Diese strukturierte Dokumentationsübersicht beschreibt die erforderlichen arbeitsschutz-, prüf- und organisationsbezogenen Unterlagen für PCs und Server als Arbeitsmittel und elektrische Betriebsmittel in Arbeitsstätten. Sie erläutert, welche Dokumente für die rechtskonforme Bereitstellung, sichere Verwendung, regelmäßige Prüfung sowie revisionssichere Dokumentation erforderlich sind. Grundlage bilden die Vorgaben des Betriebssicherheitsrechts, des Produktsicherheitsrechts und der Unfallverhütungsvorschriften. Die genannten Dokumente sind zentrale Bestandteile eines ordnungsgemäßen IT-Betriebs und professionellen Facility Managements in deutschen Unternehmen.
Antrag auf Befreiung von Vorschriften der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
Feld
Inhalt
Dokumenttyp
Antrag auf Ausnahme/Befreiung
Zweck & Geltungsbereich
Rechtssichere Beantragung von Abweichungen bei besonderen betrieblichen Konstellationen
Rechts-/Normbezug
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
Wesentliche Inhalte
• Begründung der Abweichung • Ersatz- und Schutzmaßnahmen • Risikobewertung
Verantwortlich
Arbeitgeber / Unternehmer
Praxisbezug
Behördennachweis, Rechtssicherheit bei Sonderfällen
Erläuterung
Dieser schriftliche Antrag ist erforderlich, wenn bei der Verwendung von PCs oder Servern ausnahmsweise von einzelnen Vorgaben der BetrSichV abgewichen werden soll – etwa weil eine Schutzmaßnahme im speziellen Fall unverhältnismäßig aufwendig oder technisch nicht umsetzbar ist. Der Arbeitgeber legt darin ausführlich dar, warum die Abweichung nötig ist und wie durch Ersatzmaßnahmen ein gleichwertiges Schutzniveau sichergestellt wird. Zu den Inhalten gehören eine fachliche Begründung der Ausnahme, die Beschreibung geplanter Schutzvorkehrungen als Kompensation sowie eine Risikobewertung, welche nachweist, dass die Sicherheit der Beschäftigten weiterhin gewährleistet ist. Der Antrag wird an die zuständige Behörde (z. B. Gewerbeaufsicht oder Arbeitsschutzamt) gestellt und dokumentiert die Verantwortungsübernahme des Arbeitgebers. Er dient zugleich als Nachweis gegenüber Behörden, dass in Sonderfällen rechtskonform gehandelt wird, und schafft Rechtssicherheit für den Betrieb, wenn Standardvorschriften nicht eins zu eins angewendet werden können.
Prüfaufzeichnungen für Arbeitsmittel
Feld
Inhalt
Dokumenttyp
Prüfaufzeichnungen Arbeitsmittel
Zweck & Geltungsbereich
Nachweis regelmäßiger Prüfungen von PCs und Servern
Prüfaufzeichnungen sind die schriftlichen Nachweise über durchgeführte Sicherheitsprüfungen aller als Arbeitsmittel eingesetzten PCs und Server. Sie dienen dazu, gegenüber internen Auditoren und Aufsichtsbehörden belegen zu können, dass die vorgeschriebenen Prüfintervalle und -umfänge gemäß der Gefährdungsbeurteilung und den technischen Regeln (z. B. TRBS 1201) eingehalten werden. Eine Prüfaufzeichnung enthält in der Regel Angaben zum Prüfumfang, das Prüfdatum und den Name der zur Prüfung befähigten Person, die die Kontrolle durchgeführt hat. Ebenso werden das Prüfergebnis (z. B. „ohne Mängel“ oder festgestellte Defekte) und ggf. festgelegte Fristen bis zur nächsten Prüfung dokumentiert. Gemäß § 14(7) BetrSichV müssen diese Aufzeichnungen bestimmte Mindestangaben enthalten (Art der Prüfung, Umfang, Ergebnis, Prüfer mit Unterschrift) und über die gesamte Verwendungsdauer des Arbeitsmittels aufbewahrt werden. In der Praxis stellen diese Dokumente sicher, dass der Betreiber seinen Pflichten zur Instandhaltung und Überwachung nachkommt, und sie ermöglichen eine lückenlose Historie aller Prüfungen für jedes Gerät.
