Arbeitsplatzmöbel (Tische und Stühle)

Arbeitsflächen müssen so ausgelegt sein, dass die jeweiligen Tätigkeiten ohne Einschränkungen ausgeführt werden können. Nach ASR A6 sind die Tischflächen entsprechend der Arbeitstätigkeit und den benötigten Arbeitsmitteln zu bemessen. Die Fläche soll ausreichend Platz für Bildschirm(e), Eingabegeräte, Unterlagen oder Werkzeuge bieten. Gleichzeitig ist eine modulare und flexible Anordnung der Möbel erforderlich, damit sich der Arbeitsplatz an wechselnde Abläufe anpassen lässt. Unterschiedliche Körperhaltungen – beispielsweise sitzend oder stehend – müssen möglich sein. Bei der Gesamtplanung sind neben der Tischfläche auch Beleuchtung, Bewegungsfreiräume und technische Anschlüsse zu berücksichtigen, um ein ergonomisch optimales Arbeitsumfeld zu schaffen.

In der Praxis haben sich bestimmte Mindestabmessungen bewährt. Für Büro- und PC-Arbeitsplätze beträgt die empfohlene Tischfläche typischerweise mindestens 160 cm Breite und 80 cm Tiefe, um Bildschirm, Tastatur und Arbeitsunterlagen unterzubringen. Für Montage- oder Werkstattarbeitsplätze, an denen sperriges oder schweres Material abgelegt wird, werden größere Flächen empfohlen (z. B. etwa 180 cm Breite bei 100 cm Tiefe), um eine hohe Belastbarkeit sicherzustellen. In flexibel genutzten oder gemeinsam genutzten Bereichen kommen modulare Tischsysteme zum Einsatz, bei denen die Tiefe je nach Bedarf variiert werden kann. Eine Mindestbreite von etwa 120 cm pro Arbeitsplatz dient hier oft als Orientierung.

Ein modernes Arbeitsplatzkonzept setzt auf dynamische Möblierung. Besonders wichtig sind höhenverstellbare Schreibtische, die sowohl Sitz- als auch Steharbeiten erlauben. Sie unterstützen regelmäßigen Haltungswechsel und reduzieren statische Belastungen. Stehpulte oder Höhenausgleichspulte können ergänzend eingesetzt werden, um die Nutzung im Stehen zu erleichtern. Flexible, modulare Tischsysteme und mobile Raumteiler ermöglichen darüber hinaus eine Anpassung an wechselnde Teamgrößen oder Prozesse. Dabei muss ausreichend Bewegungsfreiraum (z. B. ca. 60 cm Beinfreiheit) bleiben, damit die Beschäftigten ihren Arbeitsplatz ggf. umordnen oder bewegen können.

Darüber hinaus sind ergonomische Details wichtig: Tischkanten sollten abgerundet sein, um Druckstellen an Unterarmen zu vermeiden. Glänzende oder hochreflektierende Oberflächen sind zu vermeiden, da sie Blendung und Sichtstörungen verursachen können. Stattdessen sind matte, reflexionsarme Oberflächen empfehlenswert. Nach arbeitsmedizinischen Empfehlungen sind zudem die Anordnung von Monitoren und Tastatur, Beleuchtungsverhältnisse sowie die Wahl der Tischhöhe so zu gestalten, dass Augen- und Rückenbelastungen minimiert werden (z. B. Sitzarbeitsplatzhöhe etwa 74 cm, Steharbeitsplatzhöhe etwa 105 cm nach DIN EN 527-1). Insgesamt soll die Gestaltung der Möbel den Erkenntnissen der Ergonomie folgen und durch eine geeignete Arbeitsplatzkonfiguration (Bildschirm, Tastatur, Maus, Tisch, Stuhl) ergonomische Belastungen weitgehend vermeiden.

Ein geeigneter Arbeitsstuhl mit ergonomischen Einstellmöglichkeiten ist zwingend bereitzustellen. Die ASR A6 fordert, dass ein Büro-Arbeitsstuhl zur Verfügung steht, der sicheres und ergonomisches Arbeiten ermöglicht. Solche Stühle müssen u. a. folgende Eigenschaften bieten: Sie sind stufenlos höhenverstellbar (übliches Verstellspektrum ca. 40–52 cm), damit sich der Stuhl an die Körpergröße der Nutzer anpassen lässt. Die Rückenlehne soll in der Höhe und Neigung verstellbar sein und eine Lordosenstütze aufweisen, damit die natürliche Rückenform unterstützt wird. Die Sitzfläche muss tief genug sein, dass die Oberschenkel vollständig aufliegen, während die Kniekehlen frei bleiben. Das Untergestell ist aus einem stabilen, fünfarmigen Fußkreuz mit Rollen zu bilden, um sicheren Stand und Mobilität zu gewährleisten. Sind Armlehnen vorhanden, müssen diese in der Höhe verstellbar oder abnehmbar sein, um Nacken- und Schulterbelastungen zu vermindern. Die Polsterung von Sitz- und Rückenlehne sollte aus atmungsaktivem, widerstandsfähigem Material bestehen. Insgesamt sind die Stühle so auszuwählen, dass sie den gängigen ergonomischen Standards entsprechen (siehe auch DIN EN 1335).

Die genannten ergonomischen Anforderungen müssen systematisch ins Facility Management integriert werden. Bereits bei der Ausschreibung von FM-Leistungen und der Beschaffung von Möbeln sind ergonomische Kriterien verbindlich aufzunehmen (z. B. im Lasten- und Pflichtenheft). Der Betreiber definiert Mindestmaße, Einstellmöglichkeiten und Qualitätsanforderungen für Tische und Stühle vertraglich. Gleichzeitig wird ein zentrales Inventar aller Arbeitsplatzmöbel geführt, in dem Ausstattung, Standort und Zustand erfasst sind. Ein systematisches Lifecycle-Management umfasst Planung der Anschaffung neuer Möbel, vorbeugende Instandhaltung sowie rechtzeitigen Austausch abgewohnter Einheiten. Wartungs- und Erneuerungszyklen werden entsprechend den Herstellerangaben oder internen Vorgaben festgelegt.

Die Umsetzung dieser Maßnahmen wird über regelmäßige Arbeitsplatz- und Sicherheitsbegehungen überwacht. In den üblichen Arbeitsschutz-Audits werden auch Tische und Stühle hinsichtlich Ergonomie-Compliance überprüft. Festgestellte Mängel (z. B. defekte Mechanik oder fehlende Einstellmöglichkeiten) werden protokolliert und lösen sofort Korrekturmaßnahmen aus. Auf diese Weise stellt der Betreiber sicher, dass die ergonomischen Standards dauerhaft eingehalten werden und die Möblierung stets den betrieblichen Anforderungen entspricht.

Alle Tische und Stühle unterliegen regelmäßigen Prüfungen auf Sicherheit und Funktionsfähigkeit. Zu festgelegten Intervallen (z. B. vierteljährlich oder halbjährlich) werden Hauptkomponenten überprüft: Die Höhenverstellung und alle Drehmechanismen müssen reibungslos funktionieren, Schraubverbindungen und Lager müssen fest sitzen. Risse, scharfe Kanten oder beschädigte Oberflächen sind zu erkennen und sofort zu beheben. Ein defekter Stuhl oder Tisch wird umgehend repariert oder ausgetauscht, da er ein Sicherheitsrisiko darstellt. Die empfohlenen Prüfintervalle richten sich nach den Herstellerangaben und nach Arbeitsschutzvorschriften (z. B. DGUV). Alle Prüfergebnisse werden dokumentiert und dienen als Nachweis für behördliche Kontrollen.

Gemäß Arbeitsschutzgesetz muss eine Gefährdungsbeurteilung für alle Arbeitsplätze durchgeführt werden. Dabei ist die ergonomische Einrichtung Bestandteil der Analyse. Unterschiedliche Körpergrößen, Geschlechter und Altersgruppen der Beschäftigten sind zu berücksichtigen, damit die Möbel für alle Personen geeignet sind. Insbesondere werden Sitzhöhe und Tischhöhe auf verschiedene Nutzer abgestimmt. Der komplette Bildschirmarbeitsplatz (Tisch, Stuhl, Bildschirm, Tastatur etc.) wird als Einheit bewertet, um Fehlbelastungen zu vermeiden. Ergonomische Abweichungen (z. B. ein für kleine Mitarbeiter zu hoher Tisch) werden dokumentiert. Alle Anpassungen und getroffenen Schutzmaßnahmen (z. B. Anschaffung von Fußstützen, Monitorarmen oder speziell verstellbaren Stühlen) werden schriftlich festgehalten und regelmäßig überprüft. So wird sichergestellt, dass ergonomische Risiken systematisch minimiert werden.

Der Betreiber muss seine Beschäftigten in der korrekten Nutzung und Einstellung der Möbel schulen. Jeder Mitarbeiter erhält eine Einweisung in die ergonomische Einstellung von Tisch- und Stuhlhöhe sowie in die richtige Sitzhaltung. Es wird erläutert, wie Stuhl und Tisch so eingestellt werden, dass sich ein 90°-Winkel zwischen Ober- und Unterarmen und zwischen Ober- und Unterschenkeln ergibt. Zudem werden wechselnde Sitz- und Stehhaltungen demonstriert. Regelmäßige Auffrischungsschulungen oder ergänzende Angebote wie Rückenschulungen ergänzen diese Maßnahmen. Die durchgeführten Unterweisungen werden dokumentiert (Unterweisungsnachweise) und in Personal- oder FM-Systemen archiviert, um die Einhaltung dieser Pflicht nachweisen zu können. Diese Schulungen sind Teil der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der kontinuierlichen Arbeitsschutzmaßnahmen.

Alle relevanten Vorgänge sind lückenlos zu dokumentieren und aufzubewahren. Dazu gehören insbesondere: die Beschaffungsspezifikationen (Lastenhefte) mit ergonomischen Vorgaben, die Protokolle der Gefährdungsbeurteilung, die Prüf- und Wartungsberichte zu Tischen und Stühlen sowie die Unterweisungsnachweise der Mitarbeiter. Diese Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden, da Arbeitsschutzprüfer oder die Gewerbeaufsicht Nachweise verlangen können. In modernen FM- oder CAFM-Systemen werden diese Daten digital verwaltet, um den Zugriff zu erleichtern. Die Tabelle gibt einen Überblick über typische Dokumenttypen, verantwortliche Stellen und exemplarische Aufbewahrungsfristen:

Die Erfüllung der Betreibervorgaben lässt sich durch Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) überwachen. Mögliche KPIs sind z. B. der Anteil ergonomiekonformer Arbeitsplätze, die Bearbeitungszeit für gemeldete Mängel oder die Mitarbeiterzufriedenheit mit der Arbeitsplatzgestaltung. Konkrete Zielgrößen werden anhand der Unternehmensstrategie festgelegt. Beispielsweise kann als Ziel vereinbart werden, dass ≥ 95 % aller Arbeitsplätze den Ergonomieanforderungen entsprechen, oder dass Reparaturen an defekter Büroausstattung innerhalb von 7 Tagen abgeschlossen sind. Diese Kennzahlen werden periodisch erhoben – etwa durch interne Audits oder jährliche Befragungen – und ausgewertet. Tabelle 6 zeigt Beispiele für KPIs mit Zielwerten und Erhebungsintervallen:

Bei der Auswahl von Möbelleistern und Dienstleistern müssen deren Kompetenz und Qualitätsstandards berücksichtigt werden. Bevorzugt werden Anbieter, deren Produkte nachweislich ASR-konform sind und über entsprechende Ergonomie- und Umweltzertifikate verfügen. Nachhaltige Aspekte – wie Recycelfähigkeit der Materialien oder Umweltzeichen (z. B. Blauer Engel) – können bei der Lieferantenauswahl ebenso eine Rolle spielen. Die Lieferverträge sollten verbindliche Zusagen enthalten, z. B. Garantien für ergonomische Einstellbereiche, Reaktionszeiten im Servicefall sowie die Dauer von Austausch- oder Nachlieferleistungen. Die Vertragserfüllung wird durch regelmäßige Qualitätsabnahmen und Bewertungen der Lieferantenleistung geprüft. So werden pünktliche Lieferung, Produktqualität und Einhaltung ergonomischer Spezifikationen überwacht und dokumentiert.

Die ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze sollte in das betriebliche Gesundheitsmanagement integriert werden. Facility Management arbeitet eng mit dem Betriebsarzt und der Fachkraft für Arbeitssicherheit zusammen, um ergonomische Beurteilungen durchzuführen. Dies kann durch Arbeitsplatzbegehungen oder spezielle Messungen unterstützt werden. Ergänzend zu den technischen Maßnahmen werden Präventionsangebote wie Rückenschulungen, Bewegungspausen oder ergonomische Beratungen angeboten. Für Beschäftigte mit besonderen Bedürfnissen (z. B. Schwerbehinderung oder chronische Erkrankungen) werden individuelle Anpassungen vorgenommen – etwa spezielle Sitzkissen, erhöhte Tische oder rollstuhlgerechte Lösungen. Durch diese Zusammenarbeit von Möbelbereitstellung und Gesundheitsprogrammen wird ein ganzheitliches Präventionskonzept realisiert.

Auch ökologischen Aspekten kommt zunehmende Bedeutung zu. Bei der Möbelauswahl sollten emissionsarme und recyclefähige Materialien berücksichtigt werden. Umweltlabel (z. B. Blauer Engel) oder Zertifizierungen für nachhaltige Produktion können in die Beschaffungskriterien aufgenommen werden. Dies unterstützt die Klimaschutzziele des Unternehmens. In der Lebenszyklusplanung wird überdies der spätere Verwendungszweck alter Möbel bedacht: Intakte Gebrauchtmöbel können weitergenutzt oder an karitative Einrichtungen abgegeben werden. Für nicht mehr verwendbare Möbel sind Recycling- oder Entsorgungswege festzulegen. Durch diese Kreislaufwirtschaftsstrategie wird Abfall reduziert und die Ressourceneffizienz erhöht. Auch die Modularität der Möbelsysteme trägt zur Nachhaltigkeit bei, da sie eine flexible Aufrüstung oder Umnutzung erleichtert.