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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Strukturiertes Betriebskonzept für Standortplanung

Facility Management: Nutzung: Büro » Strategie » Geschäftsprozesse » Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Strukturiertes Vorgehen zur Sicherstellung von Funktion, Servicequalität und Betreiberverantwortung

Strukturiertes Vorgehen zur Sicherstellung von Funktion, Servicequalität und Betreiberverantwortung

Ein neuer Bürostandort ist mehr als ein Gebäude mit Tischen: Er ist eine Plattform für Arbeit, Kommunikation, Kultur und Produktivität. Damit er funktioniert, braucht es mehr als Architektur und Technik – es braucht ein Betriebskonzept, das alle betrieblichen, organisatorischen und infrastrukturellen Aspekte systematisch regelt. Das Betriebskonzept definiert, wie der neue Standort im Alltag funktioniert, welche Services zur Verfügung stehen, wie Prozesse ablaufen, wer wofür zuständig ist – und wie Qualität, Sicherheit und Nachhaltigkeit gewährleistet werden. Es ist ein zentrales Steuerungsinstrument für Facility Management, HR, IT, Kommunikation und Führung.

Ein Betriebskonzept für neue Bürostandorte ist kein Papierprodukt – es ist Steuerungsinstrument, Sicherheitsnetz und Entwicklungshilfe zugleich. Es verbindet Raum, Technik, Service, Kultur und Nachhaltigkeit zu einem funktionierenden Ganzen. Das Facility Management ist dabei die koordinierende Klammer zwischen Technik, Organisation, Kommunikation und Qualität – und sorgt dafür, dass das Büro nicht nur gut aussieht, sondern auch gut läuft.

Zielsetzung des Betriebskonzepts für Bürostandorte

  • Sicherstellung eines reibungslosen Starts und Betriebs ab Tag 1

  • Definition von Rollen, Prozessen, Services und Standards

  • Integration des neuen Standorts in bestehende Systeme, Verträge und Servicelevel

  • Sicherstellung der Betreiberverantwortung nach ArbStättV, ASR, DGUV, ESG-Anforderungen

  • Grundlage für Nutzerkommunikation, Schulung und Weiterentwicklung

Struktur und Inhalte des Betriebskonzepts

Kapitel

Inhalt

Allgemeines

Standortbeschreibung, Nutzerprofil, Betriebsziele

Flächenstruktur

Raumarten, Zonen, Kapazitäten, Raumprofile

Nutzergruppen & Services

Mitarbeitende, Gäste, Dienstleister, Sonderbereiche

Technik & Infrastruktur

Klima, Licht, IT, Sicherheit, Reinigung, Druck

FM-Leistungen

Reinigung, Wartung, Entsorgung, Empfang, Versorgung

Zuständigkeiten & Organisation

Betreiber, Objektleitung, Dienstleistersteuerung

Betriebsregeln

Öffnungszeiten, Buchung, Nutzung, Hausordnung

Sicherheitskonzept

Fluchtwege, Zutritt, Alarmierung, Erste Hilfe

Nachhaltigkeit / ESG

Materialstandards, Energie, Mülltrennung, Mobilität

Dokumentation & Qualitätssicherung

Checklisten, Prüfpflichten, Feedbackprozesse

Schnittstellen und Verantwortlichkeiten

Rolle

Verantwortung im Betriebskonzept

Facility Management

Gesamtkoordination, Flächenbetrieb, FM-Dienstleister

HR / People & Culture

Kommunikation, Onboarding, Arbeitsplatzstandards

IT / Digitalisierung

Netz, VC, Medien, Supportprozesse

Sicherheit / Brandschutz

Fluchtwege, Alarmierung, Unterweisung

Nutzende / Teams

Mitwirkung bei Nutzung, Feedback, Rücksichtnahme

Integration in Systeme und Betriebsstruktur

  • CAFM-System: Raumprofile, Ausstattungsdaten, Prüfzyklen

  • Buchungssysteme: Meetingräume, Arbeitsplätze, Services

  • Helpdesk / Ticketsystem: Störungen, Serviceanforderungen

  • DMS / Intranet: Regelwerke, Betriebsanleitungen, Ansprechpartner

  • ESG-Tools: Energieverbrauch, Flächenkennzahlen, CO₂-Daten

Nutzerzentrierung und Serviceorientierung

  • klare Regeln zur Raumnutzung, Desk Sharing, Meetingkultur, Verpflegung

  • Einführung von Serviceleveln für Reinigung, Technik, IT-Support

  • Bereitstellung von Nutzerinformationen über Intranet, Welcome-Screens, Onboarding-Kits

  • Feedbackmechanismen für kontinuierliche Verbesserung (z. B. QR-Code am Raum)

  • Raumprofile mit Ausstattung, Services, Etikette, Ansprechpartner

Nachhaltigkeit und ESG-Integration

Maßnahme

Umsetzung im Betriebskonzept

Energieeffizienz

LED, Zeitschalttechnik, Präsenzsensorik

Mülltrennung & Abfalllogistik

Behälterkonzepte, Schulung, Kennzeichnung

Flächeneffizienz

Desk Sharing, Meetingflächensteuerung

Mobilität

Fahrradparkplätze, ÖPNV-Anbindung, Ladepunkte

Materialwahl

nachhaltige Möbel, Oberflächen, Reinigungsmittel

Erfolgsfaktoren für ein wirksames Betriebskonzept

Erfolgsfaktor

Wirkung

Frühzeitige Konzeption

Reibungsloser Übergang von Bau in Betrieb

Interdisziplinäre Abstimmung

Keine Lücken in Systemen, Services, Zuständigkeiten

Standardisierung mit Raum für Flexibilität

Betriebssicherheit + Nutzerspielraum

Digitale Integration

Datenbasierter Betrieb, Monitoring, Reporting

Regelkommunikation & Schulung

Nutzende kennen Regeln, Abläufe, Services