Open Space, Multispace und Activity Based Working

Ein Multispace-Büro kombiniert verschiedene Arbeitsplatz- und Raumtypen innerhalb einer zusammenhängenden Büroumgebung. Statt jedem Beschäftigten ausschließlich einen einheitlichen Standardarbeitsplatz bereitzustellen, werden unterschiedliche Bereiche für konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit, Besprechungen, vertrauliche Gespräche, informellen Austausch und kurzfristige Tätigkeiten angeboten.

Das Konzept berücksichtigt, dass Büroarbeit aus verschiedenen Aktivitäten besteht, die unterschiedliche räumliche Bedingungen benötigen. Eine komplexe Analyseaufgabe erfordert beispielsweise Ruhe und geringe Ablenkung, während eine Projektbesprechung eine kommunikative Umgebung mit Präsentationstechnik benötigt. Das Multispace-Büro stellt für diese Anforderungen jeweils geeignete Arbeitsumgebungen bereit.

Ein funktionierendes Multispace-Konzept ist mehr als eine Ansammlung unterschiedlicher Räume. Die einzelnen Bereiche müssen hinsichtlich Anzahl, Größe, Lage, Ausstattung, Zugänglichkeit und akustischer Trennung aufeinander abgestimmt werden. Das Facility Management muss außerdem sicherstellen, dass Beschäftigte die verfügbaren Bereiche verstehen, zuverlässig vorfinden und entsprechend ihrem vorgesehenen Zweck nutzen können.

Die Ausstattung muss sich an der jeweiligen Funktion orientieren. Fokusbereiche benötigen beispielsweise wirksame akustische Abschirmung und ergonomische Arbeitsplätze. Kollaborationsbereiche benötigen flexible Möbel, Präsentationsflächen und leicht zugängliche technische Anschlüsse. Besprechungsräume müssen zur vorgesehenen Personenzahl passen und zuverlässig buchbar sein.

Ein Multispace-Büro soll verschiedene Arbeitsstile und Tätigkeiten innerhalb einer gemeinsamen Bürostruktur unterstützen. Beschäftigte erhalten die Möglichkeit, für eine bestimmte Aufgabe einen geeigneten Raum auszuwählen. Dadurch kann vermieden werden, dass konzentrierte Einzelarbeit, Telefonate und intensive Teamdiskussionen im selben Bereich stattfinden.

Das Raumangebot muss die tatsächlichen Arbeitsprozesse der Organisation abbilden. Grundlage der Planung sollten Tätigkeitsanalysen, Belegungsdaten, Nutzerbefragungen und Beobachtungen des Arbeitsalltags sein. Ein Überangebot selten genutzter Raumtypen ist ebenso ineffizient wie ein Mangel an häufig benötigten Fokus- oder Besprechungsbereichen.

Nutzer können je nach Tätigkeit, Teamkonstellation und gewünschtem Arbeitsumfeld zwischen verschiedenen Bereichen wechseln. Dadurch lassen sich Flächen flexibler verwenden als in einem Büro mit ausschließlich fest zugeordneten Arbeitsplätzen.

Die Flexibilität unterstützt auch organisatorische Veränderungen. Projektteams können temporär räumlich zusammengeführt werden, neue Beschäftigte lassen sich leichter integrieren und Flächen können bei veränderten Anwesenheitsmustern angepasst werden. Voraussetzung ist eine modulare Möblierung sowie eine technische Infrastruktur, die ortsunabhängiges Arbeiten innerhalb des Büros ermöglicht.

Eine differenzierte Arbeitsumgebung kann Komfort, Funktionalität und wahrgenommene Arbeitsqualität verbessern. Beschäftigte sind nicht gezwungen, jede Tätigkeit unter denselben räumlichen Bedingungen auszuführen. Sie können einen ruhigen Bereich für anspruchsvolle Aufgaben oder einen offenen Bereich für gemeinschaftliche Arbeit nutzen.

Für eine positive Nutzererfahrung müssen die Räume leicht auffindbar, sauber, funktionsfähig und angemessen ausgestattet sein. Unklare Raumbezeichnungen, defekte Technik, fehlende Verbrauchsmaterialien oder dauerhaft belegte Bereiche verringern die Akzeptanz des Konzepts. Das Facility Management muss deshalb sowohl die räumliche Qualität als auch die tägliche Servicequalität überwachen.

• Höhere Anpassungsfähigkeit der Arbeitsumgebung: Unterschiedliche Raumtypen ermöglichen eine flexible Reaktion auf wechselnde Aufgaben, Teamgrößen und Anwesenheitsmuster.

• Verbesserte Nutzung der Büroflächen: Flächen werden nicht ausschließlich einer einzelnen Person oder Funktion zugeordnet, sondern können abhängig vom tatsächlichen Bedarf genutzt werden.

• Besseres Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und Konzentration: Kommunikative und ruhige Tätigkeiten werden räumlich getrennt, wodurch gegenseitige Störungen reduziert werden können.

• Erhöhte Arbeitsplatzwirksamkeit: Beschäftigte erhalten für unterschiedliche Aufgaben geeignete räumliche, ergonomische und technische Bedingungen.

Der Nutzen hängt wesentlich vom richtigen Verhältnis der Raumtypen ab. Fehlen beispielsweise Fokusplätze, weichen Beschäftigte möglicherweise auf ungeeignete Besprechungsräume aus. Sind zu wenige kleine Gesprächsräume vorhanden, werden Telefonate und Videokonferenzen in offenen Bereichen geführt. Belegungs- und Nutzungsdaten sollten daher regelmäßig ausgewertet und die Flächenverteilung bei Bedarf angepasst werden.

Activity-Based Working ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Beschäftigte ihre Arbeitsumgebung entsprechend der jeweils auszuführenden Tätigkeit auswählen. Entscheidend ist nicht die dauerhafte Zuordnung einer Person zu einem bestimmten Schreibtisch, sondern die funktionale Eignung des gewählten Bereichs für die aktuelle Aufgabe.

ABW verbindet räumliche Vielfalt, mobile Technologien, gemeinsame Ressourcennutzung und organisatorische Regeln. Beschäftigte können beispielsweise konzentrierte Einzelarbeit in einer Ruhezone ausführen, für eine Projektbesprechung in einen Kollaborationsbereich wechseln und ein vertrauliches Videogespräch in einer akustisch abgeschirmten Kabine führen.

ABW ist nicht mit einfachem Desk Sharing gleichzusetzen. Desk Sharing beschreibt vor allem die gemeinsame Nutzung nicht fest zugeordneter Schreibtische. ABW geht darüber hinaus, weil das gesamte Arbeitsplatzangebot nach Tätigkeiten strukturiert wird. Ein erfolgreiches ABW-Modell benötigt daher eine ausreichende Auswahl funktionsgerechter Arbeitsbereiche und darf sich nicht auf die Reduzierung persönlicher Arbeitsplätze beschränken.

Diese Prinzipien setzen voraus, dass Beschäftigte ihre Aufgaben planen und die passende Arbeitsumgebung eigenverantwortlich auswählen können. Gleichzeitig muss die Organisation klare Rahmenbedingungen festlegen, damit flexible Nutzung nicht zu Unsicherheit, ungleicher Flächenverteilung oder Nutzungskonflikten führt.

Die Zuordnung sollte für die Nutzer leicht verständlich sein. Beschilderung, digitale Raumübersichten und Arbeitsplatzrichtlinien können deutlich machen, welche Tätigkeiten in welchen Bereichen vorgesehen sind. Dadurch werden Fehlbelegungen und gegenseitige Störungen reduziert.

• Verbesserte Flächennutzung: Nicht dauerhaft benötigte Einzelarbeitsplätze können reduziert und durch gemeinsam nutzbare, tätigkeitsbezogene Arbeitsbereiche ersetzt werden.

• Erhöhte Arbeitsplatzwirksamkeit: Die räumliche und technische Ausstattung wird gezielter auf konkrete Arbeitsprozesse ausgerichtet.

• Größere betriebliche Flexibilität: Die Organisation kann leichter auf hybride Arbeitsmodelle, veränderte Teamgrößen und schwankende Anwesenheitsquoten reagieren.

Durch die gemeinsame Nutzung von Flächen kann die Organisation ihre Arbeitsplatzkapazität stärker an der tatsächlichen Anwesenheit ausrichten. Eine Reduzierung der Fläche sollte jedoch erst nach einer belastbaren Analyse von Spitzenbelegung, Tätigkeitsprofilen und zukünftigem Personalbedarf erfolgen.

• Mehr Autonomie bei der Arbeitsplatzwahl: Beschäftigte können den für ihre Aufgabe geeigneten Ort selbst auswählen.

• Bessere Unterstützung unterschiedlicher Tätigkeiten: Für konzentrierte, kommunikative, kreative und vertrauliche Aufgaben stehen passende Umgebungen zur Verfügung.

• Verbesserte Arbeitsplatzerfahrung: Eine größere räumliche Auswahl kann Komfort, Selbstbestimmung und Zusammenarbeit fördern.

Die Vorteile werden nur erreicht, wenn ausreichend geeignete Arbeitsplätze verfügbar sind. Müssen Beschäftigte regelmäßig nach freien Plätzen suchen oder sind bevorzugte Bereiche dauerhaft ausgelastet, kann die Flexibilität als Belastung wahrgenommen werden.

• Zuverlässige digitale Infrastruktur: Flächendeckende Netzabdeckung, stabile Internetverbindungen, sichere Zugriffsverfahren und ausreichende technische Kapazitäten müssen an allen relevanten Arbeitsorten verfügbar sein.

• Mobile Arbeitstechnologien: Laptops, mobile Endgeräte, Headsets, Dockingstationen und cloudbasierte Anwendungen müssen einen reibungslosen Wechsel zwischen Arbeitsbereichen ermöglichen.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchungssysteme: Digitale Systeme sollten Verfügbarkeit, Ausstattung und Buchungsstatus gemeinsam genutzter Arbeitsplätze und Räume transparent darstellen. Regelungen für nicht wahrgenommene Buchungen und automatische Freigaben verhindern unnötige Blockierungen.

• Klare Arbeitsplatzrichtlinien und Nutzungsregeln: Vorgaben zu Clean Desk, Vertraulichkeit, Telefonaten, Lautstärke, Buchungen, persönlicher Aufbewahrung und hygienischer Übergabe schaffen Verlässlichkeit.

Zusätzlich müssen ergonomische Anforderungen, Barrierefreiheit, Informationssicherheit und Datenschutz berücksichtigt werden. Persönliche Unterlagen benötigen sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten. Vertrauliche Gespräche dürfen nicht in ungeeigneten offenen Bereichen stattfinden. Beschäftigte mit besonderen körperlichen oder arbeitsmedizinischen Anforderungen müssen Zugang zu entsprechend ausgestatteten Arbeitsplätzen erhalten.

Das Facility Management ist für die Planung und bedarfsgerechte Verteilung der unterschiedlichen Arbeitsplatztypen verantwortlich. Dabei müssen Flächenangebot, Tätigkeitsprofile, Organisationsstruktur, Anwesenheitsmuster und betriebliche Spitzenzeiten gemeinsam betrachtet werden. Eine reine Durchschnittsbelegung ist nicht ausreichend, da insbesondere an stark frequentierten Tagen genügend geeignete Arbeitsplätze und Besprechungsräume verfügbar sein müssen.

Belegungs- und Nutzungsgrade sollten regelmäßig überwacht werden. Hierfür können Buchungsdaten, anonymisierte Sensordaten, manuelle Begehungen und Nutzerfeedback kombiniert werden. Bei der Auswertung ist zwischen Kapazität, Belegung und tatsächlicher Nutzung zu unterscheiden. Ein gebuchter Raum ist nicht automatisch belegt, und ein belegter Arbeitsplatz wird nicht zwingend über den gesamten Arbeitstag genutzt.

Die Flächen müssen an veränderte organisatorische Anforderungen angepasst werden können. Steigt beispielsweise der Anteil virtueller Kommunikation, können zusätzliche Videokabinen erforderlich werden. Nimmt die projektbezogene Zusammenarbeit zu, kann der Bedarf an flexibel möblierten Teamflächen wachsen. Anpassungen sollten auf nachvollziehbaren Daten und nicht ausschließlich auf Einzelbeobachtungen beruhen.

Flexible und gemeinschaftlich genutzte Büroflächen erfordern eine koordinierte Steuerung der Arbeitsplatzservices. Dazu gehören Reinigung, technische Unterstützung, Verbrauchsmaterialversorgung, Raumvorbereitung, Abfallmanagement, Postdienste, Schließfachverwaltung und die Betreuung gemeinsam genutzter Geräte.

Besondere Aufmerksamkeit ist der Betriebsbereitschaft gemeinsam genutzter Räume zu widmen. Besprechungsräume müssen nach der Nutzung in einen definierten Ausgangszustand zurückversetzt werden. Technische Geräte, Kabel, Adapter, Schreibflächen und Verbrauchsmaterialien müssen vollständig und funktionsfähig sein. Störungen sollten über leicht erreichbare Meldewege erfasst und innerhalb festgelegter Servicezeiten behoben werden.

Das Facility Management muss außerdem die flexible Nutzung organisatorisch unterstützen. Dazu gehören verständliche Raumbezeichnungen, aktuelle Belegungsanzeigen, einheitliche Ausstattungsstandards und klare Eskalationswege bei Nutzungskonflikten. Serviceleistungen sollten sich an den tatsächlichen Anwesenheitsmustern orientieren und bei veränderten Belegungsprofilen angepasst werden.

Das Facility Management sollte bei Auswahl und Betrieb der Systeme eng mit IT, Informationssicherheit, Datenschutz, Personalwesen und den betrieblichen Fachbereichen zusammenarbeiten. Schnittstellen zwischen Buchungssystemen, Zutrittskontrolle, Gebäudetechnik und Flächenmanagement müssen klar definiert werden. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass technische Ausfälle nicht zum vollständigen Verlust der Nutzbarkeit führen. Für zentrale Systeme sind daher geeignete Support- und Ersatzprozesse erforderlich.

Die akustische Qualität ist eine der wichtigsten Anforderungen in offenen und flexibel genutzten Büroumgebungen. Schallabsorbierende Decken, Wandabsorber, geeignete Bodenbeläge, akustisch wirksame Möbel und eine ausreichende räumliche Trennung zwischen lauten und ruhigen Aktivitäten reduzieren Störungen. Telefon- und Videogespräche sollten in dafür vorgesehenen Bereichen stattfinden.

Zur Qualität der Innenraumumgebung gehören außerdem Luftqualität, Temperatur, Luftbewegung, Geruchsbelastung und Sauberkeit. Unterschiedliche Belegungsdichten können kurzfristig zu erhöhtem Lüftungs- oder Kühlbedarf führen. Gebäudetechnische Systeme sollten daher auf reale Nutzungsprofile reagieren können, ohne Zugerscheinungen oder starke Temperaturschwankungen zu verursachen.

Die Beleuchtung muss verschiedene Tätigkeiten unterstützen und gleichzeitig Blendung, Reflexionen und visuelle Ermüdung reduzieren. Tageslicht sollte möglichst wirksam genutzt werden, während künstliche Beleuchtung an Arbeitsplatztyp und Tätigkeit angepasst wird. Individuelle Regelungsmöglichkeiten sind besonders dort sinnvoll, wo Beschäftigte längere Zeit konzentriert arbeiten.

Die Leistung der Arbeitsumgebung sollte anhand quantitativer und qualitativer Kriterien bewertet werden. Zu den relevanten Kennzahlen gehören Flächennutzung, Arbeitsplatzbelegung, Raumauslastung, Buchungsdauer, nicht wahrgenommene Reservierungen, Störungsmeldungen, Servicequalität und Betriebskosten.

Die Arbeitsplatzwirksamkeit lässt sich nicht allein anhand hoher Auslastung beurteilen. Eine dauerhaft vollständige Belegung kann auf fehlende Kapazitäten und nicht auf effiziente Planung hinweisen. Ebenso kann eine geringe Nutzung einzelner Räume auf ungeeignete Ausstattung, schlechte Lage, unzureichende Akustik oder ein unpassendes Buchungsverfahren zurückzuführen sein.

Die Nutzerzufriedenheit sollte durch regelmäßige Befragungen, strukturierte Interviews, Feedbackkanäle und Beobachtungen erfasst werden. Sinnvoll ist die Kombination subjektiver Rückmeldungen mit objektiven Nutzungsdaten. Wiederkehrende Beschwerden zu Lärm, Raumverfügbarkeit oder Technik sollten systematisch analysiert und in konkrete Verbesserungsmaßnahmen überführt werden.

Kontinuierliche Arbeitsplatzverbesserung umfasst das Festlegen von Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Prüfterminen. Nach einer Anpassung muss bewertet werden, ob die gewünschte Wirkung tatsächlich eingetreten ist. Dadurch wird verhindert, dass Änderungen lediglich auf Einzelmeinungen beruhen oder neue Nutzungskonflikte verursachen.

Die Einführung von Open Space, Multispace oder ABW verändert nicht nur die Bürofläche, sondern auch tägliche Arbeitsgewohnheiten, Verantwortlichkeiten und soziale Abläufe. Beschäftigte müssen möglicherweise auf persönlich zugewiesene Arbeitsplätze verzichten, häufiger den Arbeitsbereich wechseln oder neue Buchungs- und Aufbewahrungssysteme verwenden.

Ein strukturiertes Veränderungsmanagement unterstützt den Übergang und reduziert Widerstände. Bedenken zu Lärm, Arbeitsplatzverfügbarkeit, Statusverlust, Privatsphäre oder persönlicher Zugehörigkeit sollten frühzeitig aufgenommen und sachlich bearbeitet werden. Eine rein technische oder bauliche Einführung reicht nicht aus, wenn die Nutzer den Zweck und die Regeln des neuen Arbeitsplatzmodells nicht verstehen.

Das Ziel besteht darin, die tatsächliche Nutzung der neuen Arbeitsumgebung sicherzustellen. Ein Arbeitsplatzkonzept gilt nicht bereits mit der baulichen Fertigstellung als erfolgreich. Entscheidend ist, ob Beschäftigte die angebotenen Bereiche richtig nutzen, die erforderlichen Technologien beherrschen und die neuen Arbeitsweisen im Alltag anwenden können.

• Bewusstsein für die Arbeitsplatzveränderungen schaffen: Beschäftigte müssen verstehen, warum das bisherige Arbeitsumfeld verändert wird und welche organisatorischen Ziele damit verbunden sind.

• Akzeptanz und Beteiligung fördern: Nutzer sollen ihre Anforderungen einbringen und die Gestaltung des neuen Arbeitsumfelds nachvollziehen können.

• Betriebliche Kontinuität aufrechterhalten: Umzüge, Umbauten, Systemeinführungen und Schulungen müssen so geplant werden, dass wesentliche Geschäftsprozesse weitergeführt werden können.

Die Ziele sollten vor Beginn der Umsetzung konkretisiert und messbar gemacht werden. Dazu können Teilnahmequoten an Schulungen, Nutzungsraten neuer Raumtypen, Anzahl ungeklärter Supportfälle oder Zufriedenheitswerte nach dem Einzug gehören.

Zunächst sind alle betroffenen Nutzer- und Interessengruppen zu identifizieren. Dazu gehören Management, Beschäftigte, Arbeitnehmervertretung, Personalwesen, IT, Arbeitsschutz, Informationssicherheit, Facility Management, externe Dienstleister und gegebenenfalls Kunden oder Besucher.

Die Beteiligten sollten entsprechend ihrer Rolle in Planung und Umsetzung eingebunden werden. Nutzerinterviews, Workshops, Arbeitsplatzbeobachtungen, Testflächen und Pilotprojekte helfen dabei, Anforderungen zu erfassen und Fehlannahmen frühzeitig zu erkennen. Rückmeldungen müssen dokumentiert, bewertet und nachvollziehbar beantwortet werden.

Die Beteiligung schafft keine Verpflichtung, jeden individuellen Wunsch umzusetzen. Sie ermöglicht jedoch, Entscheidungen auf reale Arbeitsabläufe zu stützen und transparent zu erklären, warum bestimmte Lösungen gewählt oder verworfen wurden.

Die Kommunikation muss das Arbeitsplatzkonzept, die Ziele, den Zeitplan und die Auswirkungen auf den Arbeitsalltag verständlich erklären. Allgemeine Aussagen über Modernisierung oder Zusammenarbeit reichen nicht aus. Beschäftigte benötigen konkrete Informationen darüber, wie Arbeitsplätze gebucht werden, wo persönliche Gegenstände aufbewahrt werden und welche Bereiche für bestimmte Tätigkeiten vorgesehen sind.

Erwartete Vorteile und mögliche Einschränkungen sollten ausgewogen dargestellt werden. Eine glaubwürdige Kommunikation erkennt an, dass neue Arbeitsweisen Anpassung erfordern und nicht jede Tätigkeit von derselben Lösung profitiert. Ungeklärte Fragen sollten gesammelt und über zentrale Informationskanäle beantwortet werden.

Die Informationsweitergabe muss während der gesamten Umsetzung fortgeführt werden. Geeignete Formate sind Informationsveranstaltungen, digitale Projektseiten, Führungskräftebriefings, Arbeitsplatzführungen, häufig gestellte Fragen und regelmäßige Projektmeldungen. Aussagen verschiedener Abteilungen müssen inhaltlich übereinstimmen.

Orientierungsprogramme sollten Beschäftigte mit den neuen Arbeitsplatztypen, Nutzungsregeln, Fluchtwegen, Serviceangeboten und Unterstützungsprozessen vertraut machen. Praktische Rundgänge und Nutzungssimulationen sind häufig wirksamer als ausschließlich schriftliche Anweisungen.

Technologieschulungen müssen Buchungssysteme, Videokonferenztechnik, mobile Arbeitsplatzkomponenten, digitale Schließfächer und Störungsmeldungen abdecken. Die Schulung sollte sich an unterschiedlichen Kenntnisständen orientieren und auch nach dem Einzug verfügbar bleiben.

Zusätzlich benötigen Beschäftigte Anleitung zu neuen Arbeitspraktiken. Dazu gehören die Auswahl geeigneter Arbeitsbereiche, Clean-Desk-Regeln, der Umgang mit vertraulichen Informationen, die Freigabe nicht benötigter Buchungen und angemessenes Verhalten in Ruhe- und Kommunikationszonen.

Nach der Inbetriebnahme sollte die Arbeitsplatzleistung systematisch überprüft werden. Eine erste Bewertung kann nach einer frühen Stabilisierungsphase erfolgen, weitere Prüfungen sollten nach mehreren Monaten durchgeführt werden. Dadurch lassen sich kurzfristige Einführungsprobleme von strukturellen Mängeln unterscheiden.

Die Nutzerzufriedenheit muss in Bezug auf konkrete Aspekte bewertet werden, beispielsweise Raumverfügbarkeit, Akustik, Technik, Orientierung, Komfort und Servicequalität. Allgemeine Zufriedenheitswerte allein liefern häufig keine ausreichende Grundlage für Verbesserungen.

Festgestellte Probleme sind zu priorisieren und mit Verantwortlichkeiten sowie Bearbeitungsfristen zu versehen. Kleinere Anpassungen können Möblierung, Beschilderung oder Nutzungsregeln betreffen. Größere Maßnahmen können zusätzliche Räume, technische Änderungen oder eine neue Verteilung der Arbeitsplatztypen erforderlich machen.