Besondere Anforderungen systematisch in flexible Arbeitswelten integrieren
Standardisierung ist eine wichtige Voraussetzung effizienter Büroorganisation. Höhenverstellbare Tische, einheitliche Monitore und standardisierte Dockinglösungen erleichtern Desk Sharing und Support. Dennoch können einzelne Beschäftigte dauerhaft oder vorübergehend andere Anforderungen an ihren Arbeitsplatz haben.
Die bestehende Microsite berücksichtigt bereits ergonomische, barrierefreie und technisch besondere Arbeitsplätze und weist darauf hin, dass solche Anforderungen eine feste oder priorisierte Zuweisung sinnvoll machen können. Eine eigenständige Prozessseite für die Planung und Verwaltung individueller Anpassungen fehlt bislang.
Ein guter Arbeitsplatzstandard sollte möglichst viele Anforderungen bereits regulär abdecken.
Dazu gehören beispielsweise:
höhenverstellbare Tische,
verstellbare Bürostühle,
flexible Bildschirmpositionierung,
gut erreichbare Anschlüsse,
unterschiedliche Arbeitsplatzlagen.
Erst Anforderungen, die darüber hinausgehen, benötigen einen individuellen Prozess.
Bedarf funktional beschreiben
Facility Management muss grundsätzlich nicht wissen, welche persönliche Ursache hinter einer Arbeitsplatzanforderung steht.
Für die Umsetzung ist entscheidend, welche funktionale Eigenschaft benötigt wird.
Beispiele können sein:
bestimmter Tischtyp,
besondere Eingabegeräte,
abweichende Monitoranordnung,
erhöhte Bewegungsfläche,
bestimmter Standort,
reduzierte akustische Belastung,
besondere Zugänglichkeit.
Diese funktionale Sicht unterstützt zugleich Datenschutz und klare Zuständigkeiten.
FM, HR, IT und Arbeitsschutz koordinieren
Je nach Anpassung können unterschiedliche Funktionen beteiligt sein.
FM verantwortet beispielsweise Mobiliar und Fläche. IT kann besondere technische Arbeitsmittel betreuen. HR koordiniert organisatorische Fragen. Arbeitsschutz oder andere Fachstellen können Anforderungen fachlich bewerten.
Für Beschäftigte sollte dieser interne Zuständigkeitsmix möglichst nicht sichtbar kompliziert werden.
Ein zentraler Eingangskanal ist daher sinnvoll.
Flexible Arbeitsmodelle berücksichtigen
Desk Sharing kann mit individuellen Arbeitsplatzanforderungen vereinbar sein, verlangt jedoch bewusstes Design.
Mögliche Modelle sind:
Fester Arbeitsplatz: wenn Ausstattung nicht praktikabel geteilt werden kann.
Priorisierte Arbeitsplatzgruppe: mehrere geeignete Plätze stehen zur Verfügung.
Reservierbarer Spezialarbeitsplatz: besondere Ausstattung ist gezielt buchbar.
Die Wahl sollte an Funktion und tatsächlichen Bedarf angepasst werden.
Ausstattung eindeutig dokumentieren
Spezielle Arbeitsplätze sollten im CAFM beziehungsweise Workplace-System entsprechend gekennzeichnet werden.
Dabei sollte sichtbar sein:
welche Ausstattung vorhanden ist,
wer technisch verantwortlich ist,
ob der Platz allgemein buchbar ist,
welche Wartung erforderlich ist.
Personenbezogene Details sollten auf das notwendige Maß begrenzt bleiben.
Veränderungen regelmäßig überprüfen
Anforderungen können sich ändern. Ebenso können organisatorische Umzüge oder neue Arbeitsplatzstandards Anpassungen erforderlich machen.
Deshalb sollte nach wesentlichen Veränderungen geprüft werden, ob die bereitgestellte Lösung weiterhin funktioniert.
Inklusion und Standardisierung miteinander verbinden
Individuelle Arbeitsplatzanpassungen sind kein Gegenmodell zu standardisierten Büros.
Ein professionelles Workplace Management schafft vielmehr einen breiten Standard und einen geordneten Ausnahmeprozess.
Damit können flexible Arbeitswelten effizient betrieben werden, ohne Beschäftigte auszuschließen, deren Arbeitsfähigkeit eine andere räumliche oder technische Lösung erfordert.
