TFM & Instandhaltung

• Reaktive Instandhaltung (laufender Betrieb bis zum Ausfall) bedeutet, Bauteile oder Anlagen erst zu reparieren oder auszutauschen, nachdem sie ausgefallen sind. Der vermeintliche Vorteil liegt in der maximalen Nutzung der Anlage bis an ihre Verschleißgrenze – man schöpft die volle Lebensdauer aus, bevor investiert wird. In der Praxis ist ein reaktiver „Fire-Fighting“-Ansatz für komplexe Gebäude jedoch nicht tragfähig, denn ungeplante Ausfälle führen zu störenden Stillstandszeiten und hohen Folgekosten. Wenn ein kritisches Teil plötzlich versagt, entsteht oft Sekundärschaden (z.B. kann ein überhitztes Pumpenlager den Motor in Mitleidenschaft ziehen) und es entstehen teure Noteinsätze (Wochenendarbeit, Express-Ersatzteile). Reaktive Instandhaltung erhöht zudem Sicherheitsrisiken und behebt häufig nur Symptome statt der eigentlichen Ursachen von Problemen. Kurz gesagt: Obwohl reaktive Wartung kurzfristig Kosten aufschieben kann, führt sie zu häufigeren Ausfallzeiten, potenziellen Sicherheitsvorfällen und langfristig höheren Gesamtkosten.

• Präventive Instandhaltung (geplante vorbeugende Wartung) umfasst regelmäßige, geplante Wartungsmaßnahmen, die vor einem Ausfall durchgeführt werden. Ziel ist es, durch systematische Inspektionen, vorbeugende Austausche und Justierungen die Wahrscheinlichkeit von Störungen zu verringern. Im Rahmen solcher Planmäßigen Wartung (PPM) werden Anlagen in festgelegten Intervallen außer Betrieb genommen, um z.B. Inspektionen, Schmierungen, Filterwechsel, Sicherheitsprüfungen etc. durchzuführen. Präventive Wartung erhöht die Betriebszeit und Zuverlässigkeit der Anlagen deutlich – sie verringert nachweislich die Häufigkeit von Störungen und ungeplanten Ausfällen. Durch proaktives Reinigen, Justieren und Teiletausch verlängert man die Lebensdauer der Technik. Der Nachteil ist, dass präventive Maßnahmen geplante Stillstandzeiten und personellen Aufwand erfordern. Geräte werden nach Kalender oder Betriebsstunden gewartet, auch wenn keine Störung unmittelbar bevorsteht; das heißt, man tauscht Teile möglicherweise aus, obwohl noch Restlebensdauer vorhanden ist. Auch müssen Ersatzteile auf Lager gehalten werden, was Kapital bindet. Trotz dieser Aspekte ist die vorbeugende Wartung für große Gebäude in der Regel weitaus wirtschaftlicher als eine rein reaktive Strategie – Studien beziffern, dass jeder investierte Euro in vorbeugende Wartung mehrere Euro an Folgekosten im Havariefall einspart. Präventive Ansätze verwandeln Instandhaltung von einem unkontrollierten, chaotischen Prozess in einen planbaren – was für komplexe Immobilien unerlässlich ist.

• Prädiktive Instandhaltung (zustandsorientiert, datengesteuert) geht noch einen Schritt weiter, indem sie Echtzeitdaten und Analysen einsetzt, um den Wartungsbedarf vorauszusagen. Anstatt starre Intervalle einzuhalten oder auf Ausfälle zu warten, überwacht prädiktive Wartung kontinuierlich den tatsächlichen Zustand von Anlagen (mittels Sensoren und intelligenter Steuerungen) und erkennt Anomalien, die auf einen kommenden Defekt hindeuten. Durch die Analyse von Schwingungen, Temperaturen, Drücken, elektrischen Lasten u.Ä. können vorausschauende Algorithmen oft schon feine Anzeichen von Verschleiß oder Performance-Abfall erkennen, lange bevor ein Ausfall eintritt. Die Wartung erfolgt dann bedarfsgerecht und rechtzeitig, um die Störung zu verhindern. Zu den Vorteilen der prädiktiven Wartung zählt ein ganzheitlicher Überblick über den Zustand der Assets und optimal getimte Eingriffe – sie minimiert ungeplante Ausfälle und vermeidet gleichzeitig unnötigen Teiletausch. Anders ausgedrückt, dieser Ansatz vereint die Zuverlässigkeitsvorteile der Prävention mit höherer Effizienz: Komponenten werden genau dann ersetzt, wenn sie wirklich am Ende ihrer Lebensdauer sind – nicht weit davor (wie bei rein zeitbasierter Prävention) und nicht erst danach (wie bei Reaktivität). Dadurch werden maximale Verfügbarkeit und maximale Ausschöpfung der Bauteillebensdauer gleichzeitig erreicht. Die Herausforderung besteht darin, dass prädiktive Instandhaltung eine Anfangsinvestition in Technik erfordert (Sensorik, Konnektivität, Software) und den Aufbau von Datenanalyse-Kompetenzen voraussetzt. Die Implementierung kann komplex sein – sie verlangt die Integration von Anlagendaten, eine entsprechende Infrastruktur zur Zustandsüberwachung und geschultes Personal für den Betrieb der Systeme. Da jedoch IoT-Lösungen und Analytics-Tools immer erschwinglicher werden, ist prädiktive Wartung auch für Gebäude zunehmend praktikabel. Sie behebt die Schwächen sowohl der reaktiven als auch der rein präventiven Methode, indem sie Ausfälle verhindert und dabei unnötige Wartungsarbeiten minimiert, was letztlich höhere Zuverlässigkeit bei geringeren Lebenszykluskosten bedeutet.

Zusammengefasst kann man sagen: Reaktiv zu arbeiten erscheint vordergründig kostengünstig – bis ein größerer Ausfall passiert; präventive Wartung ist proaktiv, kann aber „Over-Maintenance“ mit sich bringen; prädiktive Wartung schließlich stellt den idealen Ansatz dar, da sie Wartung genau zum richtigen Zeitpunkt durchführt. Für große Büroimmobilien, in denen Betriebszeit, Nutzerkomfort und Sicherheit höchste Priorität haben, reicht es nicht aus, sich ausschließlich auf reaktive Reparaturen zu verlassen. Die Kombination aus solider präventiver Wartung, ergänzt um zustandsbasierte und prädiktive Methoden, bietet das Optimum hinsichtlich Risikominimierung und Kosteneffizienz.

Der Schritt weg von reinen Ad-hoc-Reparaturen beginnt mit der Einführung einer geplanten vorbeugenden Instandhaltung. Das bedeutet, einen strukturierten Wartungsplan für alle Gebäudetechnik-Anlagen zu erstellen – es wird festgelegt, welche Aufgaben wann und wie oft durchzuführen sind und welche Standards dabei zugrunde liegen. In Deutschland orientiert man sich bei der Planung und Organisation von Instandhaltungsmaßnahmen an den Prinzipien von DIN 31051 und DIN EN 13306, zwei grundlegenden Normen für die Instandhaltung. Die DIN 31051 („Grundlagen der Instandhaltung“) definiert die vier Grundmaßnahmen der Instandhaltung – Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung – und liefert einen umfassenden Rahmen, um Wartungsprozesse systematisch zu strukturieren. Die DIN EN 13306 (europäische Instandhaltungs-Terminologie) ergänzt dies, indem sie die Begriffe und Strategien vereinheitlicht und beschreibt. Im Ergebnis stellen diese Normen sicher, dass die Instandhaltung methodisch und planmäßig erfolgt und dass alle erforderlichen vorbeugenden Tasks berücksichtigt werden.

• HLK-Anlagen: Monatliche oder vierteljährliche Inspektionen und Wechsel von Luftfiltern; Schmierung von Lüfterlagern und Pumpenmotoren; saisonale Wartung von Kältemaschinen (Chiller) und Kesselanlagen (Heizung); jährliche Reinigung von Wärmetauschern, Kühlregistern und Verdampfern; Kalibrierung der Sensoren und Regler; sowie vorgeschriebene Sicherheitsüberprüfungen (z.B. jährliche Kesselprüfungen nach Druckbehälterverordnung oder Überprüfung der Gasanlage).

• Aufzüge: Monatliche Sicht- und Funktionsprüfungen durch einen Servicetechniker (Türmechanik einstellen, Bremsen und Fangvorrichtung testen, Notruftelefon überprüfen); Reinigung und Schmierung der Führungsschienen; viertel- oder halbjährliche gründlichere Inspektionen aller sicherheitsrelevanten Bauteile (Tragseile, Antrieb, Steuerung); und die gesetzlich vorgeschriebenen Haupt- und Zwischenprüfungen durch eine ZÜS (siehe nächster Abschnitt zu Regulierung).

• Elektroinfrastruktur: Regelmäßige Thermografie-Prüfungen (Infrarotmessung) an Hauptverteilungen und Schaltschränken, oft einmal jährlich, um erwärmte Klemmen oder Kontaktübergänge frühzeitig zu erkennen; vierteljährliche Überprüfung von Notstromaggregaten und USV-Systemen (inkl. Testläufe unter Last); Nachziehen von Schraubverbindungen und Säubern von Schaltanlagen; Prüfung von Schutzschaltern, RCDs usw.; sowie jährliche Kalibrierung oder Test der Schutzeinrichtungen.

• Sanitär (Trink- und Abwasser): Regelmäßige Kontrolle von Pumpen, Ventilen und Anschlüssen auf Dichtheit; Spülen von selten genutzten Leitungen (zur Vermeidung von Stagnation gemäß VDI 6023); Reinigung von Sieben, Abläufen und ggf. Fettabscheidern; Überwachung der Warmwassertemperaturen (um Legionellenbildung vorzubeugen); Funktionsprüfung von Hebeanlagen, Sumpfpumpen und Notentwässerungen.

Jede Aufgabe im Wartungskalender sollte sich dabei auf die relevanten Normen oder Herstellerempfehlungen beziehen (z.B. Filterwechsel alle 3 Monate gemäß DIN-Vorgaben und Angaben des Herstellers). Nach dem Schema der DIN 31051 werden “Wartung” (Maßnahmen zur Bewahrung des Soll-Zustands, z.B. Reinigen, Nachstellen, Schmieren), “Inspektion” (Kontrollen zur Feststellung des Ist-Zustands) und planmäßige “Instandsetzung” (vorbeugende Reparaturen/Teilersatz) im Plan abgebildet. So wird ein ganzheitlicher Ansatz sichergestellt: Nicht nur akute Defekte werden behoben, sondern der Anlagenzustand wird laufend erhalten und sich anbahnende Probleme werden frühzeitig erkannt.

Ein guter PPM-Plan berücksichtigt auch gesetzliche Prüfungen und obligatorische Inspektionen. Beispielsweise müssen Aufzüge in Deutschland regelmäßig nach BetrSichV geprüft werden (dazu gleich mehr) und auch Brandschutz-Einrichtungen (Sprinkler, Rauchabzüge etc.) haben Wartungsfristen nach DIN/VdS. Solche verpflichtenden Tätigkeiten werden in den Kalender integriert, damit nichts durchrutscht. Zur Verwaltung dieser Termine können Wartungsplanungs-Tools oder CAFM-Systeme erheblich beitragen, indem sie an bevorstehende Aufgaben erinnern und sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden.

Wesentlich ist, dass Instandhaltung zu einer geplanten, routinemäßigen Aktivität wird, anstatt eine Reaktion auf auftretende Störungen zu bleiben. Techniker wissen im Voraus, welche Arbeiten jede Woche oder jeden Monat anstehen, und Gebäudenutzer erleben weniger Störungen. Zwar bedeutet PPM auch, dass es geplante Stillstände gibt – etwa wenn eine RLT-Anlage für zwei Stunden zur Wartung abgeschaltet wird – doch solche Arbeiten kann man auf Nebenzeiten legen (früher Morgen, Wochenende). Das Ergebnis einer disziplinierten PPM-Planung sind eine höhere Zuverlässigkeit, längere Lebenszyklen der Anlagen und mehr Ruhe für Betreiber und Mieter. Im Sinne der deutschen Qualitätsstandards zeigt man damit auch gebotene Sorgfalt („Stand der Technik“) bei der Instandhaltung. Nicht zuletzt liefert ein strukturierter Wartungsplan lückenlose Dokumentationen, dass Wartungspflichten erfüllt werden – was bei Audits, Versicherungsprüfungen oder im Gewährleistungsfall von großem Wert ist.

Die zeit- oder intervallgesteuerte Wartung nach Plan lässt sich weiter optimieren, indem man zustandsbasierte Überwachung (Condition-Based Monitoring, CBM) einsetzt. Hierbei geht es darum, Anlagen kontinuierlich zu beobachten und ihren tatsächlichen Zustand auszuwerten, sodass Wartung sich an Messwerten orientiert statt nur am Kalender. Condition Monitoring nutzt verschiedene Messmethoden und Sensorik, um Anomalien oder Verschleiß in einer frühen Phase zu erkennen und gezielt eingreifen zu können, bevor ein Ausfall eintritt.

• Schwingungsüberwachung: Rotierende Maschinen wie Kältemaschinen, Lüftungsventilatoren, Pumpen oder Aufzugsantriebe können mit Schwingungssensoren ausgestattet werden oder regelmäßig mit einem Handmessgerät auf Vibration analysiert werden. Ungewöhnliche Schwingungsmuster sind häufig der früheste Indikator für sich anbahnende Probleme wie Lagerschäden, Unwuchten oder Fehlausrichtungen. Beispielsweise zeigt eine Pumpe mit beginnendem Lagerschaden bestimmte Frequenzspitzen im Schwingungsspektrum lange bevor das Lager total ausfällt. Durch Trendaufzeichnungen der Schwingpegel können Wartungsteams „Ausreißer“ erkennen und die betreffende Komponente rechtzeitig – geplant – austauschen oder instand setzen. Moderne IoT-Sensoren erleichtern das: Kleine, drahtlose Vibrationssensoren funken kontinuierlich Daten an ein Monitoring-System, und eine Software kann diese Daten auswerten. In einem fortschrittlichen Szenario lernt ein KI-Algorithmus das normale Schwingungsverhalten z.B. einer Lüftungsanlage und erkennt, wenn das Muster sich so verändert, dass statistisch ein Defekt innerhalb eines gewissen Zeitfensters wahrscheinlich wird.

• Thermografie (Wärmebildanalyse): Elektrische Schaltanlagen, Verteilungen und Kabelverbindungen können durch lose Klemmen, Überlast oder Schieflast überhöhte Temperaturen entwickeln. Wärmebildkameras (Infrarot-Thermografie) machen solche „Hot-Spots“ sichtbar. Es ist gängige Praxis, jährlich thermografische Inspektionen der Hauptverteilungen und wichtiger elektrischer Anlagen durchzuführen. Ein Tipp aus der Branche besagt z.B., dass man mit jährlich durchgeführter Infrarotprüfung drohende elektrische Defekte frühzeitig erkennt, da man Bauteile identifizieren kann, die deutlich heißer werden als normal. Ebenso lässt sich Thermografie bei mechanischen Anlagen einsetzen (z.B. um einen sich überhitzenden Motor oder ein reibendes Lager zu erkennen) und sogar am Baukörper (zur Identifikation von Dämmungsproblemen, allerdings ist das mehr ein Energiemanagement-Thema). Indem man elektrische Hot-Spots früh erkennt, kann die Instandhaltung z.B. eine lockere Verbindung festziehen oder eine ungleichmäßige Last verteilen, bevor es zu einem Ausfall oder Brand kommt.

• Sensoren & Messwerterfassung (Gebäudeleittechnik): Viele moderne Gebäudesysteme verfügen bereits ab Werk über Sensoren und digitale Steuerungen, die in ein Gebäudeautomationssystem (GLT/BMS) eingebunden sind. Diese kann man gezielt fürs Condition Monitoring nutzen. So überwacht die GLT z.B. ständig Temperaturen (Vorlauf/Rücklauf), Druckdifferenzen an Filtern, Motorströme von Lüftern, CO₂-Gehalt in Räumen usw. Durch die Aufzeichnung und Auswertung solcher Daten über die Zeit lassen sich Anomalien erkennen – etwa ein allmählich steigender Stromverbrauch einer Kältemaschine (was auf nachlassende Effizienz oder ein Kältemittelproblem hinweisen kann) oder längere Laufzeiten eines Ventilators (vielleicht bedingt durch einen verschmutzten Filter oder ein nachlassendes Lager). Einige moderne Gebäudeleitsysteme bieten bereits integrierte Fehlererkennungs- und Diagnosesysteme (FDD), die solche Muster automatisch erkennen und Meldungen generieren. Bemerkenswert ist, dass wissenschaftliche Untersuchungen gezeigt haben, dass man durch Analyse von GLT-Sensordaten bestimmte Störungen Stunden oder sogar Tage im Voraus erkennen kann. So wurde in einer Studie zu HLK-Anlagen festgestellt, dass Anomalien bis zu 32 Stunden vor einem Ausfall eines Luftbehandlungsgeräts erkannt werden konnten, wenn man fortgeschrittene Analysen anwendet. Diese Frühwarnzeit gibt den Haustechnikern ausreichend Spielraum, proaktiv einzugreifen und Ausfälle für die Nutzer zu verhindern.

• Analyse von Flüssigkeiten/Ölen: Obwohl eher aus der Industrie bekannt, kann auch die Überwachung von Öl- oder Wasserqualitäten Teil des CBM sein. Beispielsweise kann ein Öltest beim Notstrom-Diesel Hinweise auf Metallabrieb liefern, was auf Verschleiß hindeutet und einen vorsorglichen Austausch vor einem Motorschaden nahelegt. Im Heizungs- oder Kühlkreislauf können Wasseranalysen (Korrosionsschutz, Leitwert, pH) helfen, schädigende Veränderungen früh zu erkennen, die sonst später Rohrleitungen oder Pumpen beschädigen könnten.

Die Einführung zustandsbasierter Überwachung kann schrittweise erfolgen – man könnte z.B. anfangen, quartalsweise Vibrationsmessungen an den Kältemaschinen durchzuführen und einmal im Jahr Thermografie einzusetzen, und dann sukzessive IoT-Sensorik ausbauen. Das Ziel ist, den festen Wartungsplan durch Echtzeit-Zustandsinformationen zu ergänzen. Wenn ein Alarm oder eine Grenzwertabweichung festgestellt wird, kann die Wartung genau dann eingeplant werden, wenn es am sinnvollsten ist, und vor allem dort, wo wirklich Bedarf besteht. Dadurch werden unnötige Routinearbeiten reduziert (was Kosten und Personalzeit spart) und ungeplante Ausfälle verhindert.

In der Praxis geht CBM oft Hand in Hand mit prädiktiver Instandhaltung (siehe nächster Abschnitt). Beispielsweise kann eine GLT bei Überschreiten eines Vibrationsgrenzwerts an einer Pumpe automatisch einen Wartungsauftrag im CAFM-System erzeugen. Durch Einsatz dieser Überwachungsmethoden kommen Facility Manager in Deutschland dem Ideal einer „wartungsarmen Überraschungsfreiheit“ näher – das Gebäude selbst signalisiert, wann etwas Aufmerksamkeit braucht. Das resultiert in höherer Anlagenverfügbarkeit, optimiertem Energieverbrauch (denn Anlagen in gutem Zustand arbeiten effizienter) und einer verlängerten Lebensdauer der Technik.

Dort wo zustandsbasierte Überwachung Rohdaten und Alarme liefert, geht die prädiktive Analyse einen Schritt weiter, indem sie diese Daten (oft umfangreiche IoT-Datenströme) mit Hilfe von Machine-Learning-Algorithmen auswertet, um zukünftige Ausfälle weit im Voraus zu prognostizieren. Vorausschauende Instandhaltung in großen Bürogebäuden wird immer greifbarer, da IoT-Sensoren günstiger werden und cloudbasierte Analyseplattformen reifen.

• Predictive Maintenance bei Aufzügen: Aufzüge eignen sich hervorragend für prädiktive Konzepte, da sie umfangreiche Daten über ihren Betrieb liefern (Fahrtenzahl, Türzyklen, Motorstrom, Fahrgeschwindigkeit etc.) und eine Störung hier besonders auffällt. Klassische Aufzugs-Wartungsverträge beinhalten feste monatliche Inspektionen und einen Notruf-Service – ein Modell, das teuer und ineffizient sein kann. Inzwischen statten neue Services (sowohl von Herstellern als auch von unabhängigen Start-ups) Aufzüge mit Sensoren aus und koppeln sie an KI-gestützte Überwachungsplattformen. Diese erfassen z.B. Motortemperaturen, Türlaufzeiten, Kabinenvibrationen und Fahrstuhlnutzungsprofile. Durch die Datenanalyse kann die KI Bauteilverschleiß oder Fehljustierungen prognostizieren. Wenn z.B. die Öffnungszeit einer Aufzugstür sich schrittweise verlängert und die Vibration des Türantriebs zunimmt, kann das System frühzeitig einen bevorstehenden Defekt des Türmotors melden. Eine solche Lösung – Aufzughelden – wird in deutschen Gebäuden bereits eingesetzt: Sie nutzt Sensoren, um von der Norm abweichende Aufzugsparameter zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen führen. Dadurch können Wartungsteams Reparaturen antizipieren, anstatt erst nach einem Ausfall zu reagieren. Das Ergebnis sind ca. 15 % Kosteneinsparung bei den Aufzug-Wartungsverträgen und deutlich reduzierte Stillstandszeiten für den Betreiber. Letztlich bleibt der Aufzug länger in Betrieb und Ausfälle werden planbar, so dass man sie z.B. außerhalb der Stoßzeiten beheben kann.

• Analyse für Kältemaschinen und Klima-Anlagen: Moderne Kältemaschinen, Pumpen und Lüftungsanlagen lassen sich mit IoT-Modulen versehen, die kontinuierlich Leistungsdaten in die Cloud senden. Machine-Learning-Modelle können darauf trainiert werden, Muster zu erkennen, die einem Ausfall vorausgehen. Beispielsweise könnte ein Algorithmus lernen, dass eine bestimmte Kombination aus steigendem Verflüssigungsdruck und schwankender Kaltwassertemperatur einen sich anbahnenden Fehler im Verdichter einer Kältemaschine ankündigt. Mit ausreichend historischen Daten könnte das System prognostizieren: „Chiller 2 hat eine 80%ige Wahrscheinlichkeit, innerhalb der nächsten 30 Tage einen Kompressorausfall zu erleiden“, und empfiehlt eine vorbeugende Überprüfung. Ebenso können prädiktive Analysen an Lüftungsanlagen Probleme wie klemmende Stellantriebe oder Kältemittelverluste entdecken, noch bevor diese zu spürbaren Komforteinbußen führen. Ein Praxisbeispiel eines KI-Anbieters zeigte, dass durch die Echtzeitüberwachung der HLK-Systeme eines Bürogebäudes Ausfälle vorweggenommen und Wartungen in nutzungsarmen Zeiten geplant werden konnten – so wurden Nutzerbeeinträchtigungen vermieden und Reparaturkosten gesenkt. Im Grunde entwickelt sich die Wartung vom starren Plan hin zur intelligenten, bedarfsorientierten Instandhaltung – es werden die richtigen Maßnahmen zum genau richtigen Zeitpunkt ergriffen.

• Prädiktive Wartung in der Elektroversorgung: Auch in der elektrischen Energieversorgung kann man prädiktive Ansätze anwenden. Über die jährliche Thermografie hinaus ermöglicht die kontinuierliche Überwachung von Stromkreisen mit Smart Metern oder Power Quality Monitoren die Fütterung prädiktiver Modelle. Diese achten auf subtile Indikatoren wie Oberwellenverzerrungen, kleine Spannungsschwankungen oder Häufungen von Schaltauslösungen, die z.B. auf ein alterndes Kompensationsmodul oder eine schwächelnde Kabelverbindung hindeuten. Eine prädiktive Software könnte etwa melden: „Kondensator C in Schaltfeld X hat voraussichtlich innerhalb der nächsten 2 Wochen einen Ausfall“, so dass das Bauteil im Rahmen einer planmäßigen Wartung getauscht werden kann. Damit lassen sich überraschende Stromausfälle in einem voll besetzten Büro vermeiden – die Einsparungen und Vorteile für die Betriebskontinuität sind beträchtlich.

• Gebäudeweite KI-Plattformen: Einige fortschrittliche FM-Organisationen integrieren die Daten aller technischen Anlagen (HLK, Aufzüge, Energiezähler etc.) in einer einheitlichen Analytics-Plattform. Diese – oft KI-gestützt – erstellt einen digitalen Zwilling der Gebäudeperformance. Dadurch können Zusammenhänge erkannt werden, die isoliert betrachtet verborgen blieben. Ein Beispiel: Die Plattform stellt fest, dass bei einem bestimmten Aufzug der Motorstrom an heißen Tagen ansteigt und korreliert dies mit einem Belüftungsproblem im Maschinenraum, was unbehandelt zu einer Störung führen könnte. Die KI „lernt“ solche Zusammenhänge und kann Wartungsempfehlungen aussprechen, die ein Mensch auf den ersten Blick nicht sehen würde. Das Resultat ist ein noch robusteres Gebäude, in dem Ausfälle prognostiziert und verhindert werden. Laut einem Bericht von PATRIZIA (einem Immobilien-Investor) bietet ein solcher prädiktiver Ansatz für sämtliche gebäudetechnischen Assets einen besseren, kostengünstigeren und bequemeren Service – entscheidend ist nicht, ob diese Lösungen vom Hersteller oder einem Tech-Unternehmen kommen, sondern dass durch ihren Einsatz bessere Ergebnisse bei geringeren Ausgaben erzielt werden.

Für Eigentümer und Facility Manager rechnet sich die Investition in prädiktive Instandhaltungstechnologien in mehrfacher Hinsicht: Minimierte Ausfallzeiten (Anlagen fallen nur selten unerwartet aus), reduzierte Instandhaltungskosten (Teams setzen ihre Zeit gezielt ein und teure Großreparaturen entfallen weitgehend) und verlängerte Anlagennutzungsdauern (weil Geräte nicht bis zum zerstörerischen Defekt gefahren werden). Ganz wesentlich verbessert prädiktive Wartung auch die Zufriedenheit der Nutzer/Mieter – das Raumklima bleibt stabil, der Strom bleibt an, die Aufzüge funktionieren verlässlich. Hinzu kommt ein Sicherheitsgewinn: Frühzeitig erkannte Probleme verringern das Risiko von sicherheitsrelevanten Vorfällen (z.B. Elektrobrand oder steckengebliebener Aufzug mit Panik). Wie in einem PATRIZIA-Innovationsbeitrag betont wurde, kann man mittels Big Data und KI Komponenten tauschen, bevor sie kaputtgehen, und so eine Anlage quasi endlos am Laufen halten – mit minimalen Ausfällen, weniger kostspieligen Notfalleinsätzen und geringeren Fehldiagnose-Kosten. Darin zeigt sich die Zukunft des technischen Gebäudebetriebs: Von der reaktiven und präventiven hin zur vorausschauenden, zustandsorientierten Instandhaltung, unterstützt durch digitale Technologien.

In Deutschland ist die technische Gebäudeinstandhaltung nicht nur durch Best Practices geprägt, sondern auch durch eine Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben und Normen geregelt. Facility Manager müssen regelmäßige Prüfungen gemäß DIN-, VDI-Richtlinien und weiteren Verordnungen durchführen (bzw. veranlassen), um Sicherheit und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Die Nichteinhaltung dieser Pflichten gefährdet nicht nur die Nutzer, sondern kann auch rechtliche Konsequenzen und Haftungsprobleme für Betreiber nach sich ziehen.

• VDI 6022 (Hygieneinspektion von Raumlufttechnik): Die VDI-Richtlinie 6022 behandelt die hygienischen Anforderungen an Raumlufttechnische Anlagen (RLT-Anlagen) und sorgt insbesondere für gesundheitlich unbedenkliche Atemluft in Innenräumen. Sie ist für alle Räume relevant, die für den Aufenthalt von Personen bestimmt sind (in denen also z.B. regelmäßig mehr als 30 Tage im Jahr dieselben Personen arbeiten), und ist faktisch verpflichtend, da sie durch die Arbeitsstättenregeln und Unfallverhütungsvorschriften eingefordert wird. Eine Kernforderung der VDI 6022 ist die regelmäßige Hygieneinspektion von Lüftungs- und Klimaanlagen. Bei Anlagen mit Befeuchtungseinrichtungen (z.B. adiabate Befeuchter oder Dampfluftbefeuchter in Lüftungsgeräten) muss alle 2 Jahre eine umfangreiche hygienische Inspektion durch einen entsprechend zertifizierten Fachkundigen erfolgen; bei Anlagen ohne Befeuchter beträgt das Intervall 3 Jahre. Im Zuge dieser Inspektion wird der hygienische Zustand der RLT-Anlage beurteilt: Komponenten wie Luftkanäle, Befeuchter, Filter, Tropfenschalen, Wärmetauscher etc. werden auf Verschmutzung, mikrobiellen Bewuchs und technischen Zustand geprüft. Zudem werden physikalische Parameter der Raumluft gemessen (Temperatur, rel. Feuchte, CO₂-Gehalt, Luftbewegung) und falls nötig mikrobiologische Untersuchungen durchgeführt (z.B. Keimzahlbestimmung in der Anlage, Legionellen-Analyse des Befeuchterwassers oder Kühlturms). Über diese Inspektionen sind Prüfberichte anzufertigen und aufzubewahren; festgestellte Mängel (etwa Schimmel in der Anlage, stark verschmutzte Komponenten) müssen behoben werden. Die VDI 6022 verlangt auch, dass das Personal entsprechend geschult ist – es gibt Schulungen Kategorie A und B für Hygieneinspektionen bzw. Wartungspersonal –, damit Wartungsarbeiten hygienegerecht durchgeführt werden. Kurz gesagt: Für raumlufttechnische Anlagen in deutschen Büros sind hygienische Überprüfungen Pflicht, um den Gesundheitsschutz sicherzustellen, wobei die VDI 6022 als anerkannte Regel der Technik gilt, um die Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes zu erfüllen.

• VDI 6023 (Trinkwasserhygiene & Legionellenprävention): Die VDI 6023 ist die Richtlinie für Hygiene in Trinkwasser-Installationen. Trinkwasseranlagen im Gebäude müssen so geplant, betrieben und instandgehalten werden, dass eine mikrobiologische Verunreinigung – insbesondere mit Legionellen-Bakterien, die sich in Warmwasseranlagen vermehren können – vermieden wird. Die deutsche Trinkwasserverordnung (TrinkwV) schreibt für Großanlagen zur Trinkwassererwärmung regelmäßige Legionellen-Untersuchungen und die Einhaltung der allgemein anerkannten Regeln der Technik vor – wozu VDI 6023 als eine wesentliche gehört. VDI 6023 verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz: Sie umfasst Anforderungen an Planung, Errichtung, Betrieb und Wartung von Trinkwasseranlagen und auch an die Schnittstellen zwischen diesen Bereichen. Praktisch bedeutet dies: Stagnation vermeiden (Wasser muss regelmäßig vollständig ausgetauscht werden, laut VDI 6023 idealerweise alle 72 Stunden, um Biofilmbildung zu verhindern), Temperaturen richtig fahren (Warmwasser ausreichend heiß – mind. 60 °C im Speicher – und Kaltwasser kühl unter 25 °C halten, um Legionellenwachstum zu hemmen), regelmäßig inspizieren und reinigen (z.B. Speicher entkalken, Filter tauschen) und qualifiziertes Personal einsetzen. Treten doch Überschreitungen des technischen Maßnahmenwertes von 100 KBE Legionellen pro 100 ml auf, so besteht gesetzliche Melde- und Handlungsverpflichtung: Der Betreiber muss eine Gefährdungsanalyse durch einen Sachkundigen durchführen lassen und Maßnahmen zur Reinigung/Sanierung einleiten. Dies kann thermische Desinfektion, chemische Spülungen oder bauliche Veränderungen (Totleitungen entfernen, Zirkulation verbessern) umfassen. Auch hier ist Dokumentation entscheidend: Sämtliche Prüfergebnisse (Legionellenproben, Temperaturprotokolle etc.) und Maßnahmen sind aufzuzeichnen, um sie ggf. den Gesundheitsbehörden vorlegen zu können. Die VDI 6023 betont ebenso die Schulung des Personals (Kategorie A für Planer/Betrieber, Kategorie B für ausführende Monteure), damit z.B. Installateure wissen, wie sie hygienisch einwandfrei arbeiten (Thema „Wer pustet die Leitung aus?“ – unzulässige Montagepraktiken). Zusammengefasst: Durch Befolgung der VDI 6023 und der TrinkwV-Auflagen (inklusive regelmäßiger Legionellenuntersuchungen, die in vielen Bürogebäuden jährlich durchzuführen sind), minimiert man das Risiko von Legionellenausbrüchen und schützt sowohl die Gesundheit der Nutzer als auch sich selbst vor erheblichen haftungsrechtlichen Konsequenzen. (Zur Einordnung: Legionellen sind ein ernstes Thema – Schätzungen gehen davon aus, dass in Deutschland jährlich eine fünfstellige Zahl an Legionellosen auf mangelhafte Trinkwasserhygiene zurückzuführen ist, mit rund 2.000 Todesfällen.)

• BetrSichV – Aufzugsicherheit und andere überwachungsbedürftige Anlagen: Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) regelt in Deutschland u.a. die Prüfung von Aufzugsanlagen. Alle Personenaufzüge (und auch bestimmte Lastenaufzüge) gelten als „überwachungsbedürftige Anlagen“ und müssen regelmäßigen Sicherheitsprüfungen durch eine zugelassene Überwachungsstelle (ZÜS, z.B. TÜV, DEKRA) unterzogen werden. Nach aktueller Rechtslage ist bei jedem Aufzug alle 2 Jahre eine umfassende Hauptprüfung durchzuführen, und spätestens nach 1 Jahr nach jeder Hauptprüfung eine Zwischenprüfung. Diese wiederkehrenden Prüfungen umfassen alle sicherheitsrelevanten Komponenten: z.B. Funktionsprüfung der Fangvorrichtungen, Türschließkräfte, Notrufeinrichtungen, Überprüfung der Bremsen und Seile, elektrische Sicherheit etc. Nach bestandener Prüfung wird eine Prüfplakette mit dem Termin der nächsten Prüfung am Aufzug angebracht, gut sichtbar für die Nutzer. Fällt ein Aufzug durch oder werden gefährliche Mängel festgestellt, kann die Anlage außer Betrieb gezogen werden, bis der Mangel behoben und durch Nachprüfung bestätigt ist. Seit der Novellierung der BetrSichV 2015 gilt zudem: Alle Aufzüge mit Personenbeförderung benötigen ein Zwei-Wege-Notrufsystem und einen Notfallplan im Maschinenraum. Betreiber mussten ihre Dokumentation entsprechend anpassen; ein Vorteil der Novelle war, dass Prüfberichte nun auch elektronisch vorgehalten werden dürfen und nicht mehr zwingend in Papierform im Betriebsbuch stehen müssen. Weiterhin schreibt die BetrSichV vor, dass vor Inbetriebnahme eines neuen Aufzugs eine Abnahmeprüfung durch eine ZÜS erfolgen muss – es reicht also nicht, den Aufzug nach Herstellerabnahme einfach einzuschalten. Der Fokus der BetrSichV liegt eindeutig auf der Unfallverhütung – Aufzüge sind bei korrekter Wartung extrem sicher, doch ein übersehener Mangel könnte fatale Folgen haben, weshalb der Gesetzgeber hier strikte Prüffristen vorgibt. Neben Aufzügen deckt die BetrSichV auch andere Anlagen wie Druckbehälter (z.B. Dampfkessel), Explosionsschutz und Arbeitsmittel ab – auch hier gibt es Prüfintervalle, oft auf Basis einer Gefährdungsbeurteilung festgelegt. Die Einhaltung dieser Prüffristen ist Pflicht: Zum einen hängt der Versicherungsschutz daran, zum anderen drohen bei Verstößen Bußgelder und im Ernstfall auch strafrechtliche Konsequenzen. Für Facility Manager bedeutet das, dass die Termine der Prüfungen fest in den Wartungsplan integriert sein müssen. Moderne CAFM-Systeme können dabei helfen, indem sie rechtzeitig Erinnerungen senden, damit z.B. kein TÜV-Termin versäumt wird. Wichtig ist auch, die Prüfberichte sorgfältig zu archivieren (heute meist digital in einer Anlageakte), um im Falle einer Kontrolle oder eines Unfalls nachweisen zu können, dass alle Auflagen erfüllt wurden.

• Weitere Normen und Prüfpflichten: Darüber hinaus gibt es eine Reihe weiterer technischer Regeln. Im Elektrobereich ist vor allem die DGUV Vorschrift 3 (ehem. BGV A3) relevant, die regelmäßige Überprüfungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel fordert. Dies betrifft Bürogebäude etwa im Turnus von 4 Jahren für ortsfeste Anlagen und 1–2 Jahren für ortsveränderliche Geräte – durchgeführt von einer Elektrofachkraft, dokumentiert in Prüfprotokollen. Brandschutz-Einrichtungen wie Sprinkleranlagen, Feuerlöscher, Rauchabzugsanlagen haben spezifische Wartungsnormen (DIN EN 12845 für Sprinkler, DIN 14675 für Brandmeldeanlagen, usw.) und müssen meist jährlich oder halbjährlich von Sachkundigen geprüft werden. Notstromversorgungen (Netzersatzanlagen) unterliegen z.B. den technischen Regeln des VDE und erfordern Probeläufe und Wartungen (bspw. monatliches Kurzprobelauf und jährliche Volllastprobe) mit Dokumentation. VDI 6022 Blatt 4 regelt die Schulung von Reinigungspersonal für Lüftungsanlagen (Kategorie C), VDI 2047 analog für Kühltürme (Legionellenprävention in Nassabscheidern), und so weiter. Zudem gibt es auf Länderebene die Technischen Prüfverordnungen (TPrüfVO), die etwa regelmäßige Prüfungen von Lüftungsanlagen mit Brandschutzklappen oder von CO-Warnanlagen in Tiefgaragen vorschreiben.

Zusammengefasst operiert das technische Facility Management in Deutschland innerhalb eines dichten Netzes von Normen (DIN, VDI, DVGW etc.) und gesetzlichen Vorgaben (BetrSichV, ArbSchG, TrinkwV usw.). Die Umstellung auf präventive und prädiktive Wartung muss diese Compliance-Prüfungen als Fundament mit einschließen. Die gute Nachricht ist: Ein gut strukturierter Wartungsplan (wie zuvor beschrieben) wird solche Prüfungen selbstverständlich integrieren – z.B. wird im Kalender eingetragen, wann der nächste TÜV-Termin für jeden Aufzug ist oder wann die nächste VDI 6022-Hygieneinspektion fällig ist. Moderne CAFM-Systeme überwachen diese Fristen ebenfalls und helfen so, dass nichts versäumt wird. Durch die konsequente Einhaltung der vorgeschriebenen Prüfintervalle und die lückenlose Dokumentation aller Befunde sorgen Facility Manager nicht nur für die Sicherheit im Gebäude, sondern vermeiden auch rechtliche Probleme. Diese Regularien mögen mitunter aufwändig erscheinen, aber letztlich verfolgen sie dasselbe Ziel wie eine gute Instandhaltungsstrategie: Unfälle und Ausfälle sollen gar nicht erst entstehen, sondern rechtzeitig vermieden werden.

Die Umsetzung eines umfassenden Instandhaltungsprogramms – mit all den präventiven Aufgaben, den Zustandsmeldungen und den vorgeschriebenen Prüfungen – erzeugt eine große Menge an Daten und Unterlagen. Früher füllten Techniker Wartungschecklisten in Papierform aus, die dann abgeheftet wurden. Dieses Vorgehen ist jedoch fehleranfällig und erschwert es, Informationen auszuwerten oder im Bedarfsfall den Nachweis zu führen. Hier kommen digitale Werkzeuge ins Spiel. Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systeme oder Integrated Workplace Management Systems (IWMS) sind Softwarelösungen, mit denen Wartungsaktivitäten in großen Gebäudekomplexen effizient erfasst, gesteuert und ausgewertet werden können.

Ein CAFM-System dient als zentrales Informationshub für sämtliche Anlagen und Instandhaltungsarbeiten. Jedes Gerät (sei es ein Lüftungsgerät, ein Aufzug, eine Transformatorstation etc.) hat darin einen eigenen Datensatz mit technischen Details, Wartungshistorie, anstehenden Aufgaben und ggf. verknüpften Sensordaten oder Alarmen. Wird eine Wartung ausgeführt, kann der Techniker das Ergebnis direkt im System dokumentieren (z.B. „Kaltwassersatz 1 inspiziert – Keilriemen ersetzt, Wärmetauscher gereinigt“). Digitale Arbeitsaufträge ersetzen Papierformulare, was sicherstellt, dass nichts unleserlich oder verloren geht.

• Vollständige Wartungshistorie: Im CAFM/IWMS wird lückenlos protokolliert, welche Wartungs- und Prüfarbeiten an welcher Anlage durchgeführt wurden. Diese Historie ist Gold wert – sowohl für betriebliche Entscheidungen als auch bei Audits. Wenn z.B. ein Auditor oder eine Versicherung einen Nachweis verlangt, dass die Notstromanlage regelmäßig gewartet wurde, kann man mit wenigen Klicks alle zugehörigen Arbeitsaufträge und Termine anzeigen. Das mühsame Durchforsten von Ordnern entfällt – die Daten sind sofort verfügbar. Digitale Einträge enthalten zudem die Angaben, wer was wann gemacht hat und ggf. Notizen zum Zustand der Anlage.

• Compliance und Audit-Bereitschaft: Wie im Abschnitt zu Regularien erläutert, sind für viele technische Prüfungen Dokumentationspflichten einzuhalten. Ein CAFM-System stellt sicher, dass diese Dokumente (Prüfberichte, Zertifikate, Messprotokolle) zentral gespeichert und dem jeweiligen Asset zugeordnet sind. Viele Systeme erlauben es, Dateien (z.B. den TÜV-Prüfbericht als PDF oder Fotos von Mängeln) direkt an den Anlagendatensatz anzuhängen. Wenn nun eine Behörde zur Betriebssicherheitsprüfung anrückt, kann man innerhalb von Minuten einen Compliance-Bericht erzeugen, der z.B. alle Aufzüge auflistet mit Datum der letzten Haupt- und Zwischenprüfungen und dem Ergebnis – inklusive Verweisen auf die digitalen Prüfbescheinigungen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern demonstriert Professionalität und Sorgfalt. Tatsächlich helfen CAFM-Systeme auch, diese wiederkehrenden Prüfungen zu organisieren – sie erinnern rechtzeitig an die Fälligkeiten, sodass z.B. die Bestellung der ZÜS-Prüfung nicht vergessen wird. Ein hoher Digitalisierungsgrad bietet hier auch den Vorteil, dass Revisionssicherheit gegeben ist: Daten sind vor Verlust geschützt und Änderungen werden protokolliert.

• Echtzeit-Überwachung und automatische Meldungen: Einige CAFM/IWMS-Plattformen können sich mit der Gebäudeleittechnik oder direkt mit Sensoren verbinden. Dadurch können Alarme oder Zustandsdaten nahtlos in das Wartungssystem einfließen. Löst z.B. ein Sensor einen Alarm aus (etwa „Hochtemperaturwarnung am Notstrom-Diesel“ oder „ungewöhnliche Vibration an Pumpe B“), kann das System automatisch einen Wartungsauftrag generieren oder eine Benachrichtigung an die Verantwortlichen senden. Diese Integration schließt den Kreis zwischen Condition Monitoring und Instandsetzungsaktion. Sie dokumentiert den Alarm-Ereignis zudem gleich in der Anlagenhistorie für spätere Analysen. Durch die Erfassung solcher Ereignisse lassen sich Muster erkennen – z.B. wenn dieselbe Pumpe immer wieder einen Alarm meldet, wird das im System ersichtlich und man kann tiefergehende Maßnahmen planen.

• Papierloser Workflow und Effizienzsteigerung: Das Ersetzen von Klemmbrett und Papierstapel durch Tablets oder Smartphones spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Techniker haben alle Informationen mobil zur Hand (Anlagendaten, Checklisten, vergangene Störungen) und können Ergebnisse direkt vor Ort eingeben. Das eliminiert doppelte Datenerfassung und Probleme mit schlecht lesbarer Handschrift. Ein digitaler Ansatz löst einen der typischen „Produktivitätskiller“ im Wartungsalltag: papierbasierte Dokumentation, die unübersichtlich wird, verloren geht oder lückenhaft ist. Stattdessen sind alle Infos zentral und standardisiert verfügbar. Wenn z.B. ein Techniker krank wird oder wechselt, kann sein Nachfolger im System genau nachlesen, was zuletzt gemacht oder beobachtet wurde – Wissen geht nicht mehr so leicht verloren.

• Kennzahlen und Leistungsüberwachung: CAFM-Systeme verfügen in der Regel über Reporting- und Dashboard-Funktionen. Damit kann der Facility Manager Kennzahlen wie z.B. Anzahl der abgeschlossenen Aufträge, durchschnittliche Reaktionszeit, Anteil planmäßiger vs. außerplanmäßiger Arbeiten etc. verfolgen. Beispielsweise ließe sich monatlich ein Bericht ziehen, der zeigt, dass 95% der geplanten Wartungen im Zeitraum erledigt wurden, und die 5% offenen Arbeiten werden aufgeführt, damit man nachsteuern kann. Solche Systeme tracken auch den Wartungsrückstand (überfällige Aufgaben) und können Mahnungen verschicken. Durch die Verfügbarkeit dieser Daten kann das Management Engpässe oder Problemfelder rasch erkennen – vielleicht stellt man fest, dass ein bestimmtes Gebäude ungewöhnlich viele Störungsmeldungen hat oder dass ein Techniker überlastet ist. So ermöglicht das System eine kontinuierliche Verbesserung des Ablaufs.

• Anlagen-Lifecycle und Kostenkontrolle: Ein integriertes IWMS umfasst oft auch Module fürs Asset Management über den gesamten Lebenszyklus. Alle anfallenden Wartungskosten (Material, Arbeitszeit) werden pro Anlage gebucht, so dass man die Total Cost of Ownership im Blick hat. Dies hilft z.B. bei der Entscheidung, ob es wirtschaftlicher ist, eine alte Anlage zu ersetzen statt immer weiter zu reparieren. Zudem lässt sich die Instandhaltungsbudgetplanung mit historischen Daten untermauern: Man kann recht genau abschätzen, welche wiederkehrenden Kosten eine Anlage verursacht. Das System kann auch Verträge und Gewährleistungsfristen hinterlegen – z.B. erinnert es daran, wenn für einen Kühlaggregat die Gewährleistung abläuft, damit noch rechtzeitig eine Mängelinspektion erfolgen kann.

In Deutschland – wo Dokumentation und Nachweisführung kulturell und rechtlich einen hohen Stellenwert haben – erleichtert ein CAFM/IWMS den Nachvollzug und die Auditierbarkeit erheblich. Seit der BetrSichV-Novelle ist elektronische Dokumentation explizit anerkannt, d.h. man kann Prüfprotokolle digital ablegen, was ein CAFM ja quasi automatisch macht. Das System bietet dann eine sichere Ablage und vor allem eine schnelle Recherchierbarkeit.

Darüber hinaus sind heutige CAFM-Lösungen oft cloudbasiert, was einen ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht. Ein Facility Manager kann also aus der Zentrale den Wartungsstatus mehrerer Liegenschaften einsehen oder freigeben, während Techniker vor Ort über mobile Endgeräte ihre Aufgaben bearbeiten. Diese Vernetzung stellt sicher, dass man zu jedem Zeitpunkt ein akkurates Bild über den Stand der Instandhaltung hat.

Um ein Beispiel zu geben: Nehmen wir an, ein externer Auditor möchte die Wartungs- und Prüfnachweise für den Brandschutz und die Aufzüge eines großen Bürohauses sehen. Ohne CAFM müsste man viele Ordner und Tabellen durchgehen und Dokumente zusammensuchen. Mit CAFM hingegen kann man einen vordefinierten Bericht ausgeben lassen, der übersichtlich pro Aufzug die Daten der letzten Prüfungen, der letzten Wartungen, etwaige Störungsbehebungen und den nächsten Prüftermin auflistet – jeweils mit Referenz auf die zugehörigen Prüfberichte als PDF. Diese Professionalität und Ordnung schafft Vertrauen bei allen Beteiligten (Eigentümer, Auditoren, Versicherer).

Schließlich unterstützt der Einsatz von CAFM/IWMS auch den Schritt in Richtung prädiktiver Instandhaltung. Das System kann entweder die Algorithmen selbst beinhalten oder zumindest deren Ergebnisse verarbeiten, so dass z.B. eine aus einer IoT-Analyse resultierende Meldung („Lüftermotor 4 wird voraussichtlich in 30 Tagen ausfallen aufgrund Schwingungsanalyse“) direkt als Arbeitsauftrag im System erscheint. Die Verknüpfung von moderner Sensorik mit den Managementprozessen garantiert, dass Instandhaltungsmaßnahmen nicht dem Zufall oder individuellen Heldentaten überlassen bleiben, sondern gesteuert, transparent und datengestützt ablaufen.

Zusammengefasst bildet eine lückenlose Wartungsdokumentation und -verfolgung über CAFM/IWMS das Rückgrat eines modernen Instandhaltungsmanagements. Sie untermauert alles – von der Einhaltung gesetzlicher Pflichten bis zur Optimierung der Performance – und ermöglicht es Facility Managern, nicht nur die richtigen Wartungsmaßnahmen durchzuführen, sondern dies auch jederzeit beweisen und auf Basis der Daten ständig verbessern zu können.

Um den Erfolg des Instandhaltungs- und Zuverlässigkeitsprogramms zu messen und transparent zu machen, verfolgen Facility Manager bestimmte Key Performance Indicators (KPIs). Diese Kennzahlen quantifizieren Verbesserungen, insbesondere wenn man den Wandel von reaktiv zu präventiv/prädiktiv vorantreibt.

• MTBF (Mean Time Between Failures) – Mittlere Betriebsdauer zwischen Ausfällen: MTBF ist ein Maß dafür, wie viel Zeit durchschnittlich zwischen zwei aufeinanderfolgenden Ausfällen eines Systems vergeht. Im Gebäudebetrieb kann man z.B. die MTBF für Aufzüge oder Kältemaschinen berechnen. Beträgt die MTBF eines Aufzugs etwa 200 Tage, heißt das, im Schnitt kommt es alle 200 Tage zu einer Störung. Das Ziel besteht darin, die MTBF zu erhöhen – sprich, Ausfälle treten immer seltener auf. Ein Trend zu längeren MTBF-Zeiträumen ist ein positives Signal dafür, dass die Anlagen zuverlässiger werden und das Instandhaltungskonzept greift. Wenn man von reaktiv auf präventiv umstellt, sollte man beobachten können, dass die MTBF anwächst, da Maßnahmen getroffen werden, bevor es zum Ausfall kommt. Sinkt die MTBF hingegen, deutet das auf Probleme hin – möglicherweise sind Anlagen am Lebensdauerende oder die Wartung ist unzureichend –, die genauer untersucht werden sollten. MTBF ist eine starke, ganzheitliche Kennzahl, um gegenüber dem Management zu demonstrieren: „Im Schnitt musste unsere Kälteanlage früher 2 mal pro Jahr außerplanmäßig repariert werden; jetzt, mit verbessertem Wartungskonzept, läuft sie im Mittel 18 Monate störungsfrei“, als Beispiel.

• MTTR (Mean Time To Repair) – Mittlere Reparaturdauer: Während die MTBF die Zeit zwischen Ausfällen betrachtet, misst die MTTR, wie schnell eine Anlage nach einem Ausfall wieder instand gesetzt wird. Sie ist i.d.R. definiert als durchschnittliche Dauer vom Auftreten eines Ausfalls bis zur Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft. Beispiel: Wenn es zu einem Stromausfall aufgrund eines Schaltanlagendefekts kommt – wie lange dauert es, bis der Defekt behoben und die Versorgung wiederhergestellt ist? Eine kürzere MTTR bedeutet, dass das Instandhaltungsteam Probleme effizient diagnostizieren und beheben kann. Eine gute präventive Vorbereitung kann indirekt auch die MTTR senken – denn wenn Ausfälle seltener und weniger schwerwiegend sind, gehen die Reparaturen oft schneller. Auch Faktoren wie die Verfügbarkeit von Ersatzteilen und gut geschulte Techniker beeinflussen die MTTR positiv. Dieser KPI ist wichtig für die Notfallbereitschaft: Eine niedrige MTTR zeigt, dass selbst im Störungsfall die Ausfallzeit begrenzt bleibt durch schnelles Eingreifen.

• Wartungs-Erfüllungsquote (geplante vs. erledigte Wartung): Diese Kennzahl – oft als PM-Compliance-Rate oder „Anteil planmäßig durchgeführter Wartung“ bezeichnet – gibt an, wie viel Prozent der vorgesehenen präventiven Wartungsarbeiten im Planzeitraum tatsächlich ausgeführt wurden. Wenn z.B. von 100 geplanten Tasks im Quartal 95 erledigt wurden, liegt die Quote bei 95%. Ein hoher Wert (typisch angestrebt >90%) zeigt, dass das Wartungsteam dem Plan folgt und vorbeugende Aufgaben nicht aufschiebt. Eine niedrige Quote offenbart hingegen Defizite – etwa Personalmangel, schlechte Planung oder andere Hindernisse –, durch die Wartungsarbeiten ausfallen, was dann oft später zu reaktiven Einsätzen führt. Im Grunde misst diese KPI die Disziplin in der Umsetzung der geplanten Strategie. Formal spricht man hierbei von der Präventiv-Wartungsabdeckung, also dem Anteil geplanter Eingriffe, der in einer Periode durchgeführt wurde. Durch das Monitoring dieser Kennzahl können Facility Manager früh eingreifen, falls sich ein Wartungsstau bildet oder Aufgaben wiederholt nicht erledigt werden.

• Verhältnis von vorbeugender zu korrektiver Instandhaltung: Dieser KPI vergleicht den Aufwand (oder die Kosten) für präventive Wartung mit jenem für ungeplante, störungsbedingte Instandsetzung. Wenn der Anteil präventiver Arbeiten steigt, ist das ein Zeichen für eine proaktivere Instandhaltungsstrategie. War anfangs z.B. 70% der Arbeitszeit für Notfälle und 30% für geplante Wartung gebunden, so wäre ein mittelfristiges Ziel, dieses Verhältnis umzukehren. Viele Organisationen setzen sich Ziele wie „mindestens 80% der Instandhaltungsaktivitäten sollen präventiv sein“. Dieses Verhältnis ist aufschlussreich, um den Wandel im Wartungsansatz zu verdeutlichen – generell gilt: Je höher der Präventivanteil, desto besser die Zuverlässigkeit und desto kontrollierter die Kosten, da Notfälle teuer sind.

• Mittlere Zeit zwischen Serviceanrufen oder Beschwerden: In Bürogebäuden kann man die Zuverlässigkeit auch aus Nutzersicht messen – z.B. wie oft melden Mieter Probleme wie „Raum ist zu kalt/warm“, „Licht ausgefallen“, „Wasser läuft nicht“ etc. Verlängert sich die Zeit zwischen solchen Meldungen, bedeutet dies, dass die technischen Systeme stabiler laufen und der Nutzerkomfort seltener beeinträchtigt wird. In gewisser Weise ist das eine nutzerorientierte MTBF: Zeit zwischen nutzerrelevanten Vorfällen.

• Instandhaltungskosten pro Objekt oder pro m²: Auch finanzielle Kennzahlen sind wichtig. Die laufenden Instandhaltungskosten pro Jahr und pro Flächeneinheit (oder pro Anlage) zeigen Trends in der Kosteneffizienz. Wenn z.B. durch prädiktive Wartung teure Großreparaturen entfallen, sollten die gesamten Instandhaltungskosten mittelfristig sinken oder stabil bleiben trotz besserer Leistung. Man kann z.B. sehen: Nach Einführung von Sensorik und Analytics sind die jährlichen Reparaturkosten für die Kälteanlage um 30% zurückgegangen, da große Komponentenschäden vermieden wurden. Zusammen mit Energieeinsparungen (eine gut gewartete Anlage verbraucht weniger Strom) unterstreicht dieser KPI die finanziellen Vorteile einer besseren Wartungsstrategie.

• Verfügbarkeit und Ausfallszeiten: In einigen Fällen wird auch schlicht die Verfügbarkeitszeit in Prozent betrachtet – insbesondere bei kritischen Infrastrukturkomponenten. Z.B. kann man definieren, dass die Stromversorgung zu 99,99% verfügbar sein muss. Die Verfügbarkeit lässt sich aus MTBF und MTTR ableiten: Je höher die MTBF und je niedriger die MTTR, desto näher kommt man an 100% Verfügbarkeit. Diese Kennzahl ist in SLA-Verträgen relevant, wenn etwa ein FM-Dienstleister zusichern muss, dass Aufzüge zu 99% der Zeit funktionieren (Wartungs- und Ausfallzeiten also maximal 1%).

• Zustands-Index oder Anlagen-Score: Manche Organisationen führen eine qualitative Bewertung der Anlagen ein (z.B. Note 1–5 je nach Zustand). Verfolgt man den durchschnittlichen Anlagenzustand über die Zeit, kann das ebenfalls die Wirksamkeit der vorbeugenden Wartung untermauern – idealerweise verbessern sich die Zustandsnoten oder bleiben zumindest stabil anstatt zu deteriorieren.

Durch das regelmäßige Überwachen dieser KPIs kann der Facility Manager quantifizieren, welchen Effekt die Umstellung auf eine proaktive Instandhaltung hat. Man könnte z.B. nach zwei Jahren feststellen: Die mittlere Zeit zwischen Ausfällen hat sich um 40% verlängert, die Anzahl der Notfalleinsätze ging um 50% zurück, die planmäßige Wartungsquote liegt konstant über 90%, und die Wartungskosten schwanken weniger stark und sind besser prognostizierbar. Solche Messwerte zeigen nicht nur die Effektivität des Programms, sondern helfen auch, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. Wenn ein KPI sich nicht wie erwartet verbessert oder gar verschlechtert, dient das als Frühwarnung. Steigt z.B. plötzlich die MTTR für ein bestimmtes System, könnte das darauf hinweisen, dass es ein Schulungsdefizit gibt oder Ersatzteile fehlen – Dinge, die man dann gezielt angeht.

In deutschen Facility-Management-Verträgen sind solche KPIs teils sogar als Leistungskennzahlen vereinbart (SLA – Service Level Agreements). Ein Outsourcing-Dienstleister kann sich z.B. verpflichten, eine bestimmte maximale MTTR für kritische Anlagen einzuhalten oder eine Mindestquote an präventiver Auftragsausführung. Die Überwachung und Erfüllung dieser KPIs ist dann nicht nur internes Steuerungsinstrument, sondern vertragliche Notwendigkeit.

Letztlich dienen die Wartungs-KPIs dazu sicherzustellen, dass der Übergang zu einer proaktiven Instandhaltungsstrategie auch messbare Resultate liefert, und diese Erfolge zu kommunizieren. Sie liefern den Beweis gegenüber Eigentümern und Entscheidungsträgern, dass Investitionen in eine bessere Wartung (wie neue Sensoren, Software oder zusätzliches Fachpersonal) sich in Form von Zuverlässigkeit, Sicherheit und Kostensenkung bezahlt machen.