Drucker, Plotter, Ausgabegeräte

Diese Aufzeichnungen belegen die regelmäßige sicherheitstechnische Prüfung von Druck- und Ausgabegeräten und sind bei Kontrollen zwingend vorzulegen. Gemäß BetrSichV müssen die Ergebnisse von Prüfungen schriftlich festgehalten und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden. In den Prüfaufzeichnungen werden unter anderem Art der Prüfung (z. B. Erstprüfung, Wiederholungsprüfung), der Umfang der geprüften Komponenten und das Ergebnis (einschließlich festgestellter Mängel und durchgeführter Maßnahmen) dokumentiert. Weiterhin ist vermerkt, wer die Prüfung als befähigte Person durchgeführt hat und bis wann die nächste Prüfung fällig ist.

Diese Dokumentation ermöglicht es dem Arbeitgeber, jederzeit nachzuweisen, dass alle vorgeschriebenen Prüfintervalle eingehalten wurden und sich die Arbeitsmittel in einem sicheren Zustand befinden. Insbesondere bei Audits oder im Schadensfall dienen lückenlose Prüfaufzeichnungen als Beleg der betrieblichen Sorgfaltspflicht.

Die Protokolle dokumentieren die elektrische Unbedenklichkeit nach Reparaturen und wiederkehrend im Betrieb. In diesen Protokollen werden die Ergebnisse von Messungen und Prüfungen an elektrischen Geräten detailliert festgehalten. Typische Inhalte sind z. B. Messwerte für Schutzleiterwiderstand, Isolationswiderstand und Ableitstrom, die mit vorgegebenen Grenzwerten gemäß DIN VDE 0701/0702 verglichen werden. Der Prüfende (Elektrofachkraft) hält fest, ob alle Kriterien erfüllt sind oder ob Mängel festgestellt und gegebenenfalls behoben werden mussten.

Ein bestandenes Prüfprotokoll bestätigt die elektrische Sicherheit des Geräts zum Prüfzeitpunkt und gibt einen Termin für die nächste Prüfung vor. Diese Protokolle sind für die Unfallprävention und im Versicherungsfall von großer Bedeutung: Sie belegen, dass das Betriebsmittel vorschriftsgemäß geprüft wurde und keine elektrischen Gefahren für die Nutzer bestehen. Im Betriebsalltag wird meist auch eine Prüfplakette am Gerät angebracht; das schriftliche Protokoll liefert jedoch die nachvollziehbaren Einzelheiten der Prüfung und sollte daher sorgfältig archiviert werden.

Die formale Bestellung stellt sicher, dass Prüfungen ausschließlich durch qualifizierte Personen erfolgen. Durch die schriftliche Bestellung einer zur Prüfung befähigten Person dokumentiert der Arbeitgeber, wer im Unternehmen die Verantwortung für die Durchführung der Prüfungen trägt. In der Bestellurkunde werden die Fachqualifikationen der Person (z. B. einschlägige Ausbildung, Erfahrung, Fortbildungen gemäß TRBS 1203) aufgeführt sowie der konkrete Prüfungsumfang festgelegt – also welche Arbeitsmittel oder Anlagen geprüft werden dürfen und in welchem Rahmen.

Zusätzlich werden Pflichten wie die regelmäßige Weiterbildung der befähigten Person und Befugnisse (z. B. die Berechtigung, unsichere Geräte außer Betrieb zu nehmen) in diesem Dokument festgeschrieben. Diese klare Zuweisung von Zuständigkeiten schafft Rechtssicherheit und stellt sicher, dass Prüfungen rechtskonform von kompetentem Personal ausgeführt werden. Bei einer Überprüfung durch Behörden oder im Haftungsfall kann das Unternehmen so nachweisen, dass es seine Prüfpflichten ordnungsgemäß delegiert und fachkundig erfüllt hat.

Koordinatoren sind insbesondere relevant bei Tonerstoffen, Emissionen oder Wartungsarbeiten durch externe Dienstleister. Die schriftliche Bestellung eines Koordinators legt fest, wer bestimmte Sicherheitsthemen bereichsübergreifend betreut und an Schnittstellen den Überblick behält. So kann beispielsweise ein Gefahrstoff-Koordinator benannt werden, der den Umgang mit Toner und anderen Chemikalien in Druckern überwacht – etwa hinsichtlich Lagerung, Handhabung, Entsorgung und Einhaltung der GefStoffV (Gefahrstoffverordnung).

Ebenso kann ein Fremdfirmenkoordinator bestimmt werden, der Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten externer Techniker an den Geräten koordiniert. Dieser sorgt dafür, dass alle beteiligten Unternehmen ihre Arbeitsschutzpflichten kennen, Zugangsregeln einhalten und keine gegenseitigen Gefährdungen entstehen. In der Bestellurkunde werden Aufgaben, Befugnisse (z. B. Weisungsrechte in Sicherheitsfragen) und Zuständigkeitsbereiche des Koordinators klar umrissen. Für den betrieblichen Alltag bedeutet dies, dass es für kritische Themen – wie etwa Emissionen von Druckern (Feinstaub, Ozon) oder den sicheren Austausch von Bauteilen – einen verantwortlichen Ansprechpartner gibt. Dies verbessert das Schnittstellenmanagement erheblich und erhöht die Sicherheit, da die Kommunikation und Umsetzung von Schutzmaßnahmen zentral koordiniert wird.

Die Herstelleranleitung ist Grundlage für sicheren Betrieb und Instandhaltung. Die vom Hersteller gelieferte Betriebsanleitung enthält alle relevanten Informationen, um das Arbeitsmittel bestimmungsgemäß und sicher zu verwenden. Dazu gehören detaillierte Anleitungen zur Installation, Bedienung, Reinigung und Wartung des Druckers oder Plotters sowie Warnhinweise vor spezifischen Gefahren (z. B. heiße Oberflächen, bewegliche Teile, Laserstrahlen). Nach dem Produktsicherheitsgesetz muss diese Anleitung in deutscher Sprache vorliegen und ist integraler Bestandteil des Produkts.

Für den Arbeitgeber ist die strikte Einhaltung der Herstellerangaben essenziell: In der Gefährdungsbeurteilung werden die Hinweise des Herstellers berücksichtigt, und Abweichungen von diesen Empfehlungen sind zu vermeiden, da ansonsten die Sicherheit der Beschäftigten gefährdet werden kann. Praktisch dient die Betriebsanleitung als Grundlage für die Schulung der Benutzer und der Instandhalter – alle Beteiligten wissen damit genau, welche Schritte sicherheitsgerecht auszuführen sind und welche Maßnahmen im Störungsfall oder bei Fehlermeldungen zu ergreifen sind. Die Dokumentation der Verfügbarkeit und Nutzung dieser Anleitung (z. B. im Rahmen von Unterweisungen) untermauert, dass der Betrieb der Geräte entsprechend den Vorgaben des Herstellers erfolgt.

Diese Informationen sichern die EU-weite Produktsicherheitskonformität elektrischer Ausgabegeräte. Hierbei handelt es sich um Dokumente, die die Sicherheit und CE-Konformität des Geräts nachweisen. Im Rahmen der Niederspannungsrichtlinie (2014/35/EU) und der 1. ProdSV (Erste Verordnung zum ProdSG) stellt der Hersteller sicher, dass jedem elektrischen Betriebsmittel eine Konformitätserklärung sowie Sicherheits- und Gebrauchshinweise beiliegen. Diese Unterlagen bestätigen, dass das Gerät alle grundlegenden Sicherheitsanforderungen erfüllt – beispielsweise hinsichtlich elektrischer Sicherheit, thermischer Risiken und elektromagnetischer Verträglichkeit – und daher mit dem CE-Zeichen versehen werden darf.

Für den Betreiber (Arbeitgeber) sind diese Informationen wichtig, um sich von der Produktsicherheit des angeschafften Druckers/Plotters zu überzeugen. Sie enthalten auch Angaben zu zulässigen Einsatzbedingungen (z. B. Umgebungstemperatur, erforderliche elektrische Absicherung) und zu Schutzvorkehrungen, die beim Betrieb einzuhalten sind. Die Aufbewahrung dieser Herstellerinformationen im Dokumentationsarchiv des Unternehmens dient dazu, im Bedarfsfall (etwa bei Produkthaftungsfragen oder behördlichen Prüfungen) die ordnungsgemäße Beschaffenheit und die gesetzeskonforme Inverkehrbringung der Arbeitsmittel belegen zu können.

Sie konkretisiert die Nutzung im betrieblichen Umfeld und ist Grundlage für Mitarbeiterunterweisungen. Die betriebliche Betriebsanweisung wird vom Arbeitgeber speziell für die Arbeitsstätte und die dortigen Abläufe erstellt. Aufbauend auf den Herstellerangaben und der Gefährdungsbeurteilung beschreibt sie in verständlicher Form alle für die Beschäftigten relevanten Gefahren bei der Benutzung der Drucker, Plotter und Ausgabegeräte sowie die notwendigen Schutzmaßnahmen. Typische Inhalte sind z. B. Hinweise auf elektrische Risiken (etwa die Gefahr eines Stromschlags beim Öffnen von Gehäusen), ergonomische Vorgaben (z. B. korrekte Körperhaltung beim Bedienen von Großformat-Plottern), Verhaltensregeln beim Tonerwechsel (Handschuhe tragen, Einatmen von Tonerstaub vermeiden, für Lüftung sorgen) und das Vorgehen bei Störungen oder Bränden (z. B. Gerät vom Netz trennen, Feuerlöscher einsetzen, Vorgesetzte informieren).

Diese Anweisung wird den Mitarbeitern im Rahmen von Unterweisungen vermittelt und sollte gut sichtbar in der Nähe der Geräte ausgehängt oder digital zugänglich sein. DGUV-Informationen (wie 205-001) empfehlen solche schriftlichen Anweisungen, um die Umsetzung der theoretischen Herstellerangaben in konkrete betriebliche Verhaltensregeln sicherzustellen. So wird erreicht, dass alle Beschäftigten die Geräte einheitlich und sicher bedienen. Im Falle eines Unfalls dient eine Betriebsanweisung zudem als Nachweis, dass der Arbeitgeber seiner Unterweisungspflicht sorgfältig nachgekommen ist.

Die Dokumentation begründet, warum bei bestimmten Geräten vereinfachte Prüfverfahren zulässig sind. Unter bestimmten Voraussetzungen lässt die BetrSichV eine vereinfachte Vorgehensweise bei der Verwendung und Prüfung von Arbeitsmitteln zu – insbesondere, wenn es sich um geringfügige Gefährdungen oder standardisierte Einsatzbedingungen handelt. Diese Verfahrensdokumentation hält fest, für welche Geräte oder Gerätegruppen ein vereinfachtes Prüfverfahren angewendet wird und warum dieses im jeweiligen Fall ausreichend ist.

Beispielsweise kann bei einer großen Anzahl gleichartiger Bürodrucker, die alle in klimatisierten Büroräumen betrieben werden, ein vereinfachtes Prüfkonzept zum Tragen kommen: Anstatt jeden Drucker einzeln vollumfänglich zu prüfen, werden Stichproben geprüft oder verlängerte Prüffristen festgelegt – vorausgesetzt, die bisherigen Erfahrungen und die Gefährdungsbeurteilung zeigen keine sicherheitstechnischen Auffälligkeiten. In der Dokumentation werden die Kriterien für diese Entscheidung dargelegt (etwa Geräteart, Schutzklasse II – doppelte Isolierung, geringe Ausfallquote, niedrige Beanspruchung) sowie die angepassten Prüfintervalle und Prüfumfänge definiert. Wichtig ist auch die Festlegung von Bedingungen, unter denen das vereinfachte Verfahren endet – zum Beispiel, wenn sich Nutzungsbedingungen ändern oder ein sicherheitsrelevanter Vorfall eintritt, woraufhin wieder auf das reguläre Prüfregime umgestellt wird. Diese Dokumentation schafft Transparenz gegenüber Auditoren und Behörden darüber, dass die Prüfplanung risikobasiert optimiert wurde, ohne die Sicherheit zu vernachlässigen.

Die Gefährdungsbeurteilung ist das zentrale Steuerungsinstrument des Arbeitsschutzes für Druck- und Ausgabegeräte. Sie analysiert systematisch alle Gefahren, die bei der Verwendung der Drucker, Plotter und Ausgabegeräte auftreten können. Dies umfasst z. B. elektrische Risiken (Stromschlag, Kurzschluss, Brandgefahr), mechanische Risiken (Quetschstellen an Papierzuführungen oder Schneidevorrichtungen), stoffliche Gefährdungen (Einatmen von Tonerstaub, Ozonbildung bei Laserdruckern, Hautkontakt mit Toner oder Reinigungsmitteln) sowie ergonomische und physikalische Einflüsse (Lärm, ungünstige Arbeitshöhe, Hitzeabstrahlung großer Geräte). Für jede identifizierte Gefährdung legt die Beurteilung passende Schutzmaßnahmen fest: etwa technische Maßnahmen (Schutzabdeckungen, Filter oder Entlüftung für entstehende Emissionen), organisatorische Maßnahmen (regelmäßige Wartung, Zutrittsbeschränkungen bei Wartungsarbeiten, klare Benutzerhinweise) und persönliche Maßnahmen (z. B. Schutzhandschuhe beim Tonerwechsel, ggf. Atemschutz bei großem Toneraufkommen). Außerdem wird definiert, wie die Wirksamkeit dieser Maßnahmen überprüft wird – beispielsweise durch regelmäßige Funktionskontrollen von Lüftungsanlagen, Messung von Emissionswerten oder Befragung der Mitarbeiter nach möglichen Beschwerden.

Die Gefährdungsbeurteilung muss vor der ersten Inbetriebnahme der Geräte durchgeführt und schriftlich dokumentiert sein; sie ist bei Veränderungen (neue Geräte, geänderte Aufstellorte, Unfälle oder Beinahe-Unfälle) unverzüglich zu aktualisieren. Als zentrales Steuerungsinstrument steuert sie alle weiteren Arbeitsschutzaktivitäten: Die in ihr ermittelten Risiken bestimmen die Prüfintervalle, die Inhalte der Unterweisungen und erforderliche Schutzausrüstungen. Im Auditfall oder bei einem Arbeitsunfall dient die Gefährdungsbeurteilung als Kernnachweis, dass der Arbeitgeber die Gefahren systematisch ermittelt und angemessene Schutzmaßnahmen getroffen hat. Damit ist sie unverzichtbarer Bestandteil eines rechtssicheren Betriebs von Druckern, Plottern und ähnlichen Geräten.

Die Festlegung stellt sicher, dass Prüfungen ausschließlich durch fachlich geeignete (befähigte) Personen erfolgen. Nur solche nach BetrSichV anerkannten befähigten Personen verfügen über die nötige Ausbildung, Berufserfahrung und aktuelle Fachkenntnis, um die Sicherheit der Drucker und Plotter fachgerecht beurteilen zu können. Diese Qualifikationsregelung ist zudem Voraussetzung dafür, dass die erzielten Prüfergebnisse bei internen Audits ebenso wie bei Kontrollen durch Behörden oder Unfallversicherungsträger anerkannt werden.

Das Prüfkonzept gewährleistet, dass alle relevanten Gefährdungen regelmäßig bewertet und die Arbeitsmittel dauerhaft in einem sicheren Zustand betrieben werden. Hierzu werden Art und Umfang jeder erforderlichen Prüfung sowie die Prüffristen im Voraus festgelegt, basierend auf der Gefährdungsbeurteilung. Indem sämtliche Ausgabegeräte planmäßig und fristgerecht überprüft werden, lassen sich Sicherheitsmängel frühzeitig erkennen und beheben. Die strukturierte Prüfplanung macht den gesamten Prozess transparent und revisionssicher, sodass bei internen oder externen Überprüfungen jederzeit nachgewiesen werden kann, dass den Prüfpflichten vollumfänglich nachgekommen wird.

Der Nachweis belegt, dass Gefährdungsbeurteilungen fachgerecht, methodisch korrekt und rechtssicher erstellt werden. Damit wird dokumentiert, dass die Person, welche die Beurteilungen durchführt, über entsprechende Fachkunde verfügt – typischerweise nachgewiesen durch Schulungsbescheinigungen oder Zertifikate. Dadurch ist für Audits nachvollziehbar, dass die Gefährdungsbeurteilungen von kompetenten Fachleuten erstellt wurden, was die Qualität und Rechtswirksamkeit dieser wichtigen Grundlage des Arbeitsschutzes sicherstellt.

Herstellerinformationen sind verbindlich in die betriebliche Instandhaltung zu integrieren und dienen der Vermeidung von Fehlbedienung, Ausfällen und Sicherheitsrisiken. Sie geben exakt vor, wie Wartung und Reparatur fachgerecht durchzuführen sind – von empfohlenen Wartungsintervallen über zugelassene Ersatzteile bis hin zu speziellen Sicherheitshinweisen für Servicearbeiten. Werden diese Vorgaben konsequent beachtet, bleiben Drucker und Plotter länger funktionstüchtig und sicher. Zudem bilden die Herstellerangaben eine wesentliche Grundlage für die Erstellung von Wartungsplänen oder die Beauftragung externer Wartungsfirmen, da sie einen klaren Maßstab für den erforderlichen Leistungsumfang setzen.

Diese Informationen bilden die sachliche Grundlage für die fundierte Bewertung aller potenziellen Gefährdungen – etwa elektrischer Risiken, thermischer Einwirkungen oder Emissionen (z. B. Tonerstaub). Nur wenn alle relevanten technischen Daten, Umgebungsbedingungen und betrieblichen Erfahrungswerte zusammengetragen werden, kann die Gefährdungsbeurteilung vollständig und belastbar erfolgen. Dazu gehören beispielsweise Herstellerangaben zu Leistungsaufnahme, Temperaturen und Emissionswerten, aber auch Erkenntnisse aus bisherigen Störungen oder dem konkreten Einsatzort des Geräts. Auf dieser Basis lassen sich Risiken realistisch einschätzen und gezielte Schutzmaßnahmen ableiten, wodurch die Gefährdungsbeurteilung sowohl praxisgerecht als auch behördlich nachvollziehbar wird.

Die Notfallinformationen minimieren Personen- und Sachschäden und sind Bestandteil der betrieblichen Unterweisung. In den Notfall- und Störfallanweisungen ist klar beschrieben, wie bei Störungen oder Unfällen mit dem Gerät zu reagieren ist – zum Beispiel durch Stromabschaltung, Einsatz geeigneter Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Maßnahmen und rasche Information der zuständigen Stellen. Klare Vorgaben für solche Situationen ermöglichen es den Beschäftigten, im Ernstfall schnell und richtig zu handeln, anstatt wertvolle Zeit zu verlieren. Damit diese Maßnahmen verinnerlicht werden, sind sie fester Bestandteil der regelmäßigen Unterweisungen und idealerweise in Form von Aushängen oder Betriebsanweisungen an den Arbeitsplätzen präsent.

Das Protokoll belegt, dass Beschäftigte zielgerichtet und situationsbezogen unterwiesen wurden, etwa nach Umbauten oder Störfällen. In einem solchen Unterweisungsprotokoll werden der Anlass, die vermittelten Inhalte, das Datum und die teilnehmenden Personen dokumentiert. Somit kann der Arbeitgeber jederzeit nachweisen, wann und zu welchem Zweck eine außerplanmäßige Schulung stattgefunden hat. Dies bietet ihm im Haftungsfall Sicherheit und zeigt gegenüber Aufsichtsbehörden, dass auf besondere Ereignisse umgehend mit angemessenen Unterweisungen reagiert wurde.

Das Prüfbuch wird insbesondere bei Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft (BG) oder nach Schadensereignissen angefordert und dient als zusammenfassender Nachweis der elektrischen Sicherheit. Darin sind alle wichtigen Prüfdaten für jedes elektrische Arbeitsmittel erfasst – von den Geräte-Stammdaten über die durchgeführten Prüftermine und Ergebnisse bis hin zu den Prüfernamen. Die DGUV-Vorschrift 3 schreibt vor, dass ein solches Prüfbuch auf Verlangen der Unfallversicherung zu führen ist, um jederzeit den ordnungsgemäßen Prüfzustand belegen zu können. Entsprechend bildet das Prüfbuch eine zentrale Grundlage, um der Berufsgenossenschaft gegenüber die Einhaltung der Prüfpflichten nachzuweisen.

Das Schutzkonzept konkretisiert die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung und stellt sicher, dass der Betrieb von Ausgabegeräten sicher, standardisiert und überprüfbar erfolgt. Es dient als verbindliche Grundlage für Unterweisungen, Betriebsorganisation und interne Audits. Im Schutzkonzept werden daher alle potenziellen Gefahren, die bei Betrieb und Umgang mit den Ausgabegeräten auftreten können, systematisch erfasst und entsprechende Schutzmaßnahmen festgelegt. Dabei kommt das T-O-P-Prinzip (technische, organisatorische und personenbezogene Maßnahmen) zur Anwendung: Zum Beispiel werden technische Vorkehrungen wie Abdeckungen, Notabschaltungen oder Belüftungen beschrieben, organisatorische Regelungen wie Zugangs- und Nutzungsbeschränkungen oder Wartungsintervalle definiert und personenbezogene Maßnahmen wie Unterweisungen der Beschäftigten oder die Bereitstellung persönlicher Schutzausrüstung festgelegt. Das Schutzkonzept enthält außerdem klare Zuweisungen der Verantwortlichkeiten für die Umsetzung dieser Maßnahmen und legt fest, wie deren Wirksamkeit regelmäßig überprüft wird. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleiteten Sicherheitsvorkehrungen konsequent in die Praxis umgesetzt, überwacht und bei Bedarf angepasst werden.

Der Bericht ermöglicht eine strukturierte Aufarbeitung von Ereignissen, unterstützt die Ableitung präventiver Maßnahmen und ist zentral für Meldepflichten und Nachweise gegenüber Aufsicht und Versicherung. Jeder Unfall oder Schadenfall im Zusammenhang mit einem Ausgabegerät wird mithilfe dieses Berichts detailliert dokumentiert. Die Vorlage enthält in der Regel eine genaue Beschreibung des Ereignisses und der Beteiligten, eine gründliche Ursachenanalyse sowie eine Auflistung der eingeleiteten Sofortmaßnahmen (z. B. Erste Hilfe, Sicherung der Unfallstelle, Außerbetriebnahme des Geräts) und der vorgesehenen Folgemaßnahmen zur Vermeidung ähnlicher Vorfälle in der Zukunft. Durch diese systematische Aufarbeitung erkennt das Unternehmen mögliche Schwachstellen im Arbeitsablauf oder technische Mängel und kann daraus präventive Maßnahmen ableiten. Der Unfall- und Schadensbericht dient damit intern als wichtiges Lern- und Steuerungsinstrument im Arbeitsschutz.

Gleichzeitig erfüllt der Bericht auch externe Pflichten: Schwerwiegende oder meldepflichtige Unfälle müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben (z. B. gegenüber der zuständigen Berufsgenossenschaft) angezeigt werden. Ein umfassend ausgefüllter Unfall- und Schadensbericht stellt hierfür alle erforderlichen Informationen bereit und kann bei Bedarf Aufsichtsbehörden oder Versicherungen als Nachweis dafür vorgelegt werden, dass der Vorfall ordnungsgemäß untersucht und die notwendigen Konsequenzen gezogen wurden.

Herstellerunterlagen sind wesentliche Primärquellen für die Gefährdungsbeurteilung. Sie stellen sicher, dass gerätespezifische Risiken korrekt identifiziert und berücksichtigt werden. Bereits vor der ersten Inbetriebnahme eines Druckers oder Plotters stellt der Arbeitgeber sicher, dass alle verfügbaren Herstellerdokumente beschafft und ausgewertet werden. Zu diesen Unterlagen zählen in erster Linie die Betriebs- und Bedienungsanleitung, Installations- und Wartungshandbücher, eventuelle Sicherheitsdatenblätter (z. B. für Toner oder Druckerfarben) sowie Konformitäts- oder Prüfnachweise. Solche Dokumente enthalten detaillierte Hinweise zur bestimmungsgemäßen Verwendung des Geräts, zu möglichen Gefahren (etwa Warnungen vor heißen Oberflächen, beweglichen Teilen oder Emissionen wie Ozon und Feinstaub) und zu erforderlichen Schutzvorkehrungen im Umgang und bei der Wartung.

Indem die Gefährdungsbeurteilung auf diesen Herstellerinformationen aufbaut, wird sichergestellt, dass keine gerätespezifischen Risiken übersehen werden. Die vorgesehenen Schutzmaßnahmen können auf diese Weise im Einklang mit den Empfehlungen und Warnhinweisen der Hersteller gestaltet werden. Die Herstellerangaben bilden somit die unverzichtbare Grundlage, um das Arbeitsmittel im Betrieb sicher zu verwenden und alle notwendigen Schutzmaßnahmen fachgerecht abzuleiten.

Der Vermerk dokumentiert die Dynamik der Gefährdungsbeurteilung und stellt sicher, dass Änderungen (z. B. neue Geräte, Standorte, Nutzungsarten) zeitnah berücksichtigt werden. Gemäß BetrSichV ist die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Der Überprüfungsvermerk hält schriftlich fest, wann eine solche turnusmäßige oder anlassbezogene Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung durchgeführt wurde und welches Ergebnis sie hatte.

In dem Vermerk wird angegeben, aus welchem Anlass die Überprüfung erfolgte (z. B. jährlicher Routinecheck, Einführung neuer Geräte, Änderung der Arbeitsumgebung oder nach einem Unfall) und ob Anpassungen erforderlich sind. Dabei werden festgestellte Veränderungen, neu erkannte Gefährdungen oder Verbesserungsmöglichkeiten dokumentiert sowie gegebenenfalls beschlossene Maßnahmenanpassungen und das Datum der nächsten Überprüfung festgehalten. Durch diese fortlaufende Dokumentation bleibt die Gefährdungsbeurteilung stets aktuell. Zudem kann jederzeit gegenüber Auditoren oder Aufsichtsbehörden nachgewiesen werden, dass der Arbeitgeber seiner Pflicht zur regelmäßigen Überprüfung und Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung nachkommt.

Die Verpflichtung der Lieferanten stellt sicher, dass Arbeitsschutzanforderungen bereits in der Beschaffungs- und Lieferkette verbindlich umgesetzt werden und reduziert Betreiber- und Haftungsrisiken. Im Rahmen des Beschaffungsprozesses werden Lieferanten oder andere Auftragnehmer schriftlich dazu verpflichtet, alle einschlägigen Arbeitsschutzvorgaben einzuhalten. Diese Vereinbarung beginnt bei der sicheren Anlieferung und Aufstellung der Geräte: Der Lieferant muss beispielsweise dafür sorgen, dass beim Transport und der Installation keine Gefahren für die Beschäftigten entstehen (etwa durch kippsichere Aufstellung schwerer Drucker oder durch das Vermeiden von Stolperfallen durch Kabel). Eine solche vertragliche Fixierung der Pflichten entspricht den Vorgaben der DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention), die eine enge Abstimmung und Verantwortungsregelung beim Einsatz von Fremdfirmen vorsieht.

Zudem wird festgelegt, dass der Lieferant alle erforderlichen Unterlagen (wie Betriebsanleitungen, Wartungspläne, gegebenenfalls Prüfbescheinigungen) übergibt und, falls vertraglich vereinbart, eine Unterweisung bzw. Einweisung des Bedienpersonals durchführt. So wird sichergestellt, dass das Arbeitsmittel vom ersten Tag an rechtskonform und sicher betrieben werden kann. Aus Sicht des Auftraggebers (Betreibers) trägt eine solche Lieferantenverpflichtung dazu bei, mögliche Haftungsrisiken zu reduzieren: Sollte es zu einem Schadenfall kommen, kann dokumentiert werden, dass der Lieferant vertraglich zur Einhaltung der Arbeitsschutzstandards angehalten war. Gleichzeitig wird die Qualität und Sicherheit der Leistung des Lieferanten proaktiv gesteuert, was insgesamt zu einem reibungsloseren und sichereren Beschaffungsprozess führt.