.0 von 2021 hat die Anforderungen an die Absicherung der digitalen Infrastruktur erhöht, insbesondere für Kritische Infrastrukturen (KRITIS). Ein Bürogebäude fällt meist nicht unter KRITIS, es sei denn es beherbergt besonders kritische Einrichtungen, aber generell zieht die Cybersicherheit überall an. FM-Softwarebots und vernetzte Gebäudetechnik sollten daher nach Stand der Technik geschützt sein: Verschlüsselung von Kommunikation, starke Zugangskontrollen, regelmäßige Sicherheitsupdates, etc. Die aktualisierten Gesetze haben dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erweiterte Befugnisse gegeben, Sicherheitsstandards zu definieren und Verstöße mit empfindlichen Strafen zu belegen. Ein weiterer relevanter Aspekt ist hier TRBS 1115, die technische Regel, die in Teil 1 (2023) vorschreibt, dass Sicherheitsbetrachtungen auch IT-Risiken einbeziehen müssen. Das heißt, wenn z.B. ein digitaler Gebäudesteuerungsprozess als „sicherheitsrelevant“ eingestuft wird, muss auch der Schutz gegen Hacker betrachtet werden. Im FM-Kontext könnte das z.B. bedeuten: Der Workflow-Bot, der Tickets verteilt, sollte so abgesichert sein, dass niemand von außen falsche Tickets einspeisen kann, um etwa Chaos zu stiften oder Monteure in falsche Bereiche zu schicken. Facility Manager arbeiten hier eng mit der IT-Abteilung zusammen, um ihre Automatisierungstools in die Unternehmens-Sicherheitsarchitektur einzubinden – etwa indem sie diese auf den internen Servern oder in einer Cloud mit ISO-27001-Zertifizierung betreiben, das Netzwerk segmentieren (Gebäudeautomation in getrennten VLANs vom Office-Netz) und Notfallpläne für Cybervorfälle haben.

Richtig implementiert liefert die Workflow- und Helpdesk-Automatisierung im FM beträchtliche Renditen. Mieter profitieren von schnelleren Reaktionszeiten und neuen Self-Service-Optionen, was ihre Zufriedenheit erhöht; gleichzeitig kann das FM-Team ein höheres Anfragevolumen mit gleicher Personalstärke bewältigen. Administrative Lasten nehmen ab – in einem Fall hat die Automatisierung Mitarbeitern wertvolle Zeit zurückgegeben, die sie statt für Routineaufgaben nun für „wertschöpfende Tätigkeiten wie Kundenbetreuung, Neukundenakquise und interne Weiterentwicklung“ nutzen konnten. In Deutschland kommt als Benefit hinzu, dass standardisierte automatisierte Prozesse standortübergreifend einheitliche Qualität ermöglichen. Das deckt sich mit dem Gedanken des Qualitätsmanagements nach DIN EN 15221-3 und erleichtert es Auditoren oder Kunden, nachzuvollziehen, dass an verschiedenen Standorten gleich gute Leistungen erbracht werden. Insgesamt ermöglicht die Automatisierung dem FM, schneller und effizienter zu agieren – ohne Abstriche bei den in Deutschland so wichtigen Aspekten Datenschutz und Sicherheit machen zu müssen. Der Schlüssel liegt darin, diese Tools in Übereinstimmung mit den hiesigen Regularien einzuführen: Wer das tut, kann das Beste aus beiden Welten haben – digitale Effizienz und rechtskonformen Betrieb.

Die Investition in Robotik und Automatisierung im Facility Management ist eine strategische Entscheidung, die durch eine umfassende ROI- (Return on Investment) und Total-Cost-of-Ownership-Analyse (TCO) untermauert werden sollte. Betreibergesellschaften in Deutschland – stets qualitäts- und kostenorientiert – nutzen hierzu oft formalisierte Methoden (im Einklang mit Normen wie DIN EN 15221-7:2012, „Leitfaden für Leistungsbenchmarking“), um den aktuellen Stand der Forschung und Technik in ihre Bewertung einzubeziehen.

• Investitionskosten (CapEx): Zunächst sind die Anschaffungskosten des Automatisierungsprojekts zu erfassen. Dazu zählen der Kaufpreis der Roboter (der abhängig von Typ und Leistungsfähigkeit stark variiert – ein kleiner Reinigungsroboter kann einige Tausend Euro kosten, während ein komplexer Sicherheitsroboter oder Drohnenverbund in den sechsstelligen Bereich gehen kann), die Installations- und Integrationskosten sowie etwaige notwendige Anpassungen der Gebäudetechnik. Beispielsweise erfordert der Einsatz von Reinigungsrobotern ggf. die Installation von Ladestationen auf jeder Etage und eventuelle Anpassungen an den Aufzügen, damit die Roboter diese rufen können. Auch Schulungskosten für das Personal sollten hier eingerechnet werden – Mitarbeitende müssen zu Beginn im Umgang mit den neuen Geräten oder Systemen geschult werden, was eine Investition in Trainingszeit und ggf. Trainer bedeutet.

• Betriebskosten und Einsparungen (OpEx): Als nächstes gilt es, die laufenden Kosten und die entstehenden Einsparungen einzuschätzen. Die Automatisierung kann die benötigten Arbeitsstunden für Routineaufgaben signifikant reduzieren. So kann zum Beispiel ein Reinigungsroboter, der 1.500 m² pro Stunde säubert, dem FM-Team täglich mehrere Stunden manuelle Reinigung ersparen. Diese freiwerdende Zeit schlägt sich in Kosteneinsparungen nieder (sei es durch weniger Überstunden, das Nicht-Nachbesetzen natürlicher Fluktuation oder die Möglichkeit, Personal anderweitig einzusetzen, wodurch externe Dienstleistungen eingespart werden). Wartung und Verbrauchsmaterial der Roboter müssen auf der Kostenseite berücksichtigt werden: Sie benötigen Ersatzteile, regelmäßige Inspektionen, Software-Updates und gelegentliche Reparaturen. Allerdings zeigen sich Roboter oft als wirtschaftlich: Sie kennen “keine Ausfallzeiten, keinen Urlaub, keine Krankheitstage”, was „nicht nur Kosten spart, sondern auch Planungssicherheit gibt“. Den Einsparungen beim Personal stehen also Wartungs- und Energiekosten der Roboter gegenüber. Energieverbrauch fällt bei elektrischen Robotern meist moderat aus – insbesondere im Vergleich zu Benzin- oder Dieselmaschinen – und viele Reinigungsroboter verbrauchen wesentlich weniger Wasser und Reinigungsmittel als manuelle Verfahren, dank präziser Dosierung (einige haben eingebaute Wasseraufbereitungsanlagen). Dies kann Materialkosten senken und kommt dem Nachhaltigkeitsgedanken entgegen. All das sollte im OpEx-Szenario abgebildet sein. Hinzu kommt die Versicherung: Möglicherweise steigen Prämien leicht, um das neue Risiko durch Roboter abzudecken, aber manche Versicherer sehen in der Automatisierung auch ein geringeres Verletzungs- oder Schadensrisiko und gewähren Rabatte, wenn z.B. gefährliche Arbeiten durch Maschinen erledigt werden. Man sollte in der Kalkulation eventuelle Änderungen bei den Versicherungsaufwendungen berücksichtigen, ebenso wie Serviceverträge mit Anbietern (z.B. jährliche Lizenzgebühren für Software oder Wartungsverträge für Roboter).

• Energie- und Nachhaltigkeitsfaktoren: Automatisierung beeinflusst auch die Betriebskosten für Energie sowie die Umweltbilanz. Die meisten Serviceroboter sind akkubetrieben und können zu Zeiten mit günstigem Strom (z.B. nachts) geladen werden, was die Energiekosten senken kann. Außerdem ermöglichen es intelligente Systeme oft, gebäudetechnische Anlagen energiesparender zu betreiben – etwa indem Reinigungs- oder Transportaufgaben gebündelt in Zeiten niedriger Auslastung ausgeführt werden, oder indem Daten genutzt werden, um Heizung/Lüftung besser zu steuern. Wichtig im heutigen Kontext ist die Nachhaltigkeit: Deutsche Unternehmen legen Wert auf ESG-Ziele (Environmental, Social, Governance). Ein effizienter Roboter, der z.B. den Wasserverbrauch um 70% senkt oder das Reinigungspersonal von gesundheitsschädlicher Arbeit entlastet, trägt zu einem besseren ESG-Scoring bei. Zum Beispiel sind moderne Reinigungsroboter “erstaunlich sparsam im Wasser- und Energieverbrauch; einige nutzen intelligente Dosiersysteme, die nur so viel Reinigungsmittel verwenden, wie absolut nötig ist”, was sich gerade in großen Gebäudekomplexen summiert und Ressourcen einspart sowie die Umwelt schont. Diese Nachhaltigkeitsvorteile schlagen sich zwar nicht direkt als Euro-Betrag in der Bilanz nieder, aber sie erhöhen den Wert der Maßnahme im Sinne von Corporate Responsibility und zukünftiger Regulatorik (etwa im Rahmen des neuen Lieferkettengesetzes oder des CSRD-Reportings zu Nachhaltigkeitskennzahlen). In die ROI-Betrachtung kann man dies qualitativ aufnehmen oder – wo möglich – monetarisieren (z.B. vermiedene CO₂-Kosten oder Förderboni für energieeffiziente Technik).

• Servicequalität und Produktivitätsgewinne: Manche Vorteile sind weniger greifbar, aber ebenso wichtig. Roboter können die Servicequalität erhöhen – ein von einem Roboter nachts gereinigter Boden ist jeden Morgen gleich sauber, während bei manueller Reinigung Qualitäts- und Timing-Schwankungen auftreten können. Diese Konstanz lässt sich über Qualitätskontrollen oder Mieterbefragungen messen. Wenn sauberere Räumlichkeiten oder schnellere Reaktionszeiten die Mietertreue erhöhen oder höhere Mieten rechtfertigen, lässt sich das quantifizieren (beispielsweise durch geringere Fluktuation oder bessere Auslastung). Ebenso reduzieren weniger Fehler (ein Bot vergisst z.B. nicht, eine Rundgangstür abzuschließen) Schäden oder Sicherheitsrisiken. Hier kommt das Benchmarking ins Spiel: Mit geeigneten KPIs (Kosten pro m² Reinigung, Anzahl Sicherheitsvorfälle pro Monat, durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Ticket) kann man den Zustand vor Einführung der Automatisierung mit dem Zustand danach vergleichen. Die Norm DIN EN 15221-7 empfiehlt, solche Kennzahlen systematisch zu erheben, um Verbesserungen durch einen Vergleich sichtbar zu machen und gezielt weiterzuentwickeln. Wenn zum Beispiel nach Einführung eines Helpdesk-Bots die Bearbeitungszeit von Anfragen von 8 Stunden auf 2 Stunden sinkt und die Kundenzufriedenheit deutlich steigt, ist das ein nicht zu unterschätzender Mehrwert.

• Betrachtungszeitraum (Life Cycle Costing): Es ist ratsam, die Analyse über einen sinnvollen Zeitraum (z.B. 5 oder 10 Jahre) zu führen und den Kapitalwert der Investition über diesen Zeitraum zu berechnen. Roboter haben eine gewisse Lebensdauer – oft 5 bis 7 Jahre, bis ein Austausch ansteht oder wesentliche Upgrades notwendig sind. Über diesen Zeitraum hinweg summiert man alle Ausgaben (CapEx + jährliche OpEx) und alle Einsparungen bzw. zusätzlichen Erträge. Unter Verwendung eines Abzinsungsfaktors (Kapitalzins) kann der Netto-Kapitalwert (NPV) oder die interne Zinsfuß-Rate (IRR) berechnet werden, um die Attraktivität der Investition zu bewerten. In der deutschen FM-Praxis fließen in solche Berechnungen inzwischen auch die möglichen Fördermittel ein, die die öffentliche Hand bereitstellt. Tatsächlich hat Deutschland 2021 als erstes Land mit dem Programm BEG (Bundesförderung für effiziente Gebäude) Fördermittel speziell für Smart-Building-Technologien aufgelegt. Darunter fallen auch digitale Systeme zur Verbrauchsoptimierung – was bedeutet, dass Automatisierungslösungen, die nachweislich Energie einsparen (etwa weil sie den Energieverbrauch überwachen und steuern), mit Investitionszuschüssen oder zinsgünstigen KfW-Darlehen gefördert werden können. Dies kann die initialen Investitionskosten erheblich senken. Auch EU-Fördertöpfe, z.B. aus dem NextGenerationEU-Programm oder regionalen „Digitalisierung im Mittelstand“-Programmen, stehen bereit und sollten geprüft werden. Berücksichtigt man solche Fördermöglichkeiten in der ROI-Rechnung, verbessert sich das Bild oft deutlich. So können Facility Manager die öffentlichen Fördergelder gezielt nutzen, um die Anfangsinvestition zu reduzieren, insbesondere wenn die Projekte zu Energieeinsparungen oder digitalen Innovationen beitragen.

• Nicht-finanzielle Faktoren und Risikobetrachtung: Abschließend sollten auch qualitative Vorteile (und Risiken) in der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Automatisierung kann das Unfallrisiko verringern (z.B. kein Gebäudereiniger muss mehr nachts alleine in Tiefgaragen herumlaufen – das übernimmt ein Roboter – oder kein Mitarbeiter muss mehr auf Leitern steigen, weil die Drohne die Dachrinne inspiziert). Weniger Arbeitsunfälle bedeuten weniger Ausfallzeiten und Regressforderungen, was wiederum Kosten spart, aber vor allem ein Wert an sich ist – die Arbeitssicherheit steigt. Außerdem kann der Einsatz moderner Technik das Unternehmensimage verbessern: Ein Gebäude, das auf smarte Technologien setzt, lässt sich vielleicht besser vermarkten, zieht innovativ denkende Mieter an und zeigt, dass man nachhaltig und zukunftsorientiert handelt. Solche „weichen“ Faktoren sind schwer in Euro auszudrücken, können aber sehr wohl in der strategischen Bewertung erwähnt werden. Nicht zuletzt sollte man Risikopuffer einplanen: Was, wenn die Wartung doch teurer wird als gedacht? Was, wenn die Akzeptanzprobleme zu längerer Einführungszeit führen? Eine Sensitivitätsanalyse mit optimistischen und pessimistischen Szenarien erhöht die Robustheit der Entscheidung.

In Summe zeigen Erfahrungswerte, dass eine gründliche ROI-/TCO-Analyse oft belegt, dass sich die Investition in Automatisierung rasch amortisiert. Ein Reinigungsroboter beispielsweise bedeutet zwar zunächst eine größere Ausgabe, „zahlt sich aber häufig schneller aus, als man denkt“, da er konstant und effizient arbeitet und keine Ausfallzeiten durch Urlaub oder Krankheit hat, wodurch sich Kosten einsparen lassen, die sich schnell summieren. Fallstudien berichten oft von Amortisationszeiten unter drei Jahren für Reinigungs-AMR oder sogar unter einem Jahr für Software-Bots bei hohem Auftragsvolumen. Mit systematischem Leistungs-Benchmarking (gemäß EN 15221-7) können Facility Manager diese Erfolge zudem belegen und ihre Prozesse kontinuierlich verbessern. Darüber hinaus kann die Einbindung von staatlichen Förderprogrammen für digitale und energieeffiziente Gebäude (wie z.B. BEG) den finanziellen Aufwand deutlich reduzieren. Unterm Strich geht es nicht nur um direkte Kosteneinsparungen, sondern um eine zukunftsfähige Positionierung: Robotik und Automatisierung machen FM-Leistungen skalierbarer, qualitativ konsistenter und oft auch nachhaltiger. Die Zukunftsfähigkeit eines Gebäudebetriebs bemisst sich zunehmend an solchen Kriterien – und wer hier investiert, betreibt nicht nur kurzfristige Kostenrechnung, sondern stellt die Weichen, um im deutschen Markt auch langfristig wettbewerbsfähig und regelkonform zu agieren.

Die Einführung von Robotik ins Facility Management erfolgt nicht schlagartig, sondern in einem wohlüberlegten Prozess. Es hat sich bewährt, mit Pilotprojekten in kontrollierten Umgebungen zu beginnen und Automatisierung anschließend schrittweise auszurollen. Deutsche Facility Manager verfolgen hier typischerweise einen Ingenieursansatz, der nach dem Motto funktioniert: „Klein anfangen und bei Bewährung skalieren.“.

• Pilotprojekt planen: Zunächst wählt man eine geeignete Testumgebung aus. Diese sollte repräsentativ, aber kontrollierbar sein – also ein Bereich, in dem der neue Roboter oder das System mit überschaubarem Risiko operieren kann und Ergebnisse gut messbar sind. Möchte man z.B. einen Bodenreinigungsroboter einführen, bietet sich möglicherweise eine einzelne Etage oder ein Bereich mit geringer Publikumsfrequenz für den Piloten an (etwa das Großraumbüro einer Abteilung nach Feierabend oder die Lobby spät abends). Testet man einen Sicherheitsroboter, könnte man ihn zunächst nur in einem Gebäude oder während der Nachtschicht einsetzen, nicht gleich im gesamten Areal 24/7. Durch diese Begrenzung sind etwaige Probleme lokalisierbar und leichter beherrschbar. Das Pilotprojekt sollte einen klaren Zeitrahmen haben (z.B. 3 bis 6 Monate) und konkrete Zielsetzungen.

• Erfolgs-KPIs definieren: Gleich zu Beginn gilt es, Key Performance Indicators (KPIs) festzulegen, anhand derer man den Erfolg des Piloten objektiv bewerten will. Diese Kennzahlen müssen messbar und auf den Anwendungsfall zugeschnitten sein. Beispiele: Reinigungsgrad und -abdeckung (z.B. „Roboter reinigt 95% der Fläche ohne menschliche Nacharbeit“), Zuverlässigkeit (z.B. „< 2 ungeplante Stopps pro Woche“), Zeitersparnis („mindestens 20% schnellere Reinigung eines Bereichs gegenüber Handreinigung“), Qualität (z.B. „Hygienetests zeigen keinen Qualitätsabfall trotz weniger Personaleinsatz“) oder Reaktionszeit bei einem Helpdesk-Bot. Daten während des Piloten zu erheben, ist entscheidend, denn der kleinmaßstäbliche Einsatz erlaubt es, genaue Leistungsdaten in realer Umgebung zu sammeln, die man für Entscheidungen heranziehen kann. Die meisten modernen Roboter liefern umfangreiche Nutzungsprotokolle; man kann z.B. auslesen, welche Fläche pro Lauf gereinigt wurde, wie oft der Roboter manuell eingreifen musste oder wie lange ein Ticket im Schnitt offen war, bevor der Bot es zugewiesen hat. Diese Kennzahlen bilden die Datenbasis, auf der später über eine breitere Einführung entschieden wird. Sie helfen auch, das Pilotprojekt laufend zu optimieren – etwa kann man anhand von Sensordaten Routen anpassen, wenn man feststellt, dass der Roboter an einer Stelle immer wieder stockt.

• Einbindung der Stakeholder im Piloten: Ein Pilot ist nicht nur ein technischer Test, sondern auch ein Bewährungsfeld für die beteiligten Menschen. Alle relevanten Interessengruppen sollten von Anfang an eingebunden sein. Dazu gehören die FM-Mitarbeiter, die mit oder neben dem neuen System arbeiten werden, die Gebäudenutzer oder Mieter, die indirekt betroffen sind, sowie das Management, das das Projekt sponsort. Wichtig ist eine offene Kommunikation über Sinn und Zweck des Piloten: Den Mitarbeitern sollte klargemacht werden, was die Ziele sind und dass ihr Feedback erwünscht ist. Man könnte z.B. dem Reinigungspersonal mitteilen: „Dieser Roboter soll Euch bei der Bodenreinigung unterstützen und monotone Fahrwege abnehmen, damit Ihr Euch intensiver um Detailreinigungen kümmern könnt – er ersetzt Euch nicht, sondern ist ein Hilfsmittel.“ Und man sollte diese Worte ernst meinen und so leben. Es ist ratsam, im Verlauf des Piloten laufend Feedback einzuholen – etwa in wöchentlichen kurzen Meetings: „Wie kommt ihr mit dem Roboter zurecht? Gibt es Probleme oder Ideen?“ Die Mitarbeiter, die täglich mit dem Roboter umgehen, haben oft wertvolle Hinweise (z.B. bemerken sie, dass der Roboter an einer bestimmten Schwelle immer hängen bleibt oder dass er um die Mittagszeit lieber nicht fahren sollte, wenn noch Personen in der Kantine sind). Wenn man dieses Feedback aufnimmt und im Projekt umsetzt (vielleicht den Schwellenübergang modifiziert oder die Einsatzzeit anpasst), fördert das die Akzeptanz und verbessert zugleich das Ergebnis. In Deutschland sollte zudem der Betriebsrat – falls vorhanden – früh einbezogen werden, um etwaige Ängste der Belegschaft abzubauen und zu versichern, dass das Projekt mitbestimmungskonform abläuft (z.B. hinsichtlich Datenschutz bei einem Video-Roboter etc.).

• Risikobewertung und Gegenmaßnahmen: Bereits in der Pilotphase sollte man mögliche Risiken identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen parat haben. Was tun, wenn der Reinigungsroboter eine Pfütze hinterlässt und jemand ausrutscht? -> Mit Warnschildern arbeiten, nur nach Büroschluss reinigen, Trocknungsfunktion prüfen. Was, wenn der Sicherheitsroboter sich verfährt? -> Jemand in Bereitschaft haben, der ihn ferngesteuert wieder auf Kurs bringt. Man kann hier vorab eine Art mini-“FMEA” (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) durchführen: Denkbare Fehlerszenarien durchspielen und Notfallpläne aufstellen. Ebenso sollte man definieren: Wann wird ein Pilot abgebrochen? (z.B. bei einem sicherheitsrelevanten Zwischenfall). Oftmals wird ein Pilot aber trotz kleinerer Probleme fortgeführt und dient dann der Erarbeitung von Lösungen. Klar ist: Ein Pilotbetrieb findet unter „erhöhtem Sicherheitsnetz“ statt. So sollten z.B. alle Beteiligten wissen, wo der Not-Aus-Knopf am Roboter ist, und ihn im Zweifel nutzen dürfen. Oder man vereinbart, dass während der Pilotphase ein Mitarbeiter den Roboter immer begleitet (bei Sicherheitsdrohnen etwa eine Person mit direkter Sichtverbindung und Eingriffsmöglichkeit). Läuft der Pilot in einer “Sandbox”-Umgebung, können eventuelle Fehler mit geringem Impact aufgefangen werden, was Vertrauen schafft.

• Auswertung und Optimierung: Am Ende der Pilotlaufzeit (oder zu definierten Meilensteinen darin) erfolgt die Auswertung anhand der festgelegten KPIs und des gesammelten Feedbacks. Wurden die Ziele erreicht? Wenn z.B. der Roboter 85% Flächenabdeckung statt der angestrebten 95% schafft, muss man klären, woran das liegt: Technische Limitierung oder organisatorische? Vielleicht muss die Umgebung geringfügig angepasst werden (Möbel etwas umstellen) oder der Roboter erhält ein Software-Update und erreicht dann das Ziel. Oder die Zielvorgabe war zu hoch und man justiert sie. Die Ergebnisse des Piloten sollten transparent an alle Stakeholder zurückgemeldet werden – das stärkt das Vertrauen und die Motivation. Sollten die Resultate gemischt ausfallen, muss entschieden werden: Weitere Pilotphase mit Verbesserungen? Alternativer Technologieversuch? Oder im schlimmsten Fall: Abbruch, wenn z.B. der Nutzen in keiner Relation zum Aufwand steht. In den meisten Fällen jedoch zeigen Piloten positive Tendenzen mit identifizierten Verbesserungsmöglichkeiten. Diese Learnings gilt es zu nutzen, um Standardarbeitsanweisungen für den künftigen Regelbetrieb anzupassen. Beispielsweise könnte nach dem Pilot klar sein, dass die Putzkräfte jeden Abend Stühle hochstellen müssen, damit der Roboter ungehindert reinigen kann – eine solche Maßnahme kann man nun in den Reinigungsplan aufnehmen.

• Gestufte Einführung (Roll-out): Wenn der Pilot erfolgreich bewertet wird (d.h. KPIs erfüllt und keine unlösbaren Probleme), geht es an die schrittweise Ausweitung. Es hat sich bewährt, nicht sofort die maximale Ausbaustufe anzupeilen, sondern stufenweise vorzugehen – „Step by Step“. Das heißt, man erweitert den Einsatzbereich allmählich, beobachtet weiter und optimiert. So könnte man z.B. nach einem Etagenpilot den Reinigungsroboter auf zwei oder drei ähnliche Etagen ausdehnen. Oder nach einem Gebäude-Pilot den Sicherheitsroboter zusätzlich in einem zweiten Gebäude einsetzen. Dieser gestaffelte Ansatz hält die Störungen im laufenden Betrieb minimal und ermöglicht es, kontinuierlich aus dem Feedback zu lernen und nachzusteuern. Bei jeder Erweiterungsstufe sollten Leistung und Akzeptanz erneut überwacht werden, um sicherzustellen, dass die skalierte Lösung genauso gut funktioniert wie im Piloten. Dabei ist zu bedenken: Je größer der Roll-out, desto mehr Systemintegration ist evtl. gefragt – z.B. wie verwaltet man zehn Reinigungsroboter gleichzeitig? Dafür braucht man vielleicht eine zentrale Flottenmanagement-Software oder genügend Personal, das die Koordination übernimmt. Es kann auch nötig werden, die Infrastruktur hochzuskalieren (z.B. WLAN-Abdeckung verbessern, mehr Ladestationen installieren). Diese Punkte sollte man idealerweise aus dem Pilot schon vorweggenommen haben, aber in der Praxis tauchen oft in der Skalierung neue Herausforderungen auf.

• Kriterien für den Vollbetrieb: Es ist sinnvoll, im Voraus festzulegen, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit aus dem stufenweisen Roll-out ein Regelbetrieb wird. Beispielsweise: „Wir rollen das Konzept auf alle 10 Gebäude aus, sobald in den ersten 3 Gebäuden die Nutzerzufriedenheit und die Reinigungsqualität mindestens so hoch sind wie vorher und der Zeitaufwand um X% reduziert wurde.“ Solche Kriterien verhindern übereilte Entscheidungen und sichern, dass der Roll-out auf einer soliden Basis erfolgt.

Während Pilot und Roll-out sollte man einen ständigen Feedback- und Kommunikationsfluss aufrechterhalten. Es empfiehlt sich, z.B. wöchentliche kurze Runden der Pilotteams einzurichten oder ein internes Diskussionsforum (etwa MS Teams Kanal), wo Erfahrungen ausgetauscht werden. So kann ein Gebäude aus den Erfahrungen des anderen lernen (z.B.: In Gebäude A gab es Probleme mit dem WLAN, daher hat Gebäude B gleich einen Repeater installiert). Die Einbeziehung des Herstellers oder Dienstleisters in diese Feedbackschleife ist ebenfalls wertvoll – oft können sie auf Basis der Pilotdaten Softwareanpassungen vornehmen oder Hinweise geben.

Nicht zuletzt sollte man während des Piloten die digitale Reife der eigenen Organisation im Auge behalten. Die Einführung eines oder zweier Roboter mag einfach wirken, aber das Management von Dutzenden Geräten und Systemen erfordert fortgeschrittene digitale Kompetenzen und Strukturen. Der Pilot kann ein guter Prüfstein sein: Sind unsere Mitarbeiter und unsere IT darauf vorbereitet, mehr Automation zu betreuen? Brauchen wir evtl. zusätzliche Schulungen oder sogar neue Positionen (z.B. einen „Robotics Coordinator“ im Team)? In vielen deutschen FM-Unternehmen werden in diesem Zuge neue Rollen definiert – etwa für Datenanalyse der Gebäudeprozesse oder für die Wartung der Robotik. Der Pilot gibt Hinweise darauf, ob diese Schritte erforderlich sind, bevor man groß skaliert.

Zusammenfassend stellt ein gut durchgeführtes Pilotprojekt, gefolgt von einer gestuften Einführung, sicher, dass die Implementierung von Robotik im FM reibungslos, faktenbasiert und von den Menschen getragen verläuft. Dieses Vorgehen minimiert Risiken und schafft interne Erfolgsgeschichten, die die Akzeptanz für den weiteren Ausbau erhöhen. Es entspricht dem deutschen Prinzip der sorgfältigen Erprobung und kontinuierlichen Verbesserung. Oder, wie es in einem Fachartikel treffend formuliert wurde: Beginnen Sie mit einem kleinen, kontrollierten Piloten, um Risiken zu minimieren, Prozesse zu optimieren und aussagekräftige Daten zu gewinnen – und erweitern Sie dann schrittweise, basierend auf echtem Feedback und Erfolgskriterien. So erreicht man verlässliche Ergebnisse und letztlich eine schnellere Skalierung, weil alle Beteiligten – vom Mitarbeiter bis zum Management – die Einführung miterlebt haben, Vertrauen gefasst haben und nun Befürworter statt Skeptiker der neuen Technologie sind.

Die Implementierung von Robotern und Automatisierung bringt – neben allen Chancen – auch wesentliche Sicherheits- und Haftungsfragen mit sich. Im deutschen Regelwerk müssen Facility Manager sicherstellen, dass alle eingesetzten automatisierten Systeme nicht nur effektiv, sondern vor allem sicher und regelkonform betrieben werden.

• Maschinensicherheit & CE-Kennzeichnung: Jeder im Gebäudebetrieb eingesetzte Roboter – sei es ein Reinigungs- oder Transportroboter, eine Drohne oder ein anderes automatisiertes Gerät – gilt rechtlich als „Maschine“ oder Arbeitsmittel und fällt damit unter die entsprechenden EU-Vorschriften. Er muss mit einem CE-Zeichen versehen sein, welches bestätigt, dass er alle zutreffenden europäischen Richtlinien und Normen einhält. In nahezu allen Fällen ist dabei die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG einschlägig, die grundlegende Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen an Maschinen stellt. Üblicherweise erreicht der Hersteller die CE-Konformität durch Anwendung harmonisierter europäischer Normen. Eine besonders relevante Norm für mobile Roboter ist DIN EN ISO 3691-4:2020, die sich mit der Sicherheit von fahrerlosen Flurförderzeugen und ihren Systemen befasst. Auch wenn diese Norm ursprünglich für AGVs (Automated Guided Vehicles) in Lagerhallen gedacht ist, gelten viele Prinzipien analog für Serviceroboter in öffentlichen Räumen: z.B. Anforderungen an Laserscanner, sichere Bremswege, Geschwindigkeitsbegrenzungen abhängig von der Umgebung. Ein autonomer Reinigungsautomat ist sicherheitstechnisch mit einem „fahrerlosen Flurförderzeug“ vergleichbar, und die Einhaltung von ISO 3691-4 gewährleistet, dass er z.B. über Kollisionsschutzsensoren, sanftes Abbremsen und zuverlässige Not-Halt-Einrichtungen verfügt. Weitere wichtige Normen sind u.a. DIN EN 1175 (elektrische Ausrüstung von Flurförderzeugen) und DIN EN ISO 13849 (Sicherheit von Maschinen – sicherheitsbezogene Teile von Steuerungen), welche z.B. definieren, wie Notbremsschaltungen und Steuerungssysteme aufgebaut sein müssen, damit sie im Fehlerfall keine gefährlichen Zustände hervorrufen. Für Roboter, die eng mit Menschen zusammenarbeiten (sogenannte Cobots), wären auch ISO 10218 bzw. die Spezifikationen nach ISO/TS 15066 relevant, um etwa sichere Kraftgrenzwerte festzulegen – das spielt etwa eine Rolle, wenn ein mobiler Roboter theoretisch gegen ein Bein fahren könnte: Er muss dann so leicht bzw. langsam sein oder über Sensoren verfügen, dass keine Verletzung entsteht.

• Wichtig ist, dass die CE-Konformität primär Sache des Herstellers ist – aber der Betreiber (hier das FM oder der Gebäudeeigentümer) ist dafür verantwortlich, dass das Gerät nur im bestimmungsgemäßen Gebrauch eingesetzt wird und dass Schutzeinrichtungen nicht manipuliert werden. Werden Roboter ins Gebäude integriert, kann unter Umständen eine sogenannte „Gesamtheit von Maschinen“ entstehen, bei der der Betreiber zum Hersteller wird. Zum Beispiel: Wenn ein FM-Unternehmen mehrere modulare Robotereinheiten und Fördersysteme zu einem automatisierten Logistiksystem kombiniert, müsste es ggf. eine Gesamtkonformitätserklärung ausstellen. In der Praxis beschränkt sich das FM meist auf den Betrieb von Standardrobotern – aber sobald man z.B. bauliche Veränderungen vornimmt oder Roboter in die Gebäudeleittechnik mit Steuerbefehlen einbindet, sollte man die CE-Implikationen prüfen. Hier empfiehlt es sich, im Zweifel Sachverständige (z.B. TÜV SÜD, DEKRA) hinzuzuziehen, die beurteilen können, ob die Änderungen die Konformität beeinträchtigen könnten.

• Gefährdungsbeurteilung & Betriebssicherheit: Gemäß §3 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) hat der Arbeitgeber (bzw. Betreiber) eine Gefährdungsbeurteilung für die Bereitstellung und Benutzung von Arbeitsmitteln durch Beschäftigte zu erstellen. Ein Roboter, der im Gebäude eingesetzt wird, ist ein Arbeitsmittel in diesem Sinne – besonders, wenn Mitarbeiter mit ihm interagieren oder in seinem Umfeld arbeiten. Daher muss das Facility Management vor Inbetriebnahme eine Bewertung aller möglichen Gefährdungen durchführen: mechanische Risiken (könnte jemand von dem Roboter angefahren werden?), elektrische Risiken, ergonomische Risiken (z.B. Stolperfallen durch die Ladestation), hygienische Risiken (Setzt der Reinigungsroboter Chemikalien ein?), etc. Aufgrund dieser Bewertung sind Schutzmaßnahmen festzulegen: Das könnten organisatorische Maßnahmen sein (z.B. der Roboter darf nur fahren, wenn keine Publikumsverkehr ist; oder es gilt ein 2-Meter-Abstand, den der Roboter um Personen einhält), technische (Zusatzsensoren, Absperrungen nachts) und personenbezogene (Unterweisung der Beschäftigten). Ein praktisches Beispiel: Für einen autonomen Reinigungsautomaten könnte die Gefährdungsbeurteilung ergeben, dass durch feuchte Böden Rutschgefahr besteht – Maßnahme wäre dann z.B., den Roboter so zu programmieren, dass er in Randzeiten reinigt und der Boden bis Arbeitsbeginn trocknet, sowie „Vorsicht, nass“-Schilder aufzustellen. Oder sie stellt fest, dass Batteriewechsel eine Gefahr darstellen (Schweres Heben) – dann würde man entweder das Personal schulen oder einen Hebewagen bereitstellen. Die Gefährdungsbeurteilung muss dokumentiert werden. Bei einem etwaigen Unfall dient sie als Nachweis, dass man vorausschauend gehandelt hat. Die Behörden (Gewerbeaufsicht, Unfallversicherungsträger) könnten diese auch anfordern. Speziell z.B. die BG Bau oder BG ETEM (je nach Zuständigkeit) werden Interesse haben, wie man die Zusammenarbeit Mensch-Roboter geregelt hat.

• TRBS 1115 (Cybersecurity-Aspekt): Wie bereits erwähnt, wurde in der TRBS 1115 Teil 1 das Thema Cybersicherheit von Anlagen eingeführt. Obwohl diese Vorschrift wörtlich erstmal Aufzugsanlagen im Blick hatte, ist ihre Grundidee auch für Robotik anwendbar: Wenn ein automatisiertes System über Netzwerke kommuniziert (die allermeisten modernen Roboter tun das – sei es über WLAN, Mobilfunk oder Bluetooth), dann muss berücksichtigt werden, dass ein Cyberangriff die Sicherheit beeinträchtigen kann. Ein Extrembeispiel wäre: Ein Hacker übernimmt die Kontrolle über einen Sicherheitsroboter und steuert ihn gezielt gegen Personen oder deaktiviert seine Sensoren. Oder jemand hackt den Reinigungsroboter, sodass er Schadstoffe versprüht (sehr theoretisch, aber zu denken ist z.B. an Manipulation der Reinigungsmitteldosierung). TRBS 1115 verlangt, dass solche Szenarien in der Risikoanalyse mit betrachtet werden. Praktisch sollte also bei der Gefährdungsbeurteilung ein Punkt „IT-Security“ auftauchen, und man sollte – ggf. zusammen mit der IT-Abteilung – definieren, welche Schnittstellen der Roboter hat und wie diese abgesichert sind (z.B. verschlüsselte Verbindungen, Firewall, kein Zugang aus dem Internet ohne VPN, regelmäßige Updates). Interessanterweise wird in TRBS 1115 auch gefordert, dass bei einer Prüfung durch eine befähigte Person (z.B. bei einer wiederkehrenden Aufzugsprüfung) künftig kontrolliert wird, ob Cybersecurity-Aspekte berücksichtigt wurden, und bei Nichtbeachtung ein Mangel vermerkt wird. Übertragen aufs FM könnte man sagen: Ein Auditor (z.B. ISO 27001, falls man sowas hat, oder die interne Revision) wird schauen, ob wir uns Gedanken gemacht haben, dass z.B. die Videos der Überwachungsdrohne vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

• Haftung und Versicherung: Die Frage der Haftung bei Unfällen mit Robotern ist komplex und berührt Produkthaftungs-, Vertrags- und ggf. sogar Strafrecht. Grundsätzlich gilt nach dem ProdHaftG (Produkthaftungsgesetz) der Hersteller verschuldensunabhängig für Personen- und Sachschäden, die durch Produktfehler verursacht werden. Wenn also ein Reinigungsroboter aufgrund eines technischen Defekts einen Brand auslöst, könnte der Geschädigte den Hersteller des Roboters haftbar machen. In der Praxis wird aber auch der Betreiber (hier z.B. das FM-Unternehmen oder der Eigentümer) in Anspruch genommen werden, besonders wenn es um die Verkehrssicherungspflicht geht. Beispielsweise: Ein Besucher rutscht auf einem nassen Fleck aus, den der Reinigungsroboter hinterlassen hat. Der Besucher wird sich an den Gebäudebetreiber halten (weil er nicht weiß, dass es der Roboter war oder wer den Roboter hergestellt hat). Der Betreiber müsste dann nach innen Regress beim Hersteller suchen, falls ein Fehler vorlag. Daher ist es wichtig, dass die Verträge mit Herstellern entsprechende Haftungsfreistellungen oder Übernahme von Produkthaftungsfällen regeln. In Wartungsverträgen lassen Hersteller oft Haftungsausschlüsse unterschreiben, hier sollte das FM aber versuchen, im Rahmen der Gewährleistung und Produkthaftung auf der sicheren Seite zu sein.

• Im Verhältnis zum Auftraggeber (z.B. einem Mieter oder Eigentümer, für den man als Dienstleister tätig ist) hat das FM-Unternehmen oft vertraglich bestimmte Pflichten, den Betrieb sicher durchzuführen. Wenn ein FM-Dienstleister einen Reinigungsroboter einsetzt, entbindet ihn das nicht davon, gegenüber dem Kunden für Reinigungsschäden oder Unfälle zu haften. Es wird zwar dem FM überlassen, wie es seine Leistung erbringt (mit Mensch oder Maschine), aber bleibt verantwortlich für das Ergebnis und die Sicherheit. Daher muss das FM Sorge tragen, dass Roboter sachgemäß eingesetzt werden und im Schadenfall greift erstmal die Haftpflichtversicherung des FM-Unternehmens.

• Entsprechend sollten alle betrieblichen Versicherungen auf die neuen Risiken angepasst werden. Eine Betriebshaftpflicht (oder bei Eigentümern die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht) sollte decken: Schäden durch autonome Geräte im Betrieb. Hier ist es ratsam, dem Versicherer proaktiv mitzuteilen: „Wir setzen jetzt Sicherheitsdrohnen / Reinigungsroboter ein“ und sich schriftlich bestätigen zu lassen, dass eventuelle Schäden durch diese mitversichert sind. In einigen Fällen müssen Versicherer das Risiko neu bewerten, aber oft werden sie im Rahmen der „Tätigkeitshaftpflicht“ das mit abdecken, solange es Teil des versicherten Betriebs ist. Bei Drohnen gilt es separat, eine Luftfahrt-Haftpflichtversicherung abzuschließen oder die bestehende um eine Drohnenklausel zu erweitern – das ist Pflicht in Deutschland. Viele allgemeine Haftpflichtversicherungen schließen Schäden durch Drohnen nämlich aus, weil sie als Luftfahrzeug gelten. Das muss man also separat regeln.

• Ein oft übersehener Punkt: Arbeitnehmerhaftung bzw. Unfallschutz. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter durch einen Roboter verletzt wird? Angenommen, ein Reinigungskräfte-Kollege stolpert über den Roboter oder klemmt sich die Hand. Solche Arbeitsunfälle sind durch die BG abgedeckt, aber es könnte Diskussionen geben, ob grobe Fahrlässigkeit im Spiel war (z.B. wenn der Arbeitgeber den Roboter in Betrieb ließ trotz bekannter Gefahr). Um hier gar nicht erst Probleme aufkommen zu lassen, muss man mit sauberer Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und Schutzausrüstung etc. vorsorgen, so dass im Schadensfall gezeigt werden kann: Wir haben alles Zumutbare getan.

• Notfall- und Übersteuerungsprotokolle: Jedes automatisierte System sollte “fail-safe” gestaltet sein und dem Menschen im Zweifel Vorrang einräumen. Praktisch bedeutet das: Not-Aus – Alle Roboter sollten an leicht zugänglicher Stelle einen Nothalt-Schalter haben, der sofort die Bewegung stoppt und die Antriebe deaktiviert. Mitarbeiter sind dahingehend zu unterweisen. Außerdem sollten klare Prozesse definiert sein: Was tun, wenn der Roboter eine Störung hat? (z.B. wer darf ihn neu starten, muss ggf. eine Abschaltung gemeldet werden etc.) Bei Drohnen bedeutet das: Dürfen sie z.B. nicht in der Nähe von Menschen über diesen schweben und müssen sie im Zweifel sofort landen. Oft wird auch gefordert, einen manuellen Modus zu haben – z.B. könnte man den Reinigungsroboter in einen Handmodus schalten und wie einen normalen Scheuersaugautomaten nutzen, falls die Sensorik versagt. Im Bereich Brandschutz: Ist zu überlegen, wie Roboter sich bei einem Feueralarm verhalten. Ideal ist, sie sind ins Brandmeldesystem integriert und fahren bei Alarm sofort in eine Parkposition, um Fluchtwege freizuhalten und nicht den Einsatzkräften in die Quere zu kommen. Auch das sollte in den Notfallplan aufgenommen werden.

• Prüfung und Zertifizierung im Betrieb: Neben der Hersteller-CE muss im Betrieb oft eine wiederkehrende Prüfung stattfinden. Manche Roboter zählen laut Betriebssicherheitsverordnung als „prüfpflichtige Arbeitsmittel“ – z.B. wenn sie als Hebezeug fungieren (ein Regalbedienroboter) oder ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel (dann BG ETEM alle paar Jahre Prüfung auf E-Sicherheit nach DGUV Vorschrift 3). Gerade im Übergangsfeld, wo Robotik neu ist, entwickeln sich die Prüfkonzepte noch. Ein Indiz: Bei Fraunhofer SIRIUS hieß es ausdrücklich, man habe die Abnahme durch TÜV und BG erreicht. Das zeigt, dass solche Systeme Sonderprüfungen unterliegen können. In der Praxis wird man sicher mit dem “Technischen Ausschuss Betriebssicherheit” (der TRBS formuliert) und den BG-Regeln up-to-date bleiben müssen, was an spezifischen Prüfungen auf FM-Robotik zukommt.

• Dokumentation & Organisation: Ein integraler Bestandteil zur Abwehr von Haftung ist auch die Dokumentation. Dazu gehört: Betriebsanweisungen für den Umgang mit Robotern (z.B. als Aushang oder digitales Dokument), Unterweisungsnachweise der Mitarbeiter (wer wurde wann am System geschult?), Wartungsprotokolle (der Roboter wird regelmäßig instand gehalten, um Ausfälle zu verhindern) sowie Aufzeichnungen über Störungen und Unfälle (– und was man daraus gelernt hat). Solche Dokumente zeigen im Ernstfall, dass man dem Organisationsverschulden entgegengewirkt hat. Im Ernstfall könnte nämlich bei groben Verstößen auch mal der Staatsanwalt wegen Fahrlässigkeit ermitteln, z.B. wenn ein Roboter jemanden schwer verletzt und herauskommt, er war wissentlich mangelhaft konfiguriert. Deshalb: Im Zweifel eher zu viel dokumentieren als zu wenig.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von Robotik im FM zwar technisch stark getrieben ist, aber unbedingt mit dem Blick auf Sicherheit und Haftung durchdacht werden muss. Indem man EU- und DIN-Normen rigoros einhält, umfassende Gefährdungsbeurteilungen durchführt, die Versicherung involviert und klare Notfallpläne aufstellt, schafft man einen sicheren Rahmen für den Betrieb. Der Fall des SIRIUS-Fassadenroboters verdeutlicht dies: Er wurde erst dann kommerziell eingesetzt, als er „alle erforderlichen Komponenten wie Robotik, Reinigungstechnik, Absturzsicherung und Medienversorgung in einem System vereinte“ und den Sicherheitsnachweis (TÜV/Unfallkasse) erbracht hatte. Genauso muss jeder Reinigungs- oder Sicherheitsroboter in einem Bürogebäude die „Prüfung“ der betrieblichen Sicherheit bestehen, bevor man ihn auf die Menschheit loslässt. Mit dieser Sorgfalt lassen sich die Vorteile der Automatisierung genießen, ohne die Sicherheit der Mitarbeiter oder Besucher zu kompromittieren. Und man selbst – als verantwortlicher Facility Manager – kann ruhig schlafen, weil man weiß, dass alles menschenmögliche getan wurde, die Maschinensicherheit zu gewährleisten und die Haftungsrisiken unter Kontrolle zu haben.

Der wohl entscheidendste Faktor für den Erfolg von Automatisierungsprojekten im FM ist der Mensch. Die beste Technik nützt wenig, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen. Daher muss parallel zur technischen Implementierung ein genauso professionelles Change Management erfolgen:

• Veränderung des Mitarbeiter-Rollenbilds: Wenn Roboter Routineaufgaben übernehmen, wandeln sich die Aufgaben und das Selbstverständnis der FM-Mitarbeiter. Anstatt z.B. stundenlang Böden zu wischen, wird die Reinigungskraft der Zukunft vielleicht mehr Qualitätskontrolle betreiben, spezielle Reinigungsarbeiten (Desinfektion, Detailreinigung) übernehmen und den Roboter eher „supervidieren“. Das heißt, die Mitarbeitenden steigen in der Tätigkeitskette auf: weg von rein manueller Ausführung, hin zu Überwachung, Steuerung und Optimierung der automatisierten Prozesse. So könnte eine Reinigungskraft künftig als „Robot Operator“ fungieren, die mehrere Reinigungsroboter im Blick hat – dafür sorgt, dass sie mit Verbrauchsmitteln versorgt sind, bei Störungen eingreift, vielleicht sogar die Auswertungsdaten liest und anpasst, wo der Roboter wann reinigt. Für das Wartungspersonal gilt Ähnliches: Sie werden weniger Zeit mit dem Abarbeiten simpler Checklisten verbringen, weil dies die Software übernimmt, und können sich dafür intensiver den komplexen Störanalysen oder vorbeugenden Reparaturen widmen. Insgesamt werden menschliche Tätigkeiten also anspruchsvoller, aber auch interessanter. Allerdings erfordert dies auch neue Kompetenzen.

• Schulung und Qualifizierung: Training ist das A und O, damit sich Mitarbeiter in der neuen Umgebung zurechtfinden und die Chancen nutzen können. Jeder, der mit den Robotern arbeitet (direkt oder indirekt), sollte eine angemessene Unterweisung erhalten. Diese beinhaltet zum einen die Bedienung: Wie starte/stoppe ich den Roboter? Was bedeuten die Anzeigen? Wie reagiere ich auf eine Fehlermeldung? – im Grunde eine Maschinenunterweisung, analog zu jeder anderen neuen Ausrüstung. Zum anderen – und das ist besonders wichtig – sollte Schulung die Scheu vor der Technik nehmen. Viele Arbeitnehmer hatten noch nie einen „Kollegen Roboter“. Durch Demonstrationen und praktisches Üben lernt man, dass der Roboter berechenbar ist und nichts Mysteriöses. Außerdem muss natürlich das Sicherheitswissen vermittelt werden (Wie kann ich den Roboter im Notfall anhalten? Welche Sicherheitsabstände sind einzuhalten? etc.). Oft ist es sinnvoll, Multiplikatoren auszubilden: also ein paar besonders technikaffine Mitarbeiter intensiver zu schulen, die dann als interne Experten fungieren. Diese können den Kollegen bei Fragen helfen und evtl. kleine Wartungen selbst durchführen. Schulungsbedarf besteht aber nicht nur auf Bedienungsebene: Auch Soft Skills sind gefragt, wenn z.B. ein Mitarbeiter künftig einem Chatbot „Kollegen“ in der Disposition hat. Da gilt es, neue Arbeitsabläufe zu erlernen (z.B. dass man Tickets, die der Bot falsch zugeordnet hat, korrigieren muss und dem Bot Feedback gibt, damit er lernt). Je nach Ausmaß der Automation kann auch Fortbildung im Bereich Datenanalyse oder IT-Sicherheit nötig sein. Hier können deutsche Unternehmen ggf. auf Fördermittel zurückgreifen (die Bundesagentur für Arbeit hat Programme für Weiterbildung, wenn durch Digitalisierung Qualifikationsbedarf entsteht).

• Umgang mit Ängsten um den Arbeitsplatz: Ein zentrales Thema des Change Management ist die Kommunikation, dass Roboter keine Konkurrenz, sondern Werkzeuge sind. Es ist zu erwarten, dass Mitarbeiter – gerade langgediente – zunächst skeptisch reagieren oder sogar Angst haben, „durch Maschinen ersetzt“ zu werden. Um dem entgegenzuwirken, sollten Führungskräfte früh und offen die Gründe für die Automatisierung erklären und deren Vorteile für alle betonen. Etwa: „Wir setzen den Reinigungsroboter ein, um die ständig wachsende Fläche mit gleicher Mannschaft sauberzuhalten – wir finden kaum noch gutes Reinigungspersonal und wollen Euch nicht überlasten. Der Roboter hilft uns, das Niveau zu halten, ohne dass jemand entlassen wird.“ Diese Botschaft muss ehrlich sein und im Handeln konsequent umgesetzt werden. Wenn z.B. trotz Einführung des Roboters Überstunden abgebaut oder offene Stellen intern umverteilt werden anstatt abgebaut, spüren die Mitarbeiter, dass es nicht um Personalabbau geht, sondern um Entlastung. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, die Erfolge, die Mitarbeiter durch Robotereinsatz erzielen, hervorzuheben und zu würdigen: Z.B. „Dank Frau Müller und unserem neuen Robotersystem konnten wir die Reklamationen um 30% senken – das ist Ihr gemeinsamer Verdienst!“. Solch ein Lob zeigt dem Team, dass die Zusammenarbeit mit dem Roboter als positive Leistung gesehen wird.

• Mitarbeiter frühzeitig beteiligen: Wie schon im Piloten beschrieben, ist die Einbeziehung der Mitarbeiter von Anfang an ein Erfolgsfaktor. Menschen neigen dazu, Veränderungen eher zu akzeptieren, wenn sie das Gefühl haben, sie mitgestalten zu können. Daher kann man z.B. Freiwillige suchen, die bei der Auswahl des Robotermodells mitwirken, oder Mitarbeiter den Roboter „taufen“ lassen (viele Firmen geben ihren Robotern menschliche Namen, was tatsächlich die Akzeptanz erhöht – aus einem anonymen Gerät wird „Harry der Reinigungsroboter“, der als Kollege gesehen wird). In der Rudolf Weber ARENA in Oberhausen wurde etwa ein Reinigungsroboter der LionsBot-Serie „Sam“ getauft und hat ein freundliches Interface mit Augen, der den Leuten zuzwinkert. Solche Vermenschlichungen mögen spielerisch wirken, aber sie erleichtern es dem menschlichen Gegenüber, das Gerät zu akzeptieren und sogar Sympathie zu entwickeln. Mitarbeiter, die den Roboter als „Teil des Teams“ betrachten, werden sich auch verantwortlich fühlen, ihn sinnvoll einzusetzen und gut zu behandeln.

• Kommunikation & Transparenz: Ein Change-Prozess sollte begleitet werden durch fortlaufende Kommunikation. Neben formalen Schulungen bieten sich z.B. FAQ-Dokumente an („Häufige Fragen zur neuen Technologie“), in denen man auf Sorgen eingeht: „Braucht der Roboter mich jetzt überhaupt noch?“ – Antwort: „Ja, wir brauchen Sie mehr denn je, denn Sie übernehmen nun die Qualitätskontrolle und schwierigere Aufgaben…“. Oder interne Newsletter-Beiträge, die über die Fortschritte berichten. Idealerweise gibt es ein offenes Forum (sei es ein regelmäßiges Teammeeting oder ein internes Social-Media-Board), wo Mitarbeitende Feedback geben können: Was läuft gut, wo klemmt es? Indem man diese Rückmeldungen ernst nimmt und evtl. Prozesse nachjustiert, zeigt man den Mitarbeitern, dass sie trotz Automatisierung gehört werden. Und man sollte nicht scheuen, Fehler einzugestehen: Wenn z.B. anfangs ein Bot vielen Mitarbeitern überflüssige E-Mails schickt und das nervt, sollte das Projektteam sagen: „Danke für den Hinweis, wir reduzieren die Benachrichtigungen.“ Diese Fehlerkultur signalisiert, dass Mensch und Maschine eben beide lernen und besser werden können.

• Kultur der Zusammenarbeit etablieren: Letztlich soll sich eine harmonische Kollaboration einstellen. Das bedeutet, dass Roboter integraler, aber unspektakulärer Teil des Arbeitsalltags werden. In dem Moment, wo die Mitarbeiter nicht mehr viel Aufhebens darum machen, dass ein Roboter dabei ist, sondern ihn wie selbstverständlich nutzen oder auch mal neckisch behandeln („Der Robby hat heute einen guten Job gemacht, viel sauberer als gestern!“), ist ein großer Schritt erreicht. Oft hilft es, die Vorteile immer wieder vor Augen zu führen: „Schaut, wir mussten früher zu dritt das Parkdeck kehren, jetzt macht das der Roboter und ihr könnt in der Zeit die Grünanlagen pflegen, was euch ohnehin lieber ist.“ Wenn Mitarbeitende am eigenen Leib spüren, dass ihnen z.B. monotone, körperlich anstrengende Aufgaben abgenommen werden, schlägt Skepsis meist schnell in Zustimmung um. Im Idealfall werden die Mitarbeiter zu Promotoren der Technologie: Sie erklären neu hinzukommenden Kollegen stolz, wie man mit dem Bot arbeitet, oder bringen sogar eigene Ideen für weitere Automatisierungspotenziale ein. Aus Praxisberichten weiß man, „Wenn Mitarbeiter den Nutzen der Roboter verstehen und wie diese ihre Arbeit erleichtern, werden sie zu Befürwortern der Technologie – was zu einer reibungsloseren Einführung, schnellerer Skalierung und letztlich einem erfolgreicheren Einsatz führt.“.

Im Zuge dieser Mensch-Maschine-Integration entwickeln sich natürlich auch die Anforderungsprofile im FM. Bei Stellenausschreibungen könnten künftig „Robotik-Affinität“ oder IT-Kenntnisse ausdrücklich erwünscht sein. Für bestehende Beschäftigte eröffnen sich aber auch neue Karrierepfade: Wer etwa bislang „Sicherheitsmitarbeiter“ war, kann sich zum „Security Robotics Operator“ fortbilden lassen – dies kann sogar mit Lohnperspektiven einhergehen, weil höherqualifizierte Aufgaben oft besser vergütet werden. Somit kann Automatisierung auch ein Weg sein, das FM-Berufsbild attraktiver zu machen und dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken (gerade junge Bewerber sind eventuell eher angezogen von einem Job, der mit High-Tech-Tools arbeitet, statt von Hand Mülleimer zu leeren).

Insgesamt zeigt sich, dass Automatisierung und Menschlichkeit im FM kein Widerspruch sein müssen, sondern sich ergänzen können. Durch umsichtige Veränderungsbegleitung wird aus potenziellem Widerstand Neugier und schließlich Routine. Die Mitarbeiter erfahren, dass sie trotz (oder gerade wegen) der Technik unverzichtbar sind – nur hat sich ihr Aufgabenschwerpunkt verschoben. Die Arbeitsumgebung wird sicherer und ergonomischer, weil Roboter gefährliche oder ermüdende Arbeiten übernehmen; zugleich können Menschen ihre besonderen Stärken – Kreativität, komplexe Entscheidungsfähigkeit, Empathie – besser einsetzen, da sie nicht mehr in Trivialaufgaben gebunden sind. Das FM-Team der Zukunft besteht somit aus einer Symbiose von Mensch und Maschine: Die Roboter liefern die Effizienz und Daten, die Menschen die Intelligenz, Erfahrung und den persönlichen Service. Unternehmen, die ihre Belegschaft auf diesem Weg mitnehmen und entwickeln, werden die Früchte ernten: höhere Produktivität, gepaart mit motivierten Mitarbeitern, die stolz darauf sind, Teil eines innovativen, zukunftsfähigen Arbeitsumfelds zu sein.