Neue Arbeitsplatzkonzepte vor dem Rollout praktisch erproben
Ein neues Workplace-Konzept wird häufig zunächst auf Plänen, Visualisierungen und Präsentationen entwickelt. Die tatsächliche Nutzung lässt sich daraus nur begrenzt ableiten. Besonders bei Desk Sharing, neuen Raumtypen oder veränderter Arbeitsplatztechnik können kleine Fehlentscheidungen nach einem flächendeckenden Rollout erhebliche Auswirkungen haben.
Die bestehende Büro-Microsite empfiehlt bereits punktuell Pilotbetriebe, bevor Arbeitsplatzkonzepte auf weitere Etagen oder Standorte übertragen werden. Eine eigene Methodik für Pilotflächen und Workplace-Prototyping besteht bislang jedoch nicht.
Neue Bürokonzepte durch Pilotflächen gezielt validieren
Pilotfrage klar formulieren
Eine Pilotfläche sollte nicht einfach eine kleinere Version des endgültigen Büros sein.
Vor Beginn ist festzulegen, was gelernt werden soll.
Beispiele:
Funktioniert eine neue Desk-Sharing-Quote?
Reicht die Zahl der Fokusbereiche?
Welche Arbeitsplatztechnik wird bevorzugt?
Funktioniert ein bestimmter Teamzonenaufbau?
Sind neue Möbel ausreichend flexibel?
Werden Buchungsregeln verstanden?
Ist das geplante Servicekonzept praktikabel?
Nur mit klarer Fragestellung lässt sich der Pilot später sinnvoll bewerten.
Repräsentative Nutzer auswählen
Ein Pilot sollte nicht ausschließlich mit besonders innovationsaffinen Mitarbeitenden durchgeführt werden.
Unterschiedliche Tätigkeiten, Altersgruppen, Anwesenheitsmodelle und Arbeitsweisen sollten angemessen vertreten sein.
Dadurch werden Anforderungen sichtbar, die bei einer homogenen Testgruppe leicht übersehen werden.
Varianten wirklich testen
Besonders wertvoll sind Pilotflächen, wenn nicht nur eine Lösung präsentiert wird.
Unterschiedliche Möbel, Raumaufteilungen, Akustikmaßnahmen oder technische Komponenten können im realen Arbeitsalltag verglichen werden.
Dabei sollte die Zahl der Varianten überschaubar bleiben.
Neben Nutzerfeedback können beispielsweise betrachtet werden:
Damit lässt sich zwischen persönlicher Einzelmeinung und wiederkehrendem Muster unterscheiden.
Pilotzeit ausreichend wählen
Einige Effekte zeigen sich erst nach einer Eingewöhnungsphase.
Die ersten Tage sind häufig von Neugier oder Unsicherheit geprägt. Deshalb sollte der Zeitraum mehrere typische Arbeitszyklen umfassen.
Auch Spitzenbelegung sollte nach Möglichkeit auftreten.
Änderungen während des Piloten dokumentieren
Wenn Möbel verschoben, Regeln verändert oder technische Komponenten ausgetauscht werden, muss dies nachvollziehbar bleiben.
Sonst ist am Ende nicht mehr klar, welche Konfiguration eigentlich bewertet wurde.
Ein Pilot ist erst abgeschlossen, wenn aus den Ergebnissen eine Entscheidung entsteht:
übernehmen, anpassen, erneut testen oder verwerfen.
Diese Entscheidung sollte fachlich begründet werden.Lernen vor Skalieren
Lernen vor Skalieren
Workplace-Prototyping reduziert nicht jede Unsicherheit. Es macht jedoch Fehlannahmen sichtbar, bevor sie auf tausende Quadratmeter übertragen werden.
Damit wird die Pilotfläche zum realen Lernlabor zwischen Planung und Serienrollout. Sie ermöglicht, Nutzererfahrung, technische Betriebsfähigkeit und wirtschaftliche Annahmen miteinander zu überprüfen, bevor aus einer Idee ein dauerhafter Unternehmensstandard wird.
