Arbeitsplatzpolicy

• Sachgerechte Nutzung der Einrichtungen: Büroflächen, Mobiliar, technische Ausstattung und Versorgungseinrichtungen dürfen ausschließlich für vorgesehene betriebliche Zwecke genutzt werden. Eigenmächtige Umbauten, das Entfernen von Inventar oder Veränderungen an technischen Installationen sind nicht zulässig.

• Professionelles Verhalten: Alle Personen müssen sich respektvoll, diskriminierungsfrei und professionell verhalten. Handlungen, die Sicherheit, Wohlbefinden, Konzentration oder Arbeitsfähigkeit anderer beeinträchtigen, sind zu unterlassen.

• Rücksichtnahme in gemeinsam genutzten Bereichen: Gemeinschaftliche Ressourcen dürfen nicht unnötig blockiert, beschädigt oder dauerhaft persönlich belegt werden. Nach der Nutzung ist der Bereich in einem ordentlichen und unmittelbar nutzbaren Zustand zu hinterlassen.

• Sauberkeit und Ordnung: Abfälle sind in den vorgesehenen Behältern zu entsorgen. Speisen und Getränke dürfen nur dort konsumiert werden, wo dies gestattet ist. Verschüttete Flüssigkeiten, Verunreinigungen und hygienische Probleme sind unverzüglich zu beseitigen oder an die zuständige Servicestelle zu melden.

• Freihalten von Verkehrs- und Fluchtwegen: Flure, Treppenräume, Notausgänge, Brandschutzeinrichtungen und Zugänge zu technischer Infrastruktur dürfen nicht durch Mobiliar, Lieferungen, Kartons oder persönliche Gegenstände versperrt werden.

• Meldung von Schäden: Defekte Möbel, beschädigte Steckdosen, Beleuchtungsprobleme, Leckagen oder sonstige Mängel sind über den festgelegten Facility-Management-Prozess zu melden. Unsichere Einrichtungen dürfen bis zur Prüfung nicht weiterverwendet werden.

An Einzelarbeitsplätzen sind vertrauliche Unterlagen sicher aufzubewahren. Persönliche Heizgeräte, Kaffeemaschinen, Ventilatoren oder andere elektrische Geräte dürfen nur verwendet werden, wenn sie ausdrücklich zugelassen und sicherheitstechnisch geprüft sind.

Bei geteilten Arbeitsplätzen müssen sämtliche Unterlagen, persönlichen Gegenstände und mobilen Geräte nach Arbeitsende entfernt werden. Tastatur, Maus, Tischfläche und weitere Kontaktflächen sind gemäß den betrieblichen Hygienevorgaben sauber zu hinterlassen. Festgestellte Schäden oder fehlende Ausstattung sind umgehend zu melden.

Kollaborationsbereiche dürfen nicht als dauerhafte Ablage- oder Lagerflächen genutzt werden. Gespräche sind in einer Lautstärke zu führen, die angrenzende Arbeitszonen nicht unverhältnismäßig beeinträchtigt.

Besprechungsräume sind nur für den tatsächlich erforderlichen Zeitraum zu reservieren. Wiederkehrende Buchungen müssen regelmäßig überprüft werden. Endet eine Besprechung früher, ist der Raum im Buchungssystem freizugeben. Nach der Nutzung sind Whiteboards zu reinigen, vertrauliche Unterlagen zu entfernen, Mobiliar zurückzustellen und technische Systeme ordnungsgemäß zu beenden.

Küchen, Pausenbereiche, Sanitäranlagen und sonstige Gemeinschaftsflächen sind sauber zu halten. Lebensmittel müssen gekennzeichnet und innerhalb der vorgegebenen Fristen entfernt werden. Hygiene-, Schädlings- oder Entsorgungsprobleme sind unverzüglich zu melden.

• Lärmmanagement: Gespräche, Telefonate und virtuelle Besprechungen sind mit angemessener Lautstärke zu führen. Für längere oder sensible Gespräche sind geschlossene Räume oder Telefonkabinen zu nutzen. Lautsprecherfunktionen dürfen in offenen Arbeitsbereichen grundsätzlich nicht verwendet werden.

• Schutz von Privatsphäre und Konzentration: Bildschirme, Unterlagen und Gespräche anderer Personen dürfen nicht ohne Berechtigung eingesehen, fotografiert oder aufgezeichnet werden. Beschäftigte sollen erkennbare Konzentrationssignale respektieren und unnötige Unterbrechungen vermeiden.

• Verantwortungsvoller Umgang mit Büroausstattung: Drucker, Präsentationssysteme, Küchenanlagen und andere gemeinsam genutzte Geräte sind gemäß den Bedienungsanweisungen zu verwenden. Störungen dürfen nur durch autorisierte Personen behoben werden.

• Verhaltensstandards: Belästigung, Einschüchterung, aggressives Verhalten und diskriminierende Äußerungen werden nicht toleriert. Konflikte sind sachlich zu behandeln und bei Bedarf an die zuständige Führungskraft oder interne Fachstelle weiterzugeben.

• Gerüche und persönliche Rücksichtnahme: Stark riechende Speisen, Duftstoffe oder andere Produkte, die das Wohlbefinden anderer beeinträchtigen können, sollen in offenen Arbeitsbereichen vermieden werden.

• Visuelle und räumliche Ordnung: Persönliche Dekorationen dürfen keine Sicherheitsrisiken verursachen, Flächen beschädigen oder das professionelle Erscheinungsbild gemeinschaftlicher Bereiche beeinträchtigen.

• Besucherregistrierung: Besucher müssen vor oder unmittelbar bei ihrer Ankunft registriert werden. Die gastgebende Person ist für die Richtigkeit der Angaben und die Einhaltung der Besuchsverfahren verantwortlich.

• Zugangsberechtigung: Besucher erhalten nur Zugang zu den für ihren Aufenthalt erforderlichen Bereichen. Besucherausweise müssen sichtbar getragen und beim Verlassen zurückgegeben werden.

• Begleitung: Besucher dürfen sich in sicherheitsrelevanten, technischen oder vertraulichen Bereichen nur in Begleitung einer autorisierten Person bewegen. Das Weitergeben von Zutrittskarten oder das Offenhalten gesicherter Türen ist untersagt.

• Regeln für Auftragnehmer und Dienstleister: Externe Dienstleister müssen vor Arbeitsbeginn angemeldet, unterwiesen und bei Bedarf mit einer Arbeitsfreigabe ausgestattet werden. Sie müssen die Sicherheits-, Vertraulichkeits-, Umwelt- und Hausordnungsanforderungen der Organisation einhalten.

• Vertraulichkeit: Besprechungen mit externen Personen sind in geeigneten Räumen durchzuführen. Vertrauliche Dokumente, Whiteboards, Bildschirme und betriebliche Informationen dürfen für Besucher nicht unbeabsichtigt einsehbar sein.

• Lieferungen und externe Arbeiten: Lieferungen sind an den dafür vorgesehenen Stellen anzunehmen. Größere Transporte, lärmintensive Arbeiten oder Tätigkeiten mit Auswirkungen auf den Bürobetrieb müssen vorab mit Facility Management abgestimmt werden.

• Meldung verdächtiger Situationen: Unbekannte Personen ohne sichtbare Berechtigung sind höflich anzusprechen oder dem Sicherheitsdienst zu melden. Beschäftigte dürfen sich dabei nicht selbst in Gefahr bringen.

• Einhaltung der Arbeitsschutzanforderungen: Arbeitsplätze und Einrichtungen müssen den anwendbaren gesetzlichen, behördlichen und internen Arbeitsschutzanforderungen entsprechen. Facility Management koordiniert die erforderlichen Prüfungen, Wartungen und baulichen Maßnahmen mit den zuständigen Fachstellen.

• Sichere Nutzung von Einrichtungen und Geräten: Beschäftigte müssen bereitgestellte Möbel, elektrische Geräte und technische Systeme bestimmungsgemäß verwenden. Schutzvorrichtungen dürfen nicht entfernt oder umgangen werden.

• Gefährdungsermittlung: Betriebliche Veränderungen, Umbauten, neue Arbeitsmittel und geänderte Nutzungen müssen auf mögliche Gesundheits- und Sicherheitsrisiken geprüft werden. Festgestellte Risiken sind zu dokumentieren, zu bewerten und durch geeignete Maßnahmen zu reduzieren.

• Meldung von Gefahren: Stolperstellen, beschädigte Kabel, lose Bodenbeläge, blockierte Fluchtwege, ungewöhnliche Gerüche, Wasserschäden und andere Gefahren sind sofort zu melden. Bei unmittelbarer Gefahr ist der betroffene Bereich abzusichern und nicht weiter zu nutzen.

• Unfall- und Beinaheunfallmeldung: Arbeitsunfälle und Beinaheunfälle müssen nach dem festgelegten Verfahren dokumentiert werden. Die Untersuchung dient der Ursachenanalyse und Prävention, nicht der unangemessenen Schuldzuweisung.

• Notfallvorsorge: Flucht- und Rettungspläne, Alarmierungswege, Sammelstellen und interne Notfallkontakte müssen bekannt und zugänglich sein. Beschäftigte sind verpflichtet, an erforderlichen Unterweisungen und Übungen teilzunehmen.

• Ergonomische Gestaltungsstandards: Schreibtische, Stühle, Monitore, Eingabegeräte und Beleuchtung müssen eine sichere und anpassbare Arbeitshaltung ermöglichen. Für regelmäßig genutzte Bildschirmarbeitsplätze sind geeignete, aufeinander abgestimmte Komponenten bereitzustellen.

• Einstellung des Arbeitsplatzes: Die Sitzhöhe ist so anzupassen, dass die Füße stabil auf dem Boden oder einer Fußstütze stehen. Unterarme sollen bei entspannter Schulterhaltung auf Tischhöhe aufliegen. Der Monitor ist mittig, blendfrei und in geeigneter Sehentfernung zu positionieren.

• Bildschirm- und Lichtverhältnisse: Direkte Blendung und störende Reflexionen sind zu vermeiden. Monitore dürfen nicht so aufgestellt werden, dass starke Helligkeitsunterschiede oder dauerhafte Zwangshaltungen entstehen.

• Vermeidung arbeitsbedingter Beschwerden: Beschäftigte sollen ihre Haltung regelmäßig verändern, kurze Bewegungsphasen einplanen und einseitige Belastungen vermeiden. Bei wiederkehrenden Beschwerden ist frühzeitig eine ergonomische Beratung oder arbeitsmedizinische Unterstützung einzubeziehen.

• Flexible Arbeitsplätze: An geteilten Arbeitsplätzen müssen Stuhl, Monitor und weitere Komponenten vor Arbeitsbeginn individuell eingestellt werden. Die vorherige Einstellung einer anderen Person darf nicht unverändert übernommen werden, wenn sie den eigenen ergonomischen Anforderungen nicht entspricht.

• Individuelle Anpassungen: Zusätzliche Ausstattung wie Fußstützen, Dokumentenhalter, ergonomische Eingabegeräte oder höhenverstellbare Arbeitsflächen wird auf Grundlage eines festgestellten Bedarfs bereitgestellt.

• Gesunde Arbeitsbedingungen: Raumtemperatur, Luftqualität, Beleuchtung, Akustik und Sauberkeit sind regelmäßig zu überwachen. Abweichungen sollen über den vorgesehenen Servicekanal gemeldet werden, damit Ursachen geprüft und geeignete Maßnahmen eingeleitet werden können.

• Unterstützendes Arbeitsumfeld: Die Arbeitsumgebung soll respektvolle Zusammenarbeit, psychologische Sicherheit und eine faire Nutzung gemeinschaftlicher Ressourcen fördern. Belastungen oder wiederkehrende Konflikte müssen frühzeitig angesprochen werden.

• Wellnessbezogene Einrichtungen: Soweit vorhanden, sind Ruhebereiche, Bewegungsangebote, Duschen, Fahrradabstellplätze oder vergleichbare Einrichtungen entsprechend ihrer Zweckbestimmung zu nutzen. Der Zugang ist fair, sicher und diskriminierungsfrei zu organisieren.

• Pausen und Bewegung: Beschäftigte sollen vorgesehene Pausen wahrnehmen und lange Phasen statischer Arbeit unterbrechen. Pausenbereiche sind so zu nutzen, dass Erholung möglich ist und andere Personen nicht beeinträchtigt werden.

• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Flexible Arbeitsmodelle und digitale Erreichbarkeit müssen so gestaltet werden, dass betriebliche Anforderungen erfüllt werden, ohne dauerhaft unangemessene Erreichbarkeit außerhalb vereinbarter Arbeitszeiten zu erwarten.

• Meldung gesundheitlicher Beeinträchtigungen: Beschwerden, die möglicherweise mit Raumklima, Lärm, Beleuchtung, Ergonomie oder anderen Arbeitsplatzbedingungen zusammenhängen, sind frühzeitig an die zuständige Stelle zu melden.

Im Brandfall ist der Alarm unverzüglich zu beachten. Das Gebäude muss über die gekennzeichneten Fluchtwege verlassen werden. Aufzüge dürfen nicht genutzt werden, sofern sie nicht ausdrücklich für eine Evakuierung freigegeben sind. Personen begeben sich zur festgelegten Sammelstelle und warten dort auf weitere Anweisungen.

Bei medizinischen Notfällen sind interne Ersthelfende und externe Rettungsdienste entsprechend der Schwere des Vorfalls zu alarmieren. Erste-Hilfe-Einrichtungen und automatisierte externe Defibrillatoren dürfen nicht verstellt, blockiert oder zweckwidrig verwendet werden.

Sicherheitsvorfälle wie unberechtigter Zutritt, Diebstahl, Bedrohungen, verdächtige Gegenstände oder beschädigte Sicherheitseinrichtungen sind unverzüglich zu melden. Beschäftigte dürfen keine eigenständigen Maßnahmen ergreifen, die sie oder andere gefährden.

Für betriebliche Unterbrechungen müssen definierte Kommunikationswege, alternative Arbeitsmöglichkeiten und Prioritäten für kritische Funktionen bestehen. Die Nutzung von Ersatzflächen oder mobilem Arbeiten erfolgt nach den jeweils aktivierten Notfall- und Betriebskontinuitätsplänen.

• Integration von Technologie: Digitale Lösungen müssen in räumliche und organisatorische Abläufe integriert werden. Arbeitsplatztechnik, Buchungssysteme, Kommunikationsplattformen und Gebäudeservices sollen möglichst zuverlässig und benutzerfreundlich zusammenwirken.

• Effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit: Beschäftigte benötigen geeignete Werkzeuge für persönliche, hybride und vollständig virtuelle Zusammenarbeit. Besprechungsräume müssen eine gleichberechtigte Teilnahme von anwesenden und zugeschalteten Personen unterstützen.

• Flexible Arbeitsweisen: Zugelassene mobile Geräte, sichere Netzwerkzugänge und geeignete Kollaborationsplattformen sollen ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen, sofern dies mit der jeweiligen Funktion und den Sicherheitsanforderungen vereinbar ist.

• Steigerung der Produktivität: Technologie soll Arbeitsabläufe vereinfachen, manuelle Doppelerfassungen reduzieren und einen schnellen Zugang zu erforderlichen Informationen und Services ermöglichen.

• Sicherheit und Barrierefreiheit: Digitale Lösungen müssen die geltenden Sicherheits-, Datenschutz- und Barrierefreiheitsanforderungen berücksichtigen. Neue Systeme sind vor Einführung technisch, organisatorisch und nutzerbezogen zu prüfen.

• Zulässige Nutzung: Organisatorische IT-Ressourcen sind vorrangig für genehmigte geschäftliche Zwecke zu verwenden. Eine begrenzte private Nutzung ist nur zulässig, wenn sie internen Vorgaben entspricht und weder Sicherheit noch Leistung oder Kosten wesentlich beeinträchtigt.

• Umgang mit Geräten: Laptops, Mobiltelefone, Monitore, Konferenztechnik und Zubehör müssen sorgfältig behandelt und gegen Verlust, Diebstahl und Beschädigung geschützt werden. Geräte dürfen nicht unbeaufsichtigt in ungesicherten Bereichen zurückgelassen werden.

• Software und Systeme: Nicht genehmigte Software, Erweiterungen oder Speicherdienste dürfen nicht installiert oder genutzt werden. Sicherheitsupdates, Gerätekonfigurationen und Schutzfunktionen dürfen nicht deaktiviert oder umgangen werden.

• Kommunikationsplattformen: E-Mail, Chat, Videokonferenz- und Kollaborationssysteme sind professionell und entsprechend den Vertraulichkeitsanforderungen zu nutzen. Besprechungen dürfen nur mit entsprechender Berechtigung aufgezeichnet werden.

• Bildschirmsicherheit: Geräte sind beim Verlassen des Arbeitsplatzes zu sperren. Vertrauliche Informationen müssen durch geeignete Bildschirmpositionierung, Sichtschutz oder Nutzung geschlossener Räume geschützt werden.

• Störungen und Verluste: Verlorene Geräte, verdächtige Systemmeldungen, Phishing-Versuche und mögliche Sicherheitsverletzungen sind unverzüglich an die zuständige IT- oder Sicherheitsstelle zu melden.

• Schutz technischer Anlagen: Netzwerkkomponenten, Gebäudesteuerungen, Serverräume und technische Schränke dürfen ausschließlich durch autorisierte Fachkräfte geöffnet, verändert oder gewartet werden.

Zugriffsrechte werden nach dem Prinzip der erforderlichen Berechtigung vergeben. Gemeinsame Benutzerkonten sind zu vermeiden, sofern sie nicht ausdrücklich genehmigt und kontrolliert werden. Berechtigungen müssen bei Funktionswechseln, längerer Abwesenheit oder Austritt zeitnah angepasst oder aufgehoben werden.

Vertrauliche Daten dürfen nur in freigegebenen Systemen gespeichert und über zugelassene Kanäle übertragen werden. Ausdrucke mit sensiblen Informationen sind sofort abzuholen, sicher aufzubewahren und über die vorgesehenen vertraulichen Entsorgungswege zu vernichten.

Beschäftigte müssen an vorgeschriebenen Schulungen zur Informationssicherheit teilnehmen. Verdächtige E-Mails, unbekannte Links, ungewöhnliche Anmeldeaufforderungen oder mögliche Datenverluste sind ohne Verzögerung zu melden.

Digitale Unterlagen müssen gemäß den festgelegten Aufbewahrungs- und Löschfristen verwaltet werden. Lokale Kopien, persönliche Ablagesysteme und unnötige Mehrfachversionen sind zu vermeiden.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchungssysteme: Buchungssysteme ermöglichen die Reservierung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und unterstützenden Einrichtungen. Nutzende müssen korrekte Angaben machen, Reservierungen aktualisieren und nicht benötigte Buchungen freigeben.

• Kollaborations- und Kommunikationswerkzeuge: Einheitliche Plattformen für Nachrichten, Dateien, virtuelle Besprechungen und gemeinsame Bearbeitung reduzieren Medienbrüche. Vertraulichkeitsstufen und Zugriffsrechte sind bei jeder Nutzung zu berücksichtigen.

• Digitale Workplace-Management-Plattformen: CAFM-, IWMS- oder vergleichbare Systeme können Flächen, Wartungen, Serviceanfragen, Umzüge, Vermögenswerte und Belegungsinformationen verwalten. Datenqualität und eindeutige Verantwortlichkeiten sind für einen zuverlässigen Betrieb erforderlich.

• Systeme zur Auslastungsüberwachung: Sensoren, Zugangsdaten oder anonymisierte Netzwerkinformationen können zur Analyse der Flächennutzung eingesetzt werden. Die Datenerhebung muss transparent, zweckgebunden und datenschutzkonform erfolgen.

• Digitale Serviceanfragen: Störungen, Reinigungsbedarfe, Raumklimaprobleme und Ausstattungsanforderungen sollen über definierte Servicekanäle gemeldet werden. Anfragen müssen ausreichend beschrieben und bei dringenden Sicherheitsproblemen entsprechend gekennzeichnet werden.

• Betriebliche Verfügbarkeit: Kritische Workplace-Systeme müssen angemessen überwacht, gewartet und gegen Ausfälle abgesichert werden. Für wesentliche Funktionen sind Ersatzprozesse festzulegen.

• Rollen und Verantwortlichkeiten: Facility Management verantwortet die operative Umsetzung der Arbeitsplatzrichtlinie, die Bereitstellung geeigneter Flächen und die Koordination von Workplace-Services. Führungskräfte unterstützen die Umsetzung innerhalb ihrer Bereiche. Beschäftigte sind für regelkonformes Verhalten und die Meldung von Problemen verantwortlich.

• Richtlinienverantwortung: Eine eindeutig benannte Funktion muss Eigentümerin der Richtlinie sein. Sie koordiniert Freigaben, Änderungen, Kommunikation und die regelmäßige Überprüfung des Dokuments.

• Zusammenarbeit mit Fachbereichen: Facility Management arbeitet mit Personalwesen, IT, Arbeitsschutz, Datenschutz, Sicherheit, Beschaffung, Nachhaltigkeit und den Geschäftsbereichen zusammen. Entscheidungen mit bereichsübergreifenden Auswirkungen müssen abgestimmt und dokumentiert werden.

• Kommunikation und Umsetzung: Die Richtlinie muss für alle betroffenen Personen zugänglich sein. Wesentliche Regeln sind durch Einweisungen, interne Kommunikation, Beschilderung und gegebenenfalls verpflichtende Schulungen zu vermitteln.

• Lokale Verantwortung: Standortspezifische Verantwortliche stellen sicher, dass zentrale Anforderungen in lokale Betriebsabläufe übertragen werden. Lokale Ergänzungen dürfen den verbindlichen Grundsätzen dieser Richtlinie nicht widersprechen.

• Dokumentation: Entscheidungen zur Flächennutzung, Ausnahmegenehmigungen, wesentliche Vorfälle und Korrekturmaßnahmen müssen nachvollziehbar dokumentiert und gemäß den geltenden Aufbewahrungsregeln gespeichert werden.

• Arbeits- und Beschäftigungsvorschriften: Arbeitsplatzregelungen müssen mit den jeweils anwendbaren arbeitsrechtlichen, mitbestimmungsbezogenen und beschäftigungsspezifischen Anforderungen übereinstimmen.

• Arbeitsschutz: Gestaltung, Ausstattung und Betrieb der Arbeitsplätze müssen geltende Anforderungen an Sicherheit, Ergonomie, Beleuchtung, Raumklima, Fluchtwege und Notfallvorsorge erfüllen.

• Datenschutz und Informationssicherheit: Personenbezogene Daten, Buchungsdaten, Zutrittsinformationen und Auslastungsdaten dürfen nur für festgelegte und rechtmäßige Zwecke verarbeitet werden. Zugriffe und Aufbewahrungsfristen sind zu begrenzen.

• Gebäude- und Belegungsanforderungen: Zulässige Raumkapazitäten, Brandschutzvorgaben, Barrierefreiheit, technische Prüfpflichten und behördliche Genehmigungen sind einzuhalten. Räume dürfen nicht ohne vorherige Bewertung für andere Zwecke umgenutzt werden.

• Umwelt- und Nachhaltigkeitsanforderungen: Energieverbrauch, Abfalltrennung, Beschaffung, Wasserverbrauch und weitere Umweltauswirkungen sind entsprechend den gesetzlichen und internen Vorgaben zu steuern.

• Vertragliche Verpflichtungen: Mietverträge, Versicherungsbedingungen, Dienstleistungsverträge und Vermieteranforderungen müssen bei der Planung und Nutzung der Büroflächen berücksichtigt werden.

Bei unterschiedlichen lokalen Anforderungen gilt grundsätzlich die strengere anwendbare Vorgabe, sofern sie nicht im Widerspruch zu zwingendem Recht oder einer verbindlichen internen Entscheidung steht. Rechtsfragen sind an die zuständige Rechts- oder Compliance-Funktion weiterzuleiten.

Die Überwachung kann Begehungen, Auswertungen von Serviceanfragen, Belegungsanalysen, Sicherheitsprüfungen und Rückmeldungen der Beschäftigten umfassen. Sie muss verhältnismäßig, transparent und mit Datenschutz- und Mitbestimmungsanforderungen vereinbar sein.

Compliance-Prüfungen sollen risikobasiert geplant werden. Bereiche mit wiederkehrenden Vorfällen, hoher Belegung, sicherheitskritischer Nutzung oder wesentlichen betrieblichen Veränderungen können häufiger überprüft werden.

Verstöße und Vorfälle sind nach Schweregrad, Dringlichkeit und möglicher Auswirkung zu bewerten. Unmittelbare Sicherheitsrisiken müssen sofort eingedämmt werden. Wiederholte oder vorsätzliche Verstöße können gemäß den geltenden internen Verfahren eskaliert werden.

Korrekturmaßnahmen benötigen eine verantwortliche Person, eine angemessene Frist und einen überprüfbaren Abschluss. Nach Umsetzung ist zu kontrollieren, ob die Maßnahme wirksam war und keine zusätzlichen Risiken verursacht hat.

• Regelmäßige Bewertung: Die Arbeitsplatzrichtlinie ist in festgelegten Abständen und mindestens bei wesentlichen betrieblichen, organisatorischen, rechtlichen oder technischen Veränderungen zu überprüfen.

• Bewertung der Arbeitsplatzleistung: Geeignete Kennzahlen können Flächenauslastung, Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen, Servicequalität, Sicherheitsvorfälle, Energieverbrauch, Nutzerzufriedenheit und Reaktionszeiten umfassen. Kennzahlen müssen im Zusammenhang betrachtet werden und dürfen nicht zu Fehlanreizen führen.

• Einbeziehung organisatorischer Veränderungen: Umstrukturierungen, Wachstum, Standortveränderungen, neue Arbeitsmodelle, technologische Entwicklungen und veränderte Anwesenheitsmuster müssen in die Weiterentwicklung der Richtlinie einfließen.

• Rückmeldungen der Nutzenden: Beschäftigte, Führungskräfte und unterstützende Fachbereiche sollen strukturierte Möglichkeiten erhalten, Probleme und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Rückmeldungen sind zu bewerten und nachvollziehbar zu bearbeiten.

• Kontinuierliche Verbesserung: Erkenntnisse aus Prüfungen, Vorfällen, Belegungsdaten, Serviceanfragen und Pilotprojekten sind in konkrete Verbesserungsmaßnahmen zu überführen. Änderungen müssen priorisiert, verantwortet, kommuniziert und nach der Einführung bewertet werden.

• Änderungsmanagement: Wesentliche Richtlinienänderungen müssen vor Inkrafttreten freigegeben und rechtzeitig kommuniziert werden. Betroffene Prozesse, Systeme, Beschilderungen, Schulungsunterlagen und lokale Anweisungen sind entsprechend anzupassen.