Desk-Sharing-Regeln

Alle gemeinsam genutzten Arbeitsplätze sind über ein von der Organisation freigegebenes Arbeitsplatz-Reservierungssystem zu verwalten. Das System muss mindestens folgende Funktionen bereitstellen:

• Anzeige der Verfügbarkeit in Echtzeit: Nutzende müssen erkennen können, welche Arbeitsplätze im gewünschten Zeitraum frei, reserviert, belegt oder vorübergehend gesperrt sind.

• Vorausbuchung: Arbeitsplätze müssen innerhalb eines festgelegten Buchungszeitraums im Voraus reserviert werden können.

• Belegungsüberwachung: Das System soll zwischen einer Reservierung und einer tatsächlich bestätigten Nutzung unterscheiden können.

• Reservierungsverfolgung und Berichtswesen: Buchungen, Stornierungen, Check-ins, Nichtantritte und automatische Freigaben müssen nachvollziehbar erfasst und für die betriebliche Auswertung bereitgestellt werden.

Das System soll über eine eindeutige Nutzeranmeldung verfügen und aktuelle Grundrisse, Arbeitsplatznummern sowie relevante Arbeitsplatzmerkmale anzeigen. Dazu können höhenverstellbare Tische, zusätzliche Bildschirme, barrierearme Zugänge, spezielle technische Anschlüsse oder die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Arbeitszone gehören.

Benachrichtigungen über Buchungsbestätigungen, Änderungen, Stornierungen und automatische Freigaben sollen direkt über die freigegebenen Kommunikationskanäle erfolgen. Für technische Ausfälle des Systems ist ein dokumentiertes Ersatzverfahren festzulegen.

Reservierungen dürfen nur durch die berechtigte Person oder eine ausdrücklich autorisierte Vertretung vorgenommen werden. Die Übertragung eines gebuchten Arbeitsplatzes an eine andere Person muss über das Buchungssystem oder das festgelegte betriebliche Verfahren erfolgen. Informelle Weitergaben dürfen nicht dazu führen, dass Buchungs- und Belegungsdaten voneinander abweichen.

Das Reservierungssystem soll auf Grundlage einheitlicher und veröffentlichter Regeln betrieben werden.

Die Buchungslogik kann für einzelne Gebäude, Etagen oder Arbeitsplatzkategorien unterschiedlich konfiguriert werden. Abweichungen müssen sachlich begründet und für die betroffenen Nutzenden transparent dargestellt werden.

Betriebliche Prioritäten können beispielsweise für geschäftskritische Funktionen, genehmigte Arbeitsplatzanpassungen, zeitkritische Projekte oder Besucherbetreuung eingerichtet werden. Solche Prioritäten dürfen nicht zu einer ungerechtfertigten dauerhaften Benachteiligung anderer Nutzender führen.

Zur Vermeidung einer unangemessenen Arbeitsplatzblockierung gelten folgende Kontrollmaßnahmen:

• Begrenzung von Vorausbuchungen: Pro Person wird festgelegt, wie viele zukünftige Reservierungen gleichzeitig aktiv sein dürfen.

• Beschränkung aufeinanderfolgender Buchungen: Mehrere unmittelbar aufeinanderfolgende Reservierungen desselben Arbeitsplatzes oder derselben Zone können begrenzt werden.

• Überwachung übermäßiger Stornierungen: Wiederholte kurzfristige Stornierungen werden ausgewertet, insbesondere wenn dadurch regelmäßig Kapazitäten ungenutzt bleiben.

• Kontrolle wiederholter Nichtantritte: Reservierungen ohne Check-in werden als No-Show erfasst. Wiederholte Verstöße können zu einer vorübergehenden Einschränkung der Buchungsrechte führen.

• Verbot von Vorratsbuchungen: Arbeitsplätze dürfen nicht vorsorglich reserviert werden, wenn keine konkrete Nutzungsabsicht besteht.

• Keine Mehrfachbelegung: Eine Person darf für denselben Zeitraum grundsätzlich nur einen regulären Arbeitsplatz reservieren, sofern keine betriebliche Ausnahme genehmigt wurde.

Maßnahmen bei Verstößen sollen abgestuft erfolgen. Sie können mit einer automatischen Erinnerung beginnen und bei wiederholtem Fehlverhalten eine Information an die zuständige Führungskraft, eine zeitlich begrenzte Einschränkung der Buchungsrechte oder eine verpflichtende Einweisung umfassen. Die Auswertung erfolgt sachbezogen und unter Beachtung der geltenden Datenschutz- und Mitbestimmungsanforderungen.

Die Zuweisung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze soll folgende Ziele erfüllen:

• Gleichberechtigter Zugang: Verfügbare Arbeitsplätze werden nach transparenten und einheitlichen Kriterien bereitgestellt.

• Effiziente Nutzung der Bürokapazität: Arbeitsplatzangebot und tatsächlicher Anwesenheitsbedarf sollen möglichst genau aufeinander abgestimmt werden.

• Unterstützung betrieblicher und teambezogener Anforderungen: Teams erhalten geeignete Flächen für Zusammenarbeit, ohne allgemeine Arbeitsplätze dauerhaft zu blockieren.

• Übereinstimmung mit der Belegungsstrategie: Die Zuweisung orientiert sich an Anwesenheitsmustern, Flächenkapazitäten, Sicherheitsanforderungen und den betrieblichen Zielen der Organisation.

• Sicherstellung geeigneter Arbeitsbedingungen: Nutzende müssen einen Arbeitsplatz erhalten können, der für ihre Tätigkeit, Arbeitsdauer und erforderliche Ausstattung geeignet ist.

Die Zuweisung darf nicht allein auf der Anzahl vorhandener Schreibtische basieren. Zu berücksichtigen sind auch Besprechungsbereiche, Konzentrationszonen, technische Ausstattung, Verkehrsflächen, akustische Bedingungen und die nutzbare Gebäudekapazität.

Arbeitsplatzkategorien müssen im Buchungssystem eindeutig gekennzeichnet sein. Nutzende sollen bereits vor der Reservierung erkennen können, für welche Tätigkeiten ein Bereich vorgesehen ist und welche Ausstattung dort verfügbar ist.

Besucherarbeitsplätze dürfen nur durch autorisierte interne Ansprechpersonen oder über ein genehmigtes Besuchermanagementverfahren gebucht werden. Zugangsrechte, IT-Berechtigungen und Sicherheitsunterweisungen sind getrennt von der reinen Arbeitsplatzbuchung zu verwalten.

Bei der Arbeitsplatzzuweisung sind insbesondere folgende Faktoren zu berücksichtigen:

• Tägliche Belegung: Die Anzahl verfügbarer Arbeitsplätze wird mit den erwarteten und tatsächlich bestätigten Anwesenheitszahlen abgeglichen.

• Anforderungen an die Zusammenarbeit: Teams können für festgelegte Zeiträume räumlich zusammenhängende Arbeitsplätze erhalten, wenn dies für Workshops, Projektarbeit, Einarbeitung oder regelmäßige Abstimmungen erforderlich ist.

• Geschäftskritische Anforderungen: Funktionen, deren Arbeitsfähigkeit für den laufenden Betrieb wesentlich ist, können bei nachgewiesenem Bedarf priorisiert werden.

• Genehmigte Arbeitsplatzanpassungen: Ergonomische, technische oder barrierebezogene Anpassungen sind bei der Zuweisung verbindlich zu berücksichtigen.

• Arbeitsplatzmerkmale: Die Art der Tätigkeit bestimmt, ob beispielsweise ein ruhiger Bereich, mehrere Bildschirme, besondere Anschlüsse oder eine erhöhte Vertraulichkeit erforderlich sind.

• Gebäude- und Sicherheitskapazitäten: Die Zuweisung darf zugelassene Belegungsgrenzen sowie Anforderungen an Fluchtwege, Brandschutz und barrierefreie Erreichbarkeit nicht beeinträchtigen.

Informationen über individuelle Arbeitsplatzanpassungen dürfen im Buchungssystem nur in dem Umfang angezeigt werden, der für die Reservierung erforderlich ist. Vertrauliche medizinische oder personenbezogene Hintergründe dürfen nicht offengelegt werden.

Ein Verhältnis von Beschäftigten zu Arbeitsplätzen ist als Planungswert zu verstehen und stellt keine Garantie dar, dass an jedem beliebigen Tag ohne Reservierung ein Arbeitsplatz verfügbar ist. Kontingente müssen deshalb auf tatsächlichen Check-in- und Belegungsdaten beruhen und regelmäßig überprüft werden.

Facility Management soll eine angemessene Kapazitätsreserve für kurzfristige betriebliche Anforderungen, technische Störungen, Besucher und unvorhergesehene Anwesenheit vorsehen. Bei wiederkehrenden Kapazitätsengpässen sind Buchungsregeln, Teamtage, Flächenverteilung oder die Anzahl der Arbeitsplätze anzupassen.

Gemeinsam genutzte Arbeitsplätze dürfen nur während eines gültigen Reservierungszeitraums genutzt werden. Eine Belegung ohne Reservierung ist nur zulässig, wenn sie über das festgelegte betriebliche Verfahren genehmigt und im System nachgetragen wurde.

Nutzende müssen den zugewiesenen Arbeitsplatz verwenden. Ein eigenständiger Wechsel auf einen anderen Schreibtisch ist nur zulässig, wenn der neue Arbeitsplatz verfügbar ist und die Reservierung entsprechend geändert wird. Gebuchte Arbeitsplätze dürfen nicht durch persönliche Gegenstände, Unterlagen oder technische Geräte für andere Personen freigehalten werden.

Zu Beginn der Nutzung ist der Arbeitsplatz auf sichtbare Schäden, fehlende Ausstattung und grundlegende Funktionsfähigkeit zu prüfen. Bürostuhl, Tischhöhe, Bildschirmposition und Eingabegeräte sind entsprechend den persönlichen ergonomischen Anforderungen einzustellen. Kann ein Arbeitsplatz nicht sicher oder bestimmungsgemäß genutzt werden, ist er nicht eigenständig umzubauen. Der Mangel ist zu melden und bei Bedarf ein anderer geeigneter Arbeitsplatz zu buchen.

Beim Verlassen des Arbeitsplatzes für längere Zeit ist die Reservierung zu verkürzen oder aufzuheben, sofern keine zeitnahe Rückkehr vorgesehen ist. Kurze Arbeitsunterbrechungen, Pausen und betriebliche Besprechungen innerhalb des Reservierungszeitraums gelten nicht automatisch als Aufgabe des Arbeitsplatzes.

Persönliche Unterlagen oder Gegenstände dürfen nicht über Nacht auf einem gemeinsam genutzten Arbeitsplatz verbleiben. Gegenstände, die nach Ablauf einer Reservierung zurückgelassen wurden, können nach dem betrieblichen Fund- und Räumungsverfahren entfernt werden.

Eine Clean-Desk-Regel ersetzt nicht die reguläre Reinigung durch den beauftragten Reinigungsdienst. Nutzende sind jedoch verpflichtet, vermeidbare Verunreinigungen zu beseitigen und den Arbeitsplatz in einem Zustand zu hinterlassen, der eine unmittelbare weitere Nutzung ermöglicht.

Nutzende sind verpflichtet:

• Arbeitsplatzausstattung sachgerecht zu verwenden: Bildschirme, Dockingstationen, Tastaturen, Eingabegeräte, Kabel, Leuchten und sonstige Einrichtungen dürfen nur entsprechend ihrem vorgesehenen Zweck genutzt werden.

• Gemeinsam genutzte Ressourcen zurückzugeben: Mobile Geräte, Adapter, Ladekabel, Präsentationstechnik und andere ausleihbare Arbeitsmittel sind nach der Nutzung an den gekennzeichneten Aufbewahrungsort zurückzubringen.

• Störungen und Schäden zu melden: Technische Fehler, beschädigte Möbel, fehlende Ausstattung und Sicherheitsmängel sind über den vorgesehenen Servicekanal zu melden. Die Meldung soll Arbeitsplatznummer, Standort, Fehlerbeschreibung und Zeitpunkt enthalten.

• Unbefugte Verlagerungen zu vermeiden: Möbel, Bildschirme, Dockingstationen und fest zugeordnete Geräte dürfen nicht ohne Genehmigung an einen anderen Arbeitsplatz gebracht werden.

• Technische Anschlüsse unverändert zu lassen: Fest installierte Kabelverbindungen und Netzwerktechnik dürfen nur durch autorisierte Stellen verändert werden.

• Hygieneanforderungen einzuhalten: Persönlich genutzte Gegenstände mit engem Körperkontakt, beispielsweise Headsets, sollen grundsätzlich nicht als allgemeine Gemeinschaftsausstattung behandelt werden, sofern kein geeignetes Reinigungs- und Ausgabeverfahren besteht.

Störungen, die eine sichere oder produktive Nutzung verhindern, müssen zusätzlich im Buchungssystem als Einschränkung oder Sperrung des Arbeitsplatzes erkennbar sein. Die Wiederfreigabe erfolgt erst nach Prüfung oder Behebung durch die zuständige Stelle.

Facility Management überwacht regelmäßig:

• Arbeitsplatzauslastung: Verhältnis der tatsächlich belegten Arbeitsplätze zur nutzbaren Gesamtkapazität.

• Einhaltung der Reservierungsregeln: Anteil bestätigter Check-ins, Stornierungen, automatischer Freigaben und unberechtigter Belegungen.

• Spitzenzeiten: Tage und Zeiträume mit besonders hoher Nachfrage oder erhöhtem Risiko einer Kapazitätsüberschreitung.

• Arbeitsplatzverfügbarkeit: Anzahl verfügbarer, reservierter, belegter, gesperrter und technisch eingeschränkter Arbeitsplätze.

• Belegungs- und Nutzungstrends: Wiederkehrende Muster nach Standort, Etage, Zone, Arbeitsplatztyp, Wochentag und Tageszeit.

• No-Show-Quote: Anteil reservierter Arbeitsplätze, die innerhalb der vorgesehenen Frist nicht bestätigt wurden.

• Ausfallzeiten: Dauer und Häufigkeit von Sperrungen aufgrund technischer, baulicher oder organisatorischer Mängel.

Reservierungsdaten und tatsächliche Belegungsdaten sind getrennt auszuwerten. Eine hohe Anzahl von Buchungen bedeutet nicht automatisch eine hohe tatsächliche Nutzung, wenn Reservierungen nicht angetreten oder Arbeitsplätze frühzeitig verlassen werden.

Die Ergebnisse dienen der Anpassung von Buchungsparametern, Arbeitsplatzkontingenten, Teamzonen, Reinigungsleistungen, technischer Ausstattung und Flächenplanung. Änderungen sollen auf ausreichend belastbaren Daten beruhen und vor ihrer dauerhaften Einführung nach Möglichkeit in einem begrenzten Bereich erprobt werden.

Personenbezogene Auswertungen sind auf das für die Durchsetzung der Richtlinie erforderliche Maß zu begrenzen. Strategische Flächenanalysen sollen grundsätzlich mit zusammengefassten oder anonymisierten Daten durchgeführt werden.

Nutzende sind dafür verantwortlich:

• Arbeitsplätze nur dann zu reservieren, wenn eine konkrete Nutzungsabsicht besteht.

• den Arbeitsplatz für den tatsächlich erforderlichen Zeitraum zu buchen.

• den Check-in innerhalb der festgelegten Frist ordnungsgemäß durchzuführen.

• nicht mehr benötigte Reservierungen unverzüglich zu stornieren.

• Reservierungen anzupassen, wenn sich Ankunftszeit, Abreisezeit oder Standort ändern.

• Buchungsgrenzen, Vorausbuchungszeiträume und Regeln zur fairen Nutzung einzuhalten.

• keine Reservierungen für andere Personen vorzunehmen, sofern keine entsprechende Berechtigung vorliegt.

• nur den gebuchten Arbeitsplatz zu belegen und Arbeitsplatzwechsel im System zu erfassen.

• Störungen des Buchungssystems oder Abweichungen zwischen Systemanzeige und tatsächlicher Belegung zu melden.

Die Reservierung eines Arbeitsplatzes begründet ein zeitlich begrenztes Nutzungsrecht für den bestätigten Zeitraum. Sie begründet kein dauerhaftes Besitzrecht und berechtigt nicht dazu, den Arbeitsplatz außerhalb der Buchungszeit zu blockieren.

Arbeitsplätze dürfen nicht personalisiert werden, wenn dadurch die Nutzung durch andere Personen beeinträchtigt wird. Temporäre Arbeitsmaterialien sind nach Abschluss der Tätigkeit vollständig zu entfernen.

Nutzende sind verantwortlich für:

• Einhaltung der Desk-Sharing-Richtlinie: Alle veröffentlichten Buchungs-, Nutzungs-, Sicherheits- und Clean-Desk-Vorgaben sind verbindlich zu beachten.

• Sachgerechte Nutzung betrieblicher Ressourcen: Arbeitsplätze und Ausstattung sind sorgfältig und ausschließlich für genehmigte betriebliche Zwecke zu verwenden.

• Bereitschaft des Arbeitsplatzes für nachfolgende Personen: Der Arbeitsplatz muss rechtzeitig geräumt, geordnet und vollständig nutzbar hinterlassen werden.

• Meldung betrieblicher Störungen: Probleme, die Verfügbarkeit, Sicherheit, Zugänglichkeit oder Funktionsfähigkeit beeinträchtigen, sind unverzüglich an die zuständige Stelle zu übermitteln.

• Schutz von Zugangsdaten: Persönliche Zugangsdaten für das Buchungssystem dürfen nicht weitergegeben oder zur Umgehung von Buchungsgrenzen verwendet werden.

• Zusammenarbeit bei Klärungsfällen: Bei widersprüchlichen Reservierungen, technischen Fehlern oder Nutzungskonflikten sind die Anweisungen von Facility Management, Workplace Management oder der zuständigen Führungskraft zu befolgen.

Beschädigungen, Verlust von Ausstattung oder wiederholte Regelverstöße können entsprechend den internen Verfahren untersucht werden. Einschränkungen von Buchungsrechten sollen nachvollziehbar, verhältnismäßig und zeitlich bestimmt sein.

Beschäftigte sollen Rückmeldungen zu folgenden Themen geben:

• Wirksamkeit des Desk Sharings: Bewertung, ob die Regelungen einen verlässlichen und produktiven Zugang zu geeigneten Arbeitsplätzen ermöglichen.

• Leistung des Buchungssystems: Meldung von Bedienungsproblemen, fehlerhaften Anzeigen, langen Ladezeiten, unklaren Buchungsschritten oder fehlenden Funktionen.

• Arbeitsplatzverfügbarkeit: Hinweise auf wiederkehrende Engpässe, dauerhaft ungenutzte Bereiche oder eine ungeeignete Verteilung bestimmter Arbeitsplatztypen.

• Optimierungsmöglichkeiten: Vorschläge zur Verbesserung von Ausstattung, Zonenaufteilung, Buchungsregeln, Beschilderung, Reinigung, Akustik oder Unterstützungsprozessen.

• Nutzererfahrung: Rückmeldungen zu Orientierung, Komfort, Ergonomie, Zusammenarbeit und der praktischen Anwendbarkeit der Regeln.

Rückmeldungen sollen über festgelegte Kanäle wie Serviceportale, regelmäßige Befragungen, Workshops oder direkte Meldungen an Facility Management erfasst werden. Facility Management bewertet die Hinweise gemeinsam mit den zuständigen Bereichen, priorisiert geeignete Maßnahmen und dokumentiert wesentliche Anpassungen.

Änderungen an Buchungsregeln, Kontingenten oder Arbeitsplatzkategorien sollen regelmäßig überprüft werden. Dabei sind Belegungsdaten, Nutzerfeedback, betriebliche Anforderungen und festgestellte Störungen gemeinsam zu betrachten.