Clean-Desk- und Nutzungsrichtlinien

Physische Dokumente müssen entsprechend ihrem Informationsgehalt geschützt werden. Auch kurze Abwesenheiten können ein Risiko darstellen, wenn Unterlagen unbeaufsichtigt auf Schreibtischen, in Besprechungsräumen, an Druckern oder in öffentlich einsehbaren Bereichen verbleiben.

• Vertrauliche Dokumente sichern: Vertrauliche oder sensible Unterlagen sind bei Nichtgebrauch in abschließbaren Schränken, Schubladen oder dafür vorgesehenen Archivbereichen aufzubewahren.

• Unbeaufsichtigte Informationen vermeiden: Dokumente dürfen nicht offen zurückgelassen werden, wenn sich unbefugte Personen Zugang zum Bereich verschaffen oder Inhalte aus angrenzenden Flächen einsehen könnten.

• Vorgesehene Ablagesysteme verwenden: Akten und Aufzeichnungen sind in genehmigten Ablage-, Archiv- oder Records-Management-Systemen aufzubewahren. Fensterbänke, Fußböden, offene Regale oder Technikflächen sind keine zulässigen dauerhaften Ablageorte.

• Dokumente kontrolliert transportieren: Unterlagen sind in geschlossenen Mappen, Behältern oder Transporttaschen zu befördern, wenn sie zwischen Gebäudebereichen oder Standorten bewegt werden.

• Sichere Vernichtungsverfahren nutzen: Nicht mehr benötigte schutzwürdige Dokumente gehören in verschlossene Sicherheitsbehälter oder müssen über ein genehmigtes Aktenvernichtungsverfahren entsorgt werden. Sie dürfen nicht in normalen Papierkörben oder offenen Recyclingbehältern abgelegt werden.

• Druck- und Kopierbereiche kontrollieren: Ausdrucke sind unmittelbar abzuholen. Fehl- oder Testdrucke mit schutzwürdigen Informationen müssen ebenfalls sicher entsorgt werden.

Besprechungsräume sind nach jeder Nutzung auf zurückgelassene Unterlagen, Notizen, Flipchart-Seiten und beschriftete Whiteboards zu prüfen. Informationen dürfen nur dann sichtbar bleiben, wenn der Raum weiterhin kontrolliert genutzt und die Sichtbarkeit ausdrücklich erforderlich ist.

Die Organisation sollte ein einheitliches Klassifizierungssystem verwenden. Büronutzende müssen die Kennzeichnung eines Dokuments beachten und die Schutzmaßnahmen an der jeweils höchsten enthaltenen Informationsklasse ausrichten.

Dokumente sind, soweit organisatorisch vorgesehen, eindeutig zu kennzeichnen. Bei Unsicherheit über die Klassifizierung ist vorsorglich die strengere Schutzstufe anzuwenden und die zuständige Führungskraft, Informationssicherheitsstelle oder Compliance-Funktion einzubeziehen.

Informationen dürfen nicht ohne Genehmigung fotografiert, kopiert, privat aufbewahrt oder an externe Empfänger weitergegeben werden. Dies gilt auch für Notizen, handschriftliche Entwürfe und Ausdrucke, die nur vorübergehend erstellt wurden.

Die Clean-Desk-Richtlinie umfasst auch digitale Informationen, da Bildschirme, mobile Geräte und elektronische Speichermedien im Büro sichtbar oder zugänglich sein können.

• Bildschirme bei Abwesenheit sperren: Computer und andere Endgeräte sind zu sperren, sobald der Arbeitsplatz verlassen wird. Dies gilt auch bei kurzen Wegen, beispielsweise zum Drucker oder in einen Besprechungsraum.

• Automatische Sperrzeiten nicht umgehen: Betriebliche Einstellungen zur automatischen Bildschirmsperre dürfen nicht deaktiviert oder verlängert werden, sofern keine genehmigte Ausnahme besteht.

• Mobile Geräte sichern: Laptops, Tablets, Smartphones und tragbare Datenträger sind gegen unbefugten Zugriff und Diebstahl zu schützen. Geräte dürfen nicht unbeaufsichtigt in frei zugänglichen Bereichen liegen bleiben.

• Sichtschutz gewährleisten: Bildschirme sind so auszurichten, dass vertrauliche Inhalte nicht unnötig von Verkehrswegen, Empfangsbereichen, Fenstern oder benachbarten Arbeitsplätzen eingesehen werden können. Bei erhöhtem Risiko sind geeignete Sichtschutzmaßnahmen einzusetzen.

• Genehmigte Speichersysteme verwenden: Elektronische Unterlagen dürfen nur in den dafür freigegebenen Laufwerken, Dokumentenmanagementsystemen, Fachanwendungen oder Cloud-Umgebungen gespeichert werden. Private E-Mail-Konten, persönliche Cloud-Speicher und nicht genehmigte Datenträger sind unzulässig.

• Passwörter schützen: Passwörter, Zugangscodes oder Wiederherstellungsschlüssel dürfen nicht auf Haftnotizen, Schreibtischunterlagen oder anderen sichtbaren Stellen vermerkt werden.

• Tragbare Speichermedien kontrollieren: USB-Sticks, externe Laufwerke und ähnliche Medien dürfen nur verwendet werden, wenn sie organisatorisch zugelassen und angemessen geschützt sind.

• Bildschirmfreigaben beenden: Nach Besprechungen sind Bildschirmfreigaben, Fernzugriffe und Videokonferenzverbindungen vollständig zu beenden. Vertrauliche Inhalte dürfen nicht auf gemeinsam genutzten Displays geöffnet bleiben.

Geräte mit besonderen Sicherheitsanforderungen müssen entsprechend den betrieblichen Vorgaben physisch gesichert, in einem abschließbaren Bereich gelagert oder an die zuständige Ausgabestelle zurückgegeben werden.

Zum Ende des Arbeitstages oder vor einer längeren Abwesenheit ist eine abschließende Sicherheitskontrolle des Arbeitsplatzes durchzuführen.

• Vertrauliche und sensible Dokumente sind von Arbeitsflächen, Druckern, Whiteboards und Besprechungstischen zu entfernen.

• Akten, Aufzeichnungen und Datenträger sind in den vorgesehenen abschließbaren Aufbewahrungsbereichen zu sichern.

• Sichtbare Notizen mit personenbezogenen, geschäftlichen oder sicherheitsrelevanten Informationen sind zu entfernen oder sicher zu vernichten.

• Computer, Monitore, mobile Geräte und sonstige Informationswerte sind entsprechend den betrieblichen Vorgaben zu sperren, herunterzufahren oder sicher zu lagern.

• Schlüssel, Zugangskarten und Authentifizierungsgeräte dürfen nicht unbeaufsichtigt am Arbeitsplatz zurückgelassen werden.

• Fenster, Schränke und persönliche Stauräume sind zu schließen, sofern dies zu den lokalen Sicherheitsanforderungen gehört.

• Besprechungsräume und gemeinsam genutzte Bereiche sind auf vergessene Dokumente, Geräte und Datenträger zu kontrollieren.

Die abschließende Kontrolle liegt grundsätzlich bei der letzten Person, die den Arbeitsplatz oder Raum genutzt hat. In Bereichen mit erhöhtem Schutzbedarf können ergänzende Sicherheitsrundgänge oder dokumentierte Abschlusskontrollen vorgesehen werden.

Eine wirksame Arbeitsplatzpflege verbindet die tägliche Eigenverantwortung der Nutzenden mit den geplanten Reinigungs-, Wartungs- und Instandhaltungsleistungen des Facility Managements.

Gegenstände dürfen nicht auf Heizkörpern, Lüftungsgeräten, Elektroverteilungen, Fensterbänken mit technischer Funktion oder anderen nicht vorgesehenen Flächen gelagert werden. Technische Anlagen müssen für Inspektion, Wartung und Störungsbehebung erreichbar bleiben.

Die routinemäßige Gebäudereinigung ersetzt nicht die persönliche Verantwortung der Arbeitsplatznutzenden. Reinigungsunternehmen können ihre Leistungen nur ordnungsgemäß erbringen, wenn Flächen zugänglich und frei von persönlichen Unterlagen oder empfindlichen Arbeitsmitteln sind.

• Arbeitsplätze sind sauber, geordnet und frei von unnötigen Gegenständen zu halten.

• Arbeitsunterlagen, Zubehör und Bürogeräte sind so anzuordnen, dass sichere Arbeitsabläufe möglich bleiben.

• Abfälle sind zeitnah und in den dafür vorgesehenen Behältern zu entsorgen.

• Lebensmittel, offene Getränke und benutztes Geschirr dürfen nicht über längere Zeit am Arbeitsplatz verbleiben.

• Verschmutzungen sind mit den bereitgestellten Mitteln zu beseitigen, sofern keine besondere Reinigung oder technische Unterstützung erforderlich ist.

• Eigenmächtige Reparaturen an Möbeln, Elektrogeräten, Steckdosen oder gebäudetechnischen Anlagen sind nicht zulässig.

• Defekte Möbel, beschädigte Steckdosen, lose Kabel, Wasseraustritte, Schädlingshinweise oder unzureichende Reinigungszustände sind über den festgelegten Servicekanal zu melden.

• Störungen sind mit genauer Standortangabe, Art des Problems und, soweit möglich, einer Beschreibung der Dringlichkeit zu erfassen.

Bei akuten Gefährdungen ist der betroffene Bereich zu sichern und unverzüglich die zuständige Notfall-, Sicherheits- oder Facility-Management-Stelle zu informieren.

Gemeinsam genutzte Arbeitsplätze müssen in einem neutralen und vollständig nutzbaren Zustand hinterlassen werden. Persönliche Gewohnheiten oder individuelle Einstellungen dürfen die nachfolgende Nutzung nicht beeinträchtigen.

• Persönliche Gegenstände, Dokumente und Lebensmittel sind unmittelbar nach der Nutzung zu entfernen.

• Stuhl, Tisch, Bildschirm, Monitorarm und sonstige verstellbare Einrichtungen sind in eine sichere Standardposition zurückzubringen.

• Dockingstationen, Tastaturen, Mäuse, Ladekabel und Adapter müssen vollständig und korrekt angeordnet sein.

• Nicht funktionierende oder fehlende Ausstattungsgegenstände sind über das Buchungs-, Service- oder Meldesystem zu erfassen.

• Whiteboards und beschreibbare Flächen sind zu reinigen, sofern die Inhalte nicht ausdrücklich für einen nachfolgenden Termin erhalten bleiben sollen.

• Räume dürfen nicht dauerhaft durch persönliche Gegenstände oder nicht genehmigte Reservierungskennzeichnungen blockiert werden.

• Möbel dürfen nur im Rahmen der vorgesehenen Nutzung umgestellt werden und sind anschließend in die Standardkonfiguration zurückzubringen.

• Gemeinsam genutzte Küchen-, Druck- und Pausenbereiche sind in einem präsentablen Zustand zu hinterlassen.

Reservierte Arbeitsplätze, die nicht benötigt werden, sollten entsprechend den betrieblichen Buchungsregeln freigegeben werden. Dadurch wird die Flächennutzung verbessert und die Verfügbarkeit für andere Personen erhöht.

Flüssigkeiten, Batterien, Elektronik, Tonerkartuschen, Leuchtmittel und andere Sonderabfälle dürfen nicht in normalen Büroabfallbehältern entsorgt werden. Hierfür sind die vom Facility Management festgelegten Rückgabe- oder Sammelstellen zu verwenden.

Überfüllte, beschädigte oder verunreinigte Abfallbehälter sind zu melden. Abfälle dürfen nicht so gelagert werden, dass Gerüche, Schädlingsbefall, Brandlasten oder hygienische Beeinträchtigungen entstehen.

Saubere Arbeitsbereiche tragen zur Gesundheit, zum Wohlbefinden und zur zuverlässigen Nutzung der Büroflächen bei. Die Arbeitsplatzhygiene ist eine gemeinsame Aufgabe der Nutzenden, des Facility Managements und der beauftragten Reinigungsdienstleistenden.

• Arbeitsflächen und regelmäßig berührte Bürogeräte sind sauber zu halten.

• Lebensmittelreste, benutztes Geschirr und offene Getränke sind zeitnah zu entfernen.

• Verderbliche Lebensmittel dürfen nur in dafür vorgesehenen Kühlschränken gelagert und müssen regelmäßig kontrolliert werden.

• Gemeinschaftlich genutzte Tastaturen, Telefone, Konferenztechnik und sonstige Geräte sind hygienisch und entsprechend den Herstellerhinweisen zu verwenden.

• Reinigungs- und Desinfektionsmittel dürfen nur bestimmungsgemäß eingesetzt werden. Ungeeignete Mittel können Oberflächen, elektronische Geräte oder Beschichtungen beschädigen.

• Persönliche Gegenstände dürfen die Durchführung der geplanten Unterhaltsreinigung nicht behindern.

• Krankheitsbedingte oder standortspezifische Hygienemaßnahmen sind entsprechend den jeweils geltenden betrieblichen Vorgaben einzuhalten.

• Hinweise auf Schimmel, Schädlingsbefall, ungewöhnliche Gerüche oder sanitäre Mängel sind unverzüglich zu melden.

Lebensmittel sollten grundsätzlich in ausgewiesenen Pausen- oder Küchenbereichen eingenommen werden, sofern die Standortregeln keine andere Nutzung erlauben. Bereiche mit technischen Anlagen, vertraulichen Unterlagen oder empfindlichen Geräten können vollständig von der Nutzung von Lebensmitteln und Getränken ausgeschlossen sein.

Kabel dürfen nicht ohne geeignete Sicherung über Laufwege geführt werden. Mehrfachsteckdosen dürfen nicht eigenmächtig verkettet, überlastet oder dauerhaft in ungeeigneten Bereichen eingesetzt werden. Beschädigte elektrische Betriebsmittel sind außer Betrieb zu nehmen und zu melden.

Schwere Gegenstände sind in geeigneter Höhe und gegen Herabfallen gesichert aufzubewahren. Schränke, Regale und technische Einrichtungen dürfen nicht über ihre vorgesehene Belastungsgrenze hinaus genutzt werden.

Geordnete Arbeitsbereiche verbessern die Reaktionsfähigkeit bei Bränden, medizinischen Notfällen, Evakuierungen und technischen Störungen.

• Flucht- und Rettungswege müssen jederzeit frei, ausreichend breit und ohne Hindernisse nutzbar bleiben.

• Feuerlöscher, Wandhydranten, Erste-Hilfe-Kästen, Defibrillatoren, Notrufeinrichtungen und andere Sicherheitsausstattungen müssen sichtbar und erreichbar sein.

• Sicherheitskennzeichnungen, Evakuierungspläne und Handlungsanweisungen dürfen nicht durch Möbel, Plakate oder gelagerte Gegenstände verdeckt werden.

• Türen mit Sicherheits- oder Brandschutzfunktion dürfen nicht blockiert, verkeilt oder durch Gegenstände offengehalten werden.

• Sammelpunkte, Notausgänge und Zugangsmöglichkeiten für Einsatzkräfte dürfen nicht durch Materialien oder Fahrzeuge beeinträchtigt werden.

• Persönliche Gegenstände müssen so gelagert werden, dass sie im Notfall keine zusätzlichen Hindernisse bilden.

• Änderungen der Raumaufteilung dürfen Evakuierungswege, Alarmierungseinrichtungen oder die Sicht auf Sicherheitskennzeichnungen nicht beeinträchtigen.

Festgestellte Beeinträchtigungen von Fluchtwegen oder Notfalleinrichtungen sind unverzüglich zu beseitigen oder an die zuständige Stelle zu melden. Bei unmittelbarer Gefahr ist eine sofortige Eskalation erforderlich.

Ordentliche, saubere und funktionale Arbeitsbereiche fördern Konzentration, Komfort und eine verlässliche Zusammenarbeit. Die Clean-Desk-Richtlinie soll deshalb nicht nur Sicherheits- und Betriebsziele unterstützen, sondern auch eine nutzungsfreundliche Arbeitsumgebung schaffen.

• Arbeitsmittel sollten logisch angeordnet und ohne unnötige körperliche Belastung erreichbar sein.

• Tische, Stühle und Bildschirme sind an die jeweilige Person und Tätigkeit anzupassen, sofern die Ausstattung dies ermöglicht.

• Häufig benötigte Gegenstände sollten sicher und griffbereit aufbewahrt werden, ohne die Arbeitsfläche zu überladen.

• Gemeinsam genutzte Bereiche sind so zu hinterlassen, dass sich nachfolgende Personen willkommen und arbeitsfähig fühlen.

• Störende Gerüche, vermeidbarer Lärm, starke Verschmutzungen oder unangemessene persönliche Dekorationen sind zu vermeiden.

• Individuell genehmigte ergonomische Hilfsmittel oder arbeitsplatzbezogene Anpassungen dürfen nicht ohne Abstimmung entfernt oder verändert werden.

Die Anforderungen sind so umzusetzen, dass Barrierefreiheit, ergonomische Bedürfnisse und genehmigte Arbeitsplatzanpassungen berücksichtigt werden. Einheitliche Ordnung bedeutet nicht, dass alle Arbeitsplätze unabhängig von den Bedürfnissen ihrer Nutzenden identisch ausgestattet sein müssen.

Die Einhaltung der Richtlinie sollte regelmäßig, transparent und risikoorientiert überprüft werden. Kontrollen dienen der Sicherstellung von Ordnung, Sicherheit und Betriebsfähigkeit. Sie dürfen nicht für unnötige Eingriffe in persönliche Bereiche oder die Überwachung individueller Arbeitsleistung genutzt werden.

Häufigkeit und Umfang der Kontrollen richten sich nach dem Risikoprofil des Bereichs. Allgemeine Büroflächen können stichprobenartig überprüft werden, während Bereiche mit vertraulichen Informationen, erhöhtem Publikumsverkehr oder besonderen Sicherheitsanforderungen häufigere Kontrollen erfordern können.

Feststellungen sind sachlich und einheitlich zu dokumentieren. Auswertungen sollten auf relevante Trends, Ursachen und Verbesserungsmaßnahmen ausgerichtet sein. Persönliche Daten sind dabei auf das erforderliche Maß zu begrenzen.

Das Facility Management stellt geeignete Voraussetzungen bereit, beispielsweise ausreichende Ablageflächen, Schließfächer, Entsorgungsbehälter, Reinigungsleistungen, standardisierte Arbeitsplatzkonfigurationen und klare Meldewege. Beschäftigte bleiben dennoch für die tägliche Nutzung und das ordnungsgemäße Verlassen ihres Arbeitsplatzes verantwortlich.

Führungskräfte müssen sicherstellen, dass die Anforderungen realistisch umsetzbar sind. Wiederkehrende Verstöße können auf fehlende Aufbewahrungsmöglichkeiten, ungeeignete Arbeitsabläufe, unklare Zuständigkeiten oder unzureichende Kommunikation hinweisen.

Abweichungen sind nachvollziehbar, verhältnismäßig und entsprechend ihrem Risiko zu bearbeiten. Der Schwerpunkt liegt zunächst auf der Beseitigung des Problems und der Vermeidung einer Wiederholung.

• Verstöße oder Abweichungen sind mit Ort, Zeitpunkt, Art und möglicher Auswirkung zu dokumentieren.

• Verantwortliche Personen sind sachlich über die Feststellung und die erforderliche Korrektur zu informieren.

• Geringfügige Abweichungen sollten möglichst unmittelbar behoben werden.

• Sicherheitskritische Verstöße, beispielsweise blockierte Fluchtwege, offen zugängliche sensible Informationen oder gefährliche elektrische Zustände, erfordern eine sofortige Korrektur und Eskalation.

• Wiederholte Nichteinhaltung ist nach den festgelegten Führungs-, Personal-, Sicherheits- oder Compliance-Verfahren zu bearbeiten.

• Vereinbarte Korrekturmaßnahmen sind mit Verantwortlichkeiten und angemessenen Fristen festzuhalten.

• Die Umsetzung der Maßnahmen ist nachzuverfolgen und auf Wirksamkeit zu überprüfen.

Gegenstände oder Dokumente sollten nur dann durch andere Personen entfernt werden, wenn dies zur Abwehr einer unmittelbaren Gefahr oder aufgrund eines ausdrücklich festgelegten Verfahrens erforderlich ist. Persönliche Gegenstände sind respektvoll und nachvollziehbar zu behandeln.

Durchsetzungsmaßnahmen müssen einheitlich angewendet werden. Vergleichbare Verstöße sollten nach denselben Grundsätzen bewertet werden, unabhängig von Funktion, Position oder organisatorischer Zugehörigkeit der beteiligten Person.

Clean-Desk- und Nutzungsrichtlinien müssen regelmäßig überprüft werden, damit sie mit den tatsächlichen Arbeitsformen, Sicherheitsanforderungen und betrieblichen Abläufen übereinstimmen.

• Die Wirksamkeit der Richtlinie ist in festgelegten Abständen sowie nach wesentlichen organisatorischen oder räumlichen Veränderungen zu bewerten.

• Ergebnisse aus Inspektionen, Sicherheitsmeldungen, Reinigungsbeanstandungen und Nutzerfeedback sind gemeinsam auszuwerten.

• Wiederkehrende Probleme sind auf ihre Ursachen zu untersuchen. Neben dem Verhalten der Nutzenden sind auch Ausstattung, Flächenplanung, Lagerkapazitäten und Prozessgestaltung zu berücksichtigen.

• Anforderungen sind anzupassen, wenn neue Arbeitsplatzmodelle, technische Systeme, Sicherheitsrisiken oder betriebliche Bedürfnisse entstehen.

• Änderungen sind verständlich zu kommunizieren und in relevante Einweisungen, Onboarding-Prozesse und Arbeitsplatzinformationen aufzunehmen.

• Führungskräfte und Büronutzende sollten regelmäßig durch Hinweise, Schulungen und praktische Checklisten unterstützt werden.

• Erfolgreiche Maßnahmen und erkennbare Verbesserungen sollten intern kommuniziert werden, um das gemeinsame Verantwortungsbewusstsein zu stärken.

Mögliche Steuerungsgrößen sind die Anzahl wiederkehrender Beanstandungen, die Verfügbarkeit gemeinsam genutzter Arbeitsplätze, sicherheitsrelevante Feststellungen, Reinigungsbehinderungen und die Bearbeitungszeit gemeldeter Mängel. Kennzahlen sollten der Verbesserung von Arbeitsumgebung und Prozessen dienen und nicht isoliert zur Bewertung einzelner Personen verwendet werden.