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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Büros: Apps für Smartphones und Tablets

Facility Management: Nutzung: Büro » Strategie » Geschäftsprozesse » Apps für Smartphones und Tablets

Mobile Anwendungen als Schlüssel zu Komfort, Effizienz und Nutzerbindung im modernen Arbeitsplatz

Mobile Anwendungen als Schlüssel zu Komfort, Effizienz und Nutzerbindung im modernen Arbeitsplatz

Das Büro hat sich vom statischen Arbeitsplatz zum dynamischen, serviceorientierten Erlebnisraum gewandelt. In dieser neuen Arbeitswelt übernehmen Apps für Smartphones und Tablets eine zentrale Rolle – sie ermöglichen Mitarbeitenden, Gästen und Dienstleistern, Orte, Services und Informationen digital zu steuern, unabhängig von Ort und Uhrzeit. Ob Raumbuchung, Arbeitsplatz-Check-in, Störungsmeldung, Navigation oder Feedback: Mobile Apps sind das Interface zur digitalen Büroinfrastruktur und ein wichtiger Bestandteil einer modernen Workplace Experience – gesteuert durch Facility Management, IT und HR. Apps für Smartphones und Tablets sind ein zentrales Werkzeug für den Betrieb moderner Büroflächen. Sie machen Services, Räume und Kommunikation intuitiv, effizient und mobil nutzbar – und tragen wesentlich zur digitalen Transformation von FM- und Arbeitsplatzprozessen bei. Facility Management wird durch sie zum Service-Orchestrator mit direkter Verbindung zur Nutzerschnittstelle – in Echtzeit, systemintegriert und nutzerzentriert.

Mobile Apps für moderne Büro- und FM-Prozesse

Zielsetzung mobiler Büro-Apps

  • Vereinfachung des Büroalltags durch nutzerzentrierte Funktionen

  • Förderung von Flexibilität, Effizienz und Selbstorganisation

  • Beitrag zu Smart Building- und ESG-Strategien

  • Unterstützung hybrider und agiler Arbeitsweisen

  • Verbesserung von Servicequalität, Kommunikation und Raumauslastung

Typische Funktionen moderner Büro-Apps

Funktionsbereich

App-Funktion auf Smartphone / Tablet

Raumbuchung

Live-Verfügbarkeit, Filter (Größe, Ausstattung), Sofortbuchung

Desk Sharing / Arbeitsplatzwahl

Zonenbasiertes oder tagesaktuelles Buchen von Arbeitsplätzen

Navigation im Gebäude

Indoor-Wayfinding zu Räumen, Personen, Services

Serviceanforderung

Catering, Reinigung, Technik-Support

Störungsmeldung

Foto, Kategorie, Standort – Weiterleitung ans Helpdesk

Nutzerfeedback

Bewertung von Räumen, Services oder Gesamterlebnis

Digitale Türöffnung / Zugang

QR-Code oder NFC-gesteuerter Zugang zu Flächen

Integration in Systemlandschaften

System

Verknüpfung zur App

CAFM-System

Raumdaten, Ausstattung, Reinigung, Wartung

Helpdesk / Ticketsystem

Eskalation von Störungen, Rückmeldung zu Bearbeitung

Buchungssystem

Synchronisation mit Outlook / Exchange / Google Kalender

Sensorik

Belegung, Temperatur, CO₂ – Anzeige in Echtzeit

HR-System

Integration für Onboarding, Arbeitsplatzzuweisung

ESG-Tool

Nutzerbezogene Kennzahlen wie Mobilität, Energieverbrauch

Für Mitarbeitende

  • intuitive Navigation durch hybride Arbeitsumgebung

  • Self-Service statt Hotline oder E-Mail-Anfrage

  • mehr Autonomie im Arbeitsalltag (z. B. Arbeitsplatzwahl)

  • Zeitgewinn durch digitale Vorgänge

Für Facility Management

  • strukturierte Rückmeldungen zu Störungen oder Services

  • bessere Auslastungsdaten und Raumnutzungsanalysen

  • Automatisierung von Prozessen (z. B. Reinigungsbedarf bei Nutzung)

  • Stärkung der Nutzerbindung durch moderne Servicekultur

Einsatzbereiche über den Büroalltag hinaus

Kontext

Anwendung per App

Besuchermanagement

Voranmeldung, Check-in, Navigation, Ausweis-QR

Eventräume

Buchung, Setup-Anfrage, Teilnehmerübersicht

Parkplatzmanagement

Buchung, Schrankensteuerung, Ladestation

Corporate Gastronomie

Speiseplan, Tischbuchung, bargeldloses Bezahlen

Post- und Paketservice

Benachrichtigung, Abhol-QR, Zustellstatus

Anforderungen an App-Auswahl und Betrieb

Anforderung

Bedeutung

Usability

intuitive Bedienung ohne Schulung

Datenschutz / DSGVO

klare Rechte, Datenlöschung, Serverstandort

Offline-Fähigkeit

Nutzung auch bei Netzunterbrechung

Mandantenfähigkeit

Verwaltung mehrerer Gebäude / Bereiche

Systemkompatibilität

Offenheit für Schnittstellen und bestehende Tools

Rollenkonzept

Steuerung von Nutzerrechten und Sichtbarkeit

Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche App-Einführung

  • Einbindung von FM, IT, Datenschutz und Nutzervertretung

  • Pilotphase mit ausgewählten Flächen und Feedbackschleifen

  • Kommunikation über Intranet, Screens, Führungskräfte, Schulungen

  • Kombination mit Raumleit- oder Digital-Signage-Systemen

  • Dokumentation und Evaluation der Nutzung (KPI-Dashboard)