Arbeitsstättenrichtlinie & Arbeitsschutz

Der Zugang zu Tageslicht und eine gute Beleuchtung sind nicht nur Komfortfragen – sie werden von der ArbStättV und technischen Regeln ausdrücklich gefordert. Die Arbeitsstättenverordnung verlangt, dass Arbeitsplätze so weit wie möglich mit Tageslicht beleuchtet werden und nach Möglichkeit jeder Arbeitnehmer einen direkten Blick nach draußen hat. Natürliches Tageslicht am Arbeitsplatz fördert erwiesenermaßen das Wohlbefinden und die Produktivität, daher wird diesem Aspekt in den deutschen Vorschriften Priorität eingeräumt. In großen Büros ist also darauf zu achten, dass ausreichend Fensterflächen, Oberlichter oder transparente Trennwände vorhanden sind, um Tageslicht tief in die Raumzonen zu führen. Für innenliegende Bereiche oder Zeiten mit unzureichendem Tageslicht muss der Arbeitgeber eine angemessene künstliche Beleuchtung bereitstellen, die den Beleuchtungsstärken gemäß DIN EN 12464-1 (europäische Norm für Beleuchtung von Arbeitsstätten in Innenräumen) entspricht. Diese Norm – in Deutschland in der ASR A3.4 verankert – schreibt typischerweise eine mittlere Beleuchtungsstärke von 500 Lux am Schreibtisch für allgemeine Büroarbeiten vor. Konkret sollten Deckenleuchten und Arbeitsplatzlampen so ausgelegt sein, dass kein Arbeitsplatz weniger als ca. 300 Lux Beleuchtungsstärke aufweist. Die Beleuchtung muss zudem gleichmäßig und blendfrei sein: Blendungen, Reflexionen auf Bildschirmen oder direktes Blenden der Augen sind durch geeignete Mittel zu vermeiden (z.B. entblendete Leuchten, indirektes Licht oder verstellbare Jalousien).

Tageslicht sollte durch intelligente künstliche Beleuchtungssysteme ergänzt werden. Moderne Büros setzen oft auf Tageslichtsensoren und automatische Dimmer, um eine konstante Helligkeit zu gewährleisten und gleichzeitig Energie zu sparen. Auch die Lichtfarbe spielt eine Rolle für den Sehkomfort – neutralweißes Licht im Bereich von 3300–5300 K wird für Büros empfohlen, da es Tageslicht ähnelt und die Augen weniger ermüdet. Außerdem sollten Bildschirme möglichst seitlich zum Fenster ausgerichtet oder mit Blendschutz versehen werden, damit Sonnenlicht keine störenden Blendungen auf den Monitoren verursacht. Durch eine Kombination aus optimaler Tageslichtnutzung, normgerechter künstlicher Beleuchtung nach DIN EN 12464-1 und Blendschutz (etwa durch Rollos oder Monitorplatzierung) können Facility Manager sicherstellen, dass sie die lichttechnischen Vorgaben einhalten und ein angenehmes Seh-Arbeitsumfeld schaffen. Ausreichende Beleuchtung und ein Ausblick ins Freie sind nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern auch entscheidend für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Beschäftigten.

Ein gesundes Raumklima im Büro ist eine weitere zentrale Säule der Compliance. ArbStättV und die technische Regel ASR A3.6 „Lüftung“ schreiben vor, dass die Luftqualität in Innenräumen durch wirksame Lüftung sichergestellt wird. Praktisch bedeutet das, dass Büros genügend Frischluft erhalten müssen, um die CO₂-Konzentration unter den empfohlenen Hygienewerten zu halten. Die ASR A3.6 gibt hierzu Orientierungswerte: CO₂-Konzentrationen unter 1000 ppm gelten als “hygienisch unbedenklich”, 1000–2000 ppm als “erhöhter Richtwert” (kritische Raumluftqualität) und über 2000 ppm als “inakzeptabel”. Sobald der momentane CO₂-Gehalt 1000 ppm übersteigt, sollten Lüftungsmaßnahmen ergriffen werden – z.B. Fenster öffnen oder die Lüftungsanlage hochfahren – und bei Werten über 2000 ppm besteht zwingender Lüftungsbedarf. Facility Manager sollten sicherstellen, dass die Klima- und Lüftungsanlagen (oder auch natürliche Lüftungsmöglichkeiten) so ausgelegt sind, dass pro Person ausreichend Frischluft zugeführt wird – als Richtwert etwa 20–30 m³ pro Stunde – oder alternativ CO₂-Sensoren einsetzen, um bedarfsgerecht zu lüften. Viele Großraumbüros nutzen heute CO₂-Ampeln oder Sensoren, die anzeigen, wann die Luft “verbraucht” ist, um automatisch Fenster zu öffnen oder Ventilatoren zu aktivieren und so die Raumluft frisch zu halten.

Eng verknüpft mit der Luftqualität ist die thermische Behaglichkeit, die durch Normen wie DIN EN ISO 7730 und die ASR A3.5 (Raumtemperatur) definiert wird. Da Bürobeschäftigte überwiegend sitzend arbeiten, empfehlen die Vorschriften, die Raumtemperatur auf etwa 20–22 °C zu halten. Die absolute Mindesttemperatur für sitzende Tätigkeit liegt bei 19–20 °C; für leichte stehende Tätigkeiten (z.B. in Archiven oder Kopierräumen) sollten mindestens 17 °C erreicht werden. Übermäßige Hitzeentwicklung im Sommer ist ebenfalls zu vermeiden: Bei Außentemperaturen bis 26 °C soll die Innentemperatur in Büros 26 °C nicht überschreiten, und wenn es draußen heißer wird, sind alle zumutbaren Maßnahmen (z.B. Sonnenschutz, Lüfter, Klimatisierung) zu ergreifen, um ein erträgliches Klima zu erhalten. Büros müssen also über ausreichende Heizungsmöglichkeiten für den Winter und effektive Verschattung/Kühlung für den Sommer verfügen. Ein wirkungsvoller Sonnenschutz ist essenziell – große Fensterflächen sollten mit Jalousien, Markisen oder beschichteten Scheiben ausgestattet sein, um das Aufheizen durch Sonneneinstrahlung und Blendung zu verhindern. Luftbewegungen (Zugluft) sind auf ein geringes Maß zu begrenzen, um Unbehagen zu vermeiden; beispielsweise sollte bei einer Raumtemperatur von 21 °C die Luftgeschwindigkeit am Arbeitsplatz nicht über ca. 0,15 m/s liegen, da sonst Kältezonen im Nacken entstehen können.

Zusammengefasst bedeutet Compliance in diesem Bereich, dass Lüftungs- und Klimasysteme so geplant und betrieben werden, dass stets frische Luft und angenehme Temperaturen herrschen. Maschinelle Lüftung oder hybride Systeme in großen Büros sind regelmäßig zu warten, damit sie die einschlägigen DIN- und VDI-Vorgaben zur Luftmenge und Filterung erfüllen. Auch emittierende Büroausstattung (z.B. Laserdrucker) sollte berücksichtigt werden – so empfiehlt es sich, Drucker in gut belüfteten separaten Räumen aufzustellen, um Ozon oder Feinstaubbelastung am Arbeitsplatz zu vermeiden. Durch Überwachung von CO₂-Werten und Klimaparametern können Facility Manager sicherstellen, dass der Arbeitsplatz die geforderten Richtwerte für Innenraumluftqualität und thermische Behaglichkeit gemäß den deutschen Regeln einhält und ein gesundes Raumklima für die Mitarbeiter gewährleistet, im Sinne der DIN EN ISO 7730.

Obwohl die Akustik im Büro im Gliederungsentwurf nicht als eigener Punkt genannt wurde, ist sie ein wichtiger Aspekt der Arbeitsplatzergonomie, der etwa durch die Norm VDI 2569 abgedeckt wird. In großen offenen Bürolandschaften kann Lärm ein erhebliches Problem sein, das Konzentration und Wohlbefinden der Mitarbeiter beeinträchtigt. Deutsche Richtwerte empfehlen, den Hintergrundgeräuschpegel in Großraumbüros bei ca. 45 dB(A) oder darunter zu halten, damit normale Unterhaltungen und Telefonate möglich sind, ohne Kollegen stark abzulenken. Um dies zu erreichen, sollten Facility Manager schallabsorbierende Materialien einplanen (Akustikdecken, Teppiche, stoffbezogene Möbel) und die Raumaufteilung in Zonen vornehmen. Laute Bürogeräte wie Drucker oder Plotter gehören in separate Druckerräume oder Nischen, um ihre Geräusche zu isolieren. Raumteiler und mobile Trennwände mit Schallschutz können ebenfalls dazu beitragen, den Schallpegel zwischen Arbeitsplatzgruppen zu reduzieren. Die VDI-Richtlinie 2569 gibt Empfehlungen für die Raumakustik, u.a. bezüglich maximaler Nachhallzeiten je nach Raumvolumen – so wird in einem mittelgroßen Büro (bis ~1000 m³) eine Nachhallzeit von etwa 0,8–1,0 Sekunden angestrebt, um einen „halligen“ Klang zu vermeiden. Arbeitgeber werden auch ermutigt, in offenen Büros eine „Lärmetikette“ einzuführen (z.B. Ruhezeiten zu bestimmten Stunden oder die Einrichtung von Telefonkabinen).

Zwar sind konkrete Grenzwerte für Lärm im Büro (anders als in der Industrie) gesetzlich weniger streng quantifiziert, doch die Arbeitsstättenregeln verlangen implizit, dass Lärm am Arbeitsplatz auf ein Mindestmaß reduziert wird – niemand soll durch dauerhaften Bürolärm gesundheitlich beeinträchtigt oder übermäßig gestresst werden. Regelmäßige Messungen der Schallpegel können Teil der Gefährdungsbeurteilung sein; falls Werte über den Empfehlungen liegen, sind geeignete Maßnahmen umzusetzen (z.B. zusätzliche Akustikpaneele anbringen oder die Sitzordnung verändern). Die Gewährleistung einer guten akustischen Gestaltung gemäß VDI 2569 trägt nicht nur zur Compliance bei, sondern verbessert spürbar die Fähigkeit der Beschäftigten, sich in Großraumbüros zu konzentrieren.

Die Planung und Aufrechterhaltung wirksamer Fluchtwege ist ein Kernstück der Arbeitssicherheit im Büro und essenziell für die Erfüllung der Vorschriften. DGUV-Vorschriften und die ArbStättV verlangen, dass Fluchtwege freigehalten, ordnungsgemäß gekennzeichnet und schnell erreichbar sind. Laut §4 ArbStättV und der technischen Regel ASR A2.3 hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass alle Gänge, Flure und Ausgänge, die als Flucht- und Rettungswege dienen, „ständig freigehalten“ werden – das heißt, jederzeit frei von Hindernissen sind. In einem großen Bürogebäude bedeutet dies beispielsweise, dass auf den Fluren keine Möbel oder Kartons gelagert werden dürfen und jede Tür entlang eines Fluchtweges sich leicht öffnen lässt, ohne dass man dafür spezielle Schlüssel oder Hilfsmittel benötigt (Notausgangstüren sollten etwa mit Panikriegeln ausgestattet sein).

Alle Flucht- und Rettungswege müssen deutlich mit normierten grün-weißen Rettungszeichen gekennzeichnet sein. In deutschen Arbeitsstätten gilt die DIN EN ISO 7010 für Sicherheitszeichen, sodass die bekannten Piktogramme mit dem laufenden Männchen und Richtungs-Pfeilen verwendet werden, um Ausgänge und den Weg dorthin zu markieren. Diese Schilder müssen dauerhaft angebracht und auch bei Dunkelheit erkennbar sein, was in der Regel eine Notbeleuchtung erfordert. Tatsächlich schreibt ASR A2.3 vor, dass Fluchtwege mit einer Sicherheitsbeleuchtung ausgestattet sein müssen, wenn bei Ausfall der allgemeinen Beleuchtung das gefahrlose Verlassen der Arbeitsstätte nicht gewährleistet ist. Facility Manager sollten regelmäßige Prüfungen der Notbeleuchtung und beleuchteten Fluchtschilder durchführen (oft monatlich), um sicherzustellen, dass sie im Notfall funktionieren. Die deutschen Richtlinien begrenzen zudem die maximale Länge von Fluchtwegen – in der Regel dürfen es bis zum nächsten sicheren Ausgang höchstens 35 m Wegstrecke sein (in normaler Brandgefährdung; in Bereichen mit erhöhter Brandgefahr entsprechend kürzer, z.B. 25 m). In einem mehrstöckigen Bürogebäude sollten von jeder Etage aus mindestens zwei unabhängige Fluchtwege verfügbar sein, meistens ein Treppenhaus im Inneren und ein alternatives zweites Treppenhaus oder beispielsweise eine Notleiter im Außenbereich, wo passend.

Außerhalb des Gebäudes ist eine ausreichende Anzahl von Sammelplätzen festzulegen, die in sicherer Entfernung liegen und an denen sich Evakuierte nach dem Verlassen treffen können. Diese Sammelplätze müssen klar beschildert sein und dürfen nicht durch z.B. parkende Fahrzeuge blockiert werden. Das Facility Management muss die Brandmelde- und Evakuierungsanlagen des Gebäudes in die Sicherheitsplanung integrieren – beispielsweise sicherstellen, dass im Alarmfall alle elektromagnetisch verriegelten Türen auf Fluchtwegen automatisch entriegeln. Moderne Gebäudemanagementsysteme (BMS) können mit Sicherheitssensoren verknüpft werden, sodass z.B. beim Auslösen eines Rauchmelders auch Lüftungsanlagen und Aufzüge gesteuert reagieren (Aufzüge dürfen im Brandfall kein Teil des Fluchtweges sein und werden außer Betrieb genommen). Digitale Evakuierungsplanungstools kommen zunehmend zum Einsatz: Manche Gebäude bieten Smartphone-Apps oder digitale Displays, die den Nutzern den nächstgelegenen Notausgang anzeigen, sowie elektronische Anwesenheitssysteme, die während einer Evakuierung helfen, alle Personen zu erfassen. Letztlich bedeutet die Einhaltung der DGUV- und ArbStättV-Vorgaben in diesem Bereich, dass Fluchtwege deutlich markiert und ständig frei sind, regelmäßige Räumungsübungen durchgeführt werden und alle Gebäudenutzer wissen, wie sie sich im Notfall in Sicherheit bringen können.

Flucht- und Rettungswege in deutschen Büros müssen mit dem genormten grünen „Fluchtwegschild“ klar gekennzeichnet und frei von Hindernissen gehalten werden. Facility Manager sollten dafür sorgen, dass auf allen Fluchtwegen eine Notbeleuchtung installiert ist, die bei Stromausfall funktioniert, und dass Notausgänge jederzeit leicht zu öffnen sind.

Arbeitsschutz im Büro umfasst nicht nur die physische Umgebung – er erstreckt sich auch auf die Gestaltung der Arbeitszeit. Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt klare Grenzen für Arbeitsdauer und Pausen zum Schutz der Gesundheit der Beschäftigten. Grundsätzlich gilt eine tägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden, die nur auf bis zu 10 Stunden verlängert werden darf, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt nicht mehr als 8 Stunden pro Werktag gearbeitet wird. Das bedeutet, dass Facility Manager und Personalabteilungen Systeme einrichten sollten, um die täglichen Arbeitsstunden zu erfassen und sicherzustellen, dass die 10-Stunden-Grenze nicht überschritten wird. Ungeregelte Überstunden über die gesetzlichen Limits hinaus stellen einen Compliance-Verstoß dar, sofern sie nicht in dem vorgeschriebenen Ausgleichszeitraum ausgeglichen werden. Das Gesetz schreibt außerdem eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen vor, was z.B. für Reinigungskräfte oder Haustechniker relevant ist, die nachts arbeiten – sie müssen vor Wiederantritt der Arbeit am nächsten Tag diese Ruhezeit erhalten.

Von zentraler Bedeutung sind auch die vorgeschriebenen Pausenzeiten während des Arbeitstages: Nach mehr als 6 Stunden Arbeit muss eine Pause von mindestens 30 Minuten eingelegt werden, und bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit sind insgesamt mindestens 45 Minuten Pause vorgeschrieben. Diese Pausen können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Im Büroalltag wird dies typischerweise durch eine Mittagspause (meist 30 Minuten) und ggf. eine kurze Nachmittagspause umgesetzt. Die frühere Bildschirmarbeitsverordnung (heute in der ArbStättV-Anhang integriert) empfiehlt zudem kurze, häufige Unterbrechungen bei reiner Bildschirmarbeit, um Augen und Muskulatur zu entlasten. Zwar gibt es hierfür keine starren Vorgaben, doch als anerkannte Leitlinie gilt z.B. die „50-10-Regel“ – nach 50 Minuten Bildschirmarbeit etwa 5–10 Minuten Pause oder Tätigkeitswechsel einlegen.

Um die Einhaltung dieser Vorschriften sicherzustellen, setzen Unternehmen in Deutschland zunehmend auf digitale Zeiterfassungssysteme, die Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter dokumentieren. Tatsächlich hat ein aktuelles Gerichtsurteil festgelegt, dass Arbeitgeber zur systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Solche Systeme können automatisch Warnungen geben oder eingreifen, wenn jemand die zulässige Arbeitszeit zu überschreiten droht, und Vorgesetzte informieren, falls Pausen ausgelassen werden. Das Arbeitszeitgesetz schränkt außerdem Sonntags- und Feiertagsarbeit ein (für Bürobetriebe gilt in der Regel ein Beschäftigungsverbot an Sonn- und Feiertagen, abgesehen von Ausnahmen wie Notdiensten). Daher sollten normale Büroarbeiten nicht auf diese Tage gelegt werden. Durch die Beachtung dieser Arbeitszeitregeln schützen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter vor Übermüdung und Burnout – ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Gesundheitsschutzes. Gleichzeitig vermeidet man rechtliche Sanktionen, denn Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können mit Bußgeldern geahndet werden. Daher müssen Facility Management und HR eng zusammenarbeiten, um Arbeitszeiten im erlaubten Rahmen zu halten, die vorgeschriebenen Pausen zu gewähren und gegebenenfalls flexible Arbeitszeitmodelle oder Schichtpläne einzusetzen, damit die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Kurz gesagt, zu einem sicheren Büro gehört auch, dass alle Mitarbeiter die gesetzlich vorgeschriebenen Erholungszeiten erhalten und Arbeitszeiten nicht über Gebühr ausgedehnt werden.

Jedes größere Büro muss auf medizinische Notfälle vorbereitet sein. Die deutschen Unfallverhütungsvorschriften (insbesondere DGUV Vorschrift 1) verlangen, dass eine bestimmte Anzahl von geschulten Ersthelfern im Betrieb vorhanden ist und dass Erste-Hilfe-Material bereitsteht. In jedem Unternehmen mit mehr als 2 Beschäftigten muss mindestens ein Ersthelfer bestellt werden, der eine entsprechende Ausbildung absolviert hat. Für größere Betriebe steigt die erforderliche Anzahl mit der Belegschaftsgröße: In Verwaltungs- und Büroumgebungen sollten mindestens 5 % der Beschäftigten als Ersthelfer ausgebildet sein, während in höheren Gefährdungsbereichen 10 % vorgesehen sind. Das bedeutet beispielsweise, dass in einem Büro mit 200 Mitarbeitern etwa 10 Ersthelfer zur Verfügung stehen müssen. Diese Personen absolvieren in der Regel einen Erste-Hilfe-Lehrgang (9 Unterrichtsstunden) bei anerkannten Stellen (z.B. Rotem Kreuz oder Berufsgenossenschaften) und alle zwei Jahre eine Auffrischungsschulung, um ihre Kenntnisse aktuell zu halten. Das Facility Management bzw. die Sicherheitsbeauftragten müssen dafür sorgen, dass genügend Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Etagen ausgebildet sind, damit jederzeit – auch bei Urlaub oder Krankheit – Hilfe verfügbar ist.

Hinsichtlich der Ausstattung müssen an allen relevanten Stellen Erste-Hilfe-Kästen bzw. Verbandskästen leicht zugänglich sein. Die DIN 13157 bzw. 13169 legen den Inhalt für kleine und große Verbandkästen fest. Diese Kästen sollten gut sichtbar (durch das grüne Kreuz-Symbol gekennzeichnet) an der Wand montiert und regelmäßig auf Vollständigkeit und Verfallsdaten geprüft werden. Als Faustregel gilt, pro Etage oder für je 50–100 Beschäftigte einen Verbandskasten bereitzuhalten, je nach örtlicher Gegebenheit. Darüber hinaus können Augenspüleinrichtungen oder Notduschen erforderlich sein, wenn besondere Gefahrenstoffe vorhanden sind (im klassischen Büro selten der Fall). Die ArbStättV fordert außerdem, dass bei großen Arbeitsstätten geeignete Erste-Hilfe-Einrichtungen bzw. Räume bereitgestellt werden – in der Regel ist ein eigener Erste-Hilfe-Raum (Sanitätsraum) erforderlich, wenn mehr als 1000 Beschäftigte vor Ort sind oder wenn aufgrund besonderer Unfallgefahren ein solcher Raum nötig ist. Ein Sanitätsraum sollte ebenerdig und für eine Trage zugänglich sein und mit einer Liege, Verbandsmaterial, einem Waschbecken und Notrufinformationen ausgestattet sein.

Alle Ersthelfer und Erste-Hilfe-Einrichtungen sind in einem Notfallplan zu dokumentieren. Das bedeutet, dass die Namen und Telefonnummern der Ersthelfer an Infobrettern und auf Intranet-Seiten bekannt gemacht werden, zusammen mit Hinweisen zum Standort von Erste-Hilfe-Material und ggf. Defibrillatoren. Automatisierte externe Defibrillatoren (AED) sind in deutschen Büros zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, werden aber in vielen großen Firmen als Best Practice angeschafft. Ist ein AED vorhanden, sollten Mitarbeiter in seiner Verwendung unterwiesen werden und entsprechende Hinweisschilder angebracht sein. Der Arbeitgeber ist zudem dafür verantwortlich, eine schnelle medizinische Versorgung zu organisieren – hierzu zählen klare Abläufe, wie im Notfall der Rettungsdienst (Tel. 112 in Deutschland) alarmiert wird und Einweiser an der Straße stehen, um Sanitäter zügig zum Patienten zu führen. Zusammengefasst bedeutet die Erfüllung der Erste-Hilfe-Vorschriften, dass ein ausreichender Anteil an geschulten Ersthelfern vorgehalten wird, an strategischen Punkten genügend Verbandsmaterial und weitere Hilfsmittel verfügbar sind und Aufzeichnungen über Ausbildungen und Ausstattung gepflegt werden. Diese Maßnahmen, die vom Facility Management koordiniert werden, stellen sicher, dass bei einem Unfall oder medizinischen Notfall im Büro sofort und effektiv Hilfe geleistet werden kann.

Nach deutschem Recht (§5 Arbeitsschutzgesetz und ArbStättV §3) muss jeder Arbeitgeber regelmäßig eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes durchführen, um Gefahren zu ermitteln und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen. In einem großen Bürogebäude umfasst dieser Prozess – die Gefährdungsbeurteilung – eine Vielzahl potenzieller Risiken: physikalische, chemische, ergonomische und sogar psychosoziale. Ziel ist es, systematisch für jeden Arbeitsbereich und jede Tätigkeit zu analysieren, welche Gefährdungen für die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten auftreten könnten, diese zu dokumentieren und Maßnahmen zu ihrer Beherrschung festzulegen. So wird bei einer Büro-Gefährdungsbeurteilung beispielsweise die Ergonomie geprüft (sind Stühle und Monitore richtig einstellbar, um Muskel-Skelett-Belastungen zu vermeiden?), es werden Stolper- und Sturzgefahren begutachtet (sind Kabel ordentlich verlegt und Teppiche eben?), die elektrische Sicherheit (keine überlasteten Mehrfachsteckdosen oder defekten Geräte) kontrolliert, ebenso Brandgefahren (korrekte Lagerung von eventuell brennbaren Materialien) usw. Moderne Beurteilungen beziehen auch psychische Belastungen ein, wie Stress durch hohe Arbeitsdichte oder unklare Verantwortlichkeiten, da auch diese die Gesundheit beeinträchtigen können. Der Arbeitgeber sollte bei der Beurteilung, je nach Gefährdungsart, Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Betriebsärzte hinzuziehen.

Die Arbeitsstättenverordnung liefert in ihrem Anhang konkrete Bereiche, die bewertet werden müssen, und die zugehörigen Arbeitsstättenregeln (ASR) geben praxisnahe Kriterien – z.B. die Überprüfung, ob die Raumbeleuchtung ausreichend ist, ob der Lärmpegel akzeptabel bleibt, ob Notausgänge vorhanden und frei sind und ob besonders schutzbedürftige Personengruppen (wie Menschen mit Behinderungen oder Schwangere) entsprechende Vorkehrungen erhalten. In der Regel koordiniert das Facility Management die Gefährdungsbeurteilung gemeinsam mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit des Unternehmens, da viele Maßnahmen bauliche oder technische Einrichtungen im Gebäude betreffen. Man inspiziert dabei nicht nur die einzelnen Arbeitsplätze, sondern auch Gemeinschaftsbereiche (Treppenhäuser, Teeküchen, Sanitäranlagen) und technische Betriebsräume (Serverräume, Haustechnik), um sicherzustellen, dass überall die Vorschriften eingehalten werden. Jede identifizierte Gefährdung muss mit konkreten Maßnahmen beantwortet werden – dies können technische Lösungen sein (z.B. Anbringen eines zusätzlichen Handlaufs, wenn die Treppe steil ist) oder organisatorische Maßnahmen (z.B. Anweisung an Bildschirmarbeiter, regelmäßige Pausen zur Augenentspannung einzulegen). Die Ergebnisse und Maßnahmen werden anschließend schriftlich festgehalten.

Wichtig ist, dass die Gefährdungsbeurteilung kein einmaliger Akt bleibt, sondern kontinuierlich fortgeschrieben wird – sie ist regelmäßig (z.B. jährlich) zu überprüfen und vor allem bei Änderungen zu aktualisieren (etwa bei Büro-Umbauten, Einführung neuer Arbeitsmittel oder nach Ereignissen wie Unfällen). Eine ordentliche Dokumentation ist sowohl intern für Verbesserungen als auch extern für Prüfungen unerlässlich: Kommt es zu einem Unfall oder einer behördlichen Kontrolle, muss das Unternehmen seine Gefährdungsbeurteilung vorweisen und zeigen, welche Schritte daraus resultierten. Auf Nachfrage eines Aufsichtsbeamten oder BG-Prüfers sollte zum Beispiel eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung für das Großraumbüro vorgelegt werden können, aus der hervorgeht, dass alle einschlägigen Gefährdungen beurteilt und Schutzmaßnahmen ergriffen wurden. Eine umfassende und aktuelle Gefährdungsbeurteilung ist somit auch Teil der Audit-Vorbereitung. Viele Unternehmen nutzen digitale Tools oder standardisierte Checklisten (z.B. bereitgestellt von der DGUV oder BAuA), um sicherzustellen, dass kein Themenfeld übersehen wird – von Bildschirmarbeit über Brandschutz bis hin zur psychischen Belastung. Durch das gewissenhafte Durchführen und Aktualisieren der Gefährdungsbeurteilungen trägt das Facility Management zu einem sichereren Arbeitsplatz bei und liefert zugleich den Nachweis, dass alle Gefahren systematisch erkannt und adressiert werden.

Die Vorschriften verlangen nicht nur technische Sicherheitsmaßnahmen – sie verpflichten Arbeitgeber auch, ihre Beschäftigten in Arbeitssicherheit zu unterweisen. §12 ArbSchG und DGUV Vorschrift 1 schreiben vor, dass alle Mitarbeiter regelmäßig Sicherheitsunterweisungen erhalten müssen, in denen sie über Gefahren am Arbeitsplatz und das richtige Verhalten im Notfall informiert werden. In der Praxis bedeutet dies, dass mindestens einmal pro Jahr eine Sicherheitsunterweisung für alle Beschäftigten durchzuführen ist, sowie zusätzliche Einweisungen bei Einstellung, bei einem Arbeitsplatzwechsel oder bei der Einführung neuer Arbeitsverfahren. In einem Büro decken solche Unterweisungen typischerweise Themen ab wie: Vorbeugender Brandschutz und Verhalten im Brandfall (z.B. bei Feueralarm Ruhe bewahren, Räumung über Fluchtwege), die Evakuierungswege und Sammelplätze des Gebäudes, ergonomisch richtiges Einrichten des Bildschirmarbeitsplatzes, der Umgang mit Arbeitsmitteln (z.B. sichere Nutzung von Aktenvernichtern) und Grundlagen der Ersten Hilfe (wo befinden sich Verbandskästen, wer sind die Ersthelfer). Auch über die Rechte und Pflichten der Beschäftigten im Arbeitsschutz müssen sie informiert werden, sowie über betriebliche Regelungen (etwa zum Nichtraucherschutz oder zur Zutrittskontrolle im Gebäude).

Das Facility Management arbeitet hier oft mit der Personalabteilung oder externen Fachkräften zusammen, um diese Schulungen zu organisieren. Ob in Form von Präsentationen, Videos oder E-Learning-Modulen – wichtig ist, dass der Inhalt verständlich vermittelt wird (bei Bedarf zweisprachig, wenn manche Mitarbeiter kein Deutsch sprechen). Ein entscheidender Aspekt ist die Dokumentation der Unterweisungen: Die Teilnahme ist durch Unterschriftenlisten oder digitale Nachweise festzuhalten, einschließlich Datum, behandelten Themen und der Namen der Teilnehmer. Diese Dokumentation dient als Nachweis der Erfüllung der Unterweisungspflicht und hilft gleichzeitig, den Überblick zu behalten, wer ggf. noch nachgeschult werden muss, falls jemand die jährliche Unterweisung verpasst hat.

Neben theoretischen Unterweisungen werden praktische Übungen besonders betont. Die DGUV Information 205-023 und ASR A2.3 empfehlen, regelmäßig Evakuierungsübungen durchzuführen – idealerweise einmal jährlich – gerade in größeren Büros. Dabei wird ein Probealarm ausgelöst und alle Anwesenden üben das zügige Verlassen des Gebäudes über die Fluchtwege bis zum Sammelplatz. Solche Übungen testen die Wirksamkeit des Räumungsplans und machen die Beschäftigten mit dem Ablauf vertraut. Im Anschluss sollte der Evakuierungsleiter (häufig vom Facility Management gestellt) eine Nachbesprechung durchführen und etwaige Probleme identifizieren: Wurden alle Ausgänge benutzt? Haben alle den Alarm gehört? Wie lange hat die Evakuierung gedauert? Diese Erkenntnisse fließen in die Verbesserung der Notfallplanung ein. Andere Übungen können Feuerlöschtrainings oder Erste-Hilfe-Trainings (z.B. die Anwendung von Feuerlöschern oder Wiederbelebungsmaßnahmen) umfassen. Die Arbeitsstättenverordnung fordert ausdrücklich, dass Beschäftigte im Verhalten bei Gefahr unterwiesen werden, und praktische Übungen sind der beste Weg, dieses Wissen zu festigen.

Schließlich sollte Sicherheitsunterweisung keine Einbahnstraße sein – die Mitarbeiter sollten ermutigt werden, Feedback zu geben und auf Gefahren aufmerksam zu machen. Dies fördert eine proaktive Sicherheitskultur. Indem sichergestellt wird, dass jede Person im Büro die Sicherheitsverfahren kennt und geübt hat, erfüllt das Facility Management nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern befähigt auch die Mitarbeiter, im Ernstfall richtig zu reagieren. Eine gut informierte Belegschaft ist ein entscheidender Faktor, um im Notfall Schäden zu begrenzen, und trägt wesentlich zu einem sicheren, regelkonformen Arbeitsumfeld bei.

Compliance in der Arbeitssicherheit ist kein einmaliges Projekt – sie erfordert eine laufende Überwachung und Bereitschaft für Inspektionen. Große Bürostandorte in Deutschland nutzen oft Computerized Facility Management (CAFM)-Systeme oder integrierte HSE-Software, um alle sicherheitsrelevanten Aufgaben im Blick zu behalten. Solche digitalen Werkzeuge können Wartungs- und Prüfpläne hinterlegen und Nachweise speichern: So erinnert das System etwa an die nächste Feuerlöscher-Prüfung, verwaltet alle Dokumente der Gefährdungsbeurteilungen, protokolliert die Schulungstermine der Mitarbeiter und trackt die Instandhaltung der Lüftungsanlagen. Durch diese Zentralisierung lassen sich im Bedarfsfall benötigte Nachweise schnell abrufen. Eine Anbindung an Personaldaten (z.B. um zu wissen, wie viele Mitarbeiter in jeder Abteilung sind oder wer eine Sicherheitsunterweisung braucht) ist ebenfalls hilfreich. Beispielsweise kann beim Onboarding neuer Kollegen automatisch ein Hinweis erfolgen, dass diese vor Arbeitsbeginn die Sicherheitsunterweisung erhalten müssen.

In modernen „Smart Buildings“ spielen IoT-Sensoren eine immer größere Rolle bei der Echtzeit-Überwachung der Arbeitsbedingungen. Sensoren können kontinuierlich Parameter wie CO₂-Gehalt, Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Lärmpegel und Beleuchtungsstärke an verschiedenen Punkten im Büro messen. Wenn einer dieser Werte außerhalb des Sollbereichs gerät (etwa der CO₂-Wert über 1000 ppm steigt oder die Beleuchtungsstärke in einem Bereich unter 500 Lux fällt), können Alarme an das Facility-Team gesendet werden, um umgehend Gegenmaßnahmen einzuleiten (z.B. Lüftung erhöhen oder defekte Lampen austauschen). So wird sichergestellt, dass die Bedingungen dauerhaft innerhalb der in ASR A3.6 und DIN 12464-1 festgelegten Grenz- bzw. Richtwerte bleiben und nicht nur zum Zeitpunkt einer formalen Messung. Darüber hinaus liefern Belegungs-Sensoren und Zutrittssysteme Daten, die ebenfalls für die Sicherheit genutzt werden können – sie können z.B. erkennen, ob Notausgänge verstellt sind (wenn eine Tür blockiert wird) oder ob sich mehr Personen in einem Raum aufhalten als nach Brandschutz zulässig.

Audit-Bereitschaft ist entscheidend, denn die Aufsichtsbehörden – etwa die Gewerbeaufsicht oder Prüfer der Berufsgenossenschaft – können Kontrollen durchführen, teilweise unangekündigt. Im Auditfall werden oft Dokumente (Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungsnachweise, Wartungsprotokolle) gesichtet und die Örtlichkeiten begangen. Ein gut vorbereiteter Facility Manager hat daher aktuelle Ordner oder digitale Verzeichnisse mit allen erforderlichen Unterlagen parat. Es ist ratsam, regelmäßige interne Audits oder Begehungen durchzuführen, um etwaige Mängel schon im Vorfeld zu erkennen und zu beheben. Viele Unternehmen lassen sich auch freiwillig zertifizieren (z.B. nach ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagement), was ein hohes Maß an kontinuierlicher Compliance und Bereitschaft sicherstellt.

Zusammenfassend gilt: ständige Verbesserung und Wachsamkeit sind die Schlüssel, um langfristig gesetzeskonform zu bleiben. Durch Einsatz moderner Technik wie CAFM und Sensorik behält das Facility Management jederzeit den Überblick über den Status von Sicherheit und Vorschrifteneinhaltung. Das hilft nicht nur, Verstöße und daraus resultierende Probleme zu vermeiden, sondern gibt auch Führungskräften, Mitarbeitern und Aufsehern die Gewissheit, dass der Arbeitsplatz unter Kontrolle ist und allen gesetzlichen Arbeitsschutzpflichten genügt. Am Ende zahlt sich dieses Vorgehen durch weniger Unfälle, gesündere Mitarbeiter und reibungslose offizielle Betriebsprüfungen aus.