Persönliche Aufbewahrung wird im Desk Sharing zur zentralen Infrastruktur
Mit dem Wegfall fest zugeordneter Arbeitsplätze verändert sich auch die Aufbewahrung persönlicher und dienstlicher Gegenstände. Unterlagen, Headsets, Eingabegeräte oder andere Arbeitsmittel können nicht dauerhaft am Schreibtisch verbleiben. Die bestehende Büro-Microsite fordert für Desk-Sharing-Bereiche deshalb bereits geeignete Schließfächer oder andere Aufbewahrungslösungen. Ein eigenständiger Betreiberprozess für diese Infrastruktur fehlt bislang.
Locker- und Aufbewahrungsmanagement effizient organisieren
Aufbewahrungsbedarf systematisch bestimmen
Die Zahl der Locker sollte nicht automatisch der Zahl der Arbeitsplätze entsprechen.
Je nach Arbeitsmodell können unterschiedliche Nutzergruppen bestehen:
Beschäftigte mit regelmäßiger Büroanwesenheit,
überwiegend mobile Beschäftigte,
Besucher anderer Standorte,
Projektkräfte,
externe Mitarbeitende,
Beschäftigte mit besonderer Arbeitsausstattung.
Daraus ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an dauerhafte oder temporäre Zuweisungen.
Lockerarten bewusst unterscheiden
Nicht jede Aufbewahrungsaufgabe benötigt dasselbe System.
Möglich sind beispielsweise:
Persönliche Dauerlocker für regelmäßig genutzte Gegenstände.
Tageslocker zur Nutzung während eines Bürobesuchs.
Teamlocker für gemeinsam verwendete Materialien.
Speziallocker für besondere technische oder organisatorische Anforderungen.
Diese Kategorien sollten im FM-System eindeutig geführt werden.
Berechtigungen und Zuordnung steuern
Bei elektronischen Systemen können Zutrittskarte oder App als Schließmedium dienen. Mechanische Systeme benötigen dagegen Schlüssel- oder Zahlencodeverwaltung.
Unabhängig von der Technik muss nachvollziehbar sein:
Wer darf welchen Locker nutzen? Ist er dauerhaft oder zeitlich begrenzt zugeordnet? Wann endet die Berechtigung?
Diese Informationen sollten mit Onboarding, Offboarding und Arbeitsplatzorganisation abgestimmt werden.
Vergessene und nicht geräumte Locker behandeln
Ein typisches Betriebsproblem entsteht durch Schließfächer, die nach Ausscheiden oder längerer Nichtnutzung weiterhin belegt bleiben.
Deshalb benötigt die Organisation ein transparentes Verfahren für:
Sauberkeit und technische Funktionsfähigkeit erhalten
Locker gehören in die regelmäßige Objektkontrolle.
Defekte Türen, Schlösser, Beschläge oder elektronische Komponenten können Nutzbarkeit und Sicherheit beeinträchtigen.
Die Reinigung muss außerdem so organisiert sein, dass freie Locker hygienisch und nutzbar übergeben werden können.
Kapazität überwachen
Eine hohe nominelle Lockerzahl hilft wenig, wenn viele Einheiten dauerhaft unberechtigt blockiert sind.
Geeignete Kennzahlen können sein:
So lassen sich Über- und Unterkapazitäten erkennen.
Aufbewahrung als Teil des Workplace-Systems
In klassischen Büros war persönlicher Stauraum häufig Teil des eigenen Arbeitsplatzes. In flexiblen Arbeitswelten wird daraus eine zentral zu steuernde Facility-Ressource.
Ein professionelles Locker- und Aufbewahrungsmanagement schafft deshalb Ordnung, Informationssicherheit und Verfügbarkeit und unterstützt gleichzeitig Clean-Desk- und Desk-Sharing-Konzepte.
