Konzepte

Facility Management übernimmt eine zentrale Rolle bei der Planung, Umsetzung, Inbetriebnahme, Steuerung und kontinuierlichen Verbesserung eines Bürokonzepts. Während Architektur und Innenarchitektur häufig die physische Lösung entwickeln, stellt das FM sicher, dass die Lösung während ihres gesamten Nutzungszeitraums sicher, zuverlässig, wirtschaftlich und nutzerorientiert funktioniert.

ISO 41001 betrachtet Facility Management als Managementsystem, das strategische, taktische und operative Leistungen miteinander verbindet. Daraus folgt, dass ein Bürokonzept nicht nach Abschluss des Bau- oder Umzugsprojekts als „fertig“ gelten sollte. Es muss über definierte Prozesse, Leistungsindikatoren, Verantwortlichkeiten und Verbesserungsmaßnahmen betrieben werden.

Im Flächenmanagement sollte das FM nicht nur die Anzahl vorhandener Schreibtische dokumentieren. Es sollte Arbeitsplätze, Projekträume, Besprechungsräume, Konzentrationsbereiche, Verkehrsflächen, Sozialflächen und unterstützende Funktionen als zusammenhängendes Kapazitätssystem betrachten. Ein Engpass bei kleinen Besprechungsräumen kann beispielsweise dazu führen, dass große Räume ineffizient belegt werden. Zu wenige Rückzugsräume können wiederum die Konzentrationsfähigkeit in offenen Arbeitsbereichen beeinträchtigen.

Im Reinigungsmanagement verändert ein flexibles Arbeitsplatzmodell die Leistungsanforderungen. Bei nicht persönlich zugewiesenen Arbeitsplätzen müssen Oberflächen, gemeinsam genutzte Geräte, Schließfächer und sogenannte Touchpoints eindeutig in Leistungsbeschreibungen aufgenommen werden. Die Arbeitsstättenverordnung verlangt eine Reinigung entsprechend den hygienischen Erfordernissen; für Sanitärräume konkretisieren die Technischen Regeln die Reinigungsfrequenz in Abhängigkeit von Nutzung und Bedarf. Daraus lässt sich für das betriebliche Reinigungskonzept ableiten, dass starre flächenbezogene Intervalle durch nutzungs- und risikobasierte Leistungen ergänzt werden sollten.

Die Auswahl eines Bürotyps sollte aus den Arbeitsanforderungen abgeleitet werden. Kein Konzept ist für alle Organisationen, Tätigkeiten oder Nutzergruppen gleichermaßen geeignet. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen einer räumlichen Typologie und einer Belegungsform: Ein Einzelbüro beschreibt zunächst einen Raum für eine Person, während ein Zellenbüro eine Gebäudestruktur aus einzelnen oder kleinen Büroräumen entlang einer Erschließungszone bezeichnet. Ein Zellenbüro kann daher sowohl Einzel- als auch Mehrpersonenräume enthalten. Die entsprechenden räumlichen Definitionen sind in der ASR A1.2 beschrieben.

Ein Großraumbüro wird nicht allein durch das Entfernen von Wänden zu einer leistungsfähigen kollaborativen Umgebung. Ohne akustische Zonierung, ausreichende Rückzugsangebote, geeignete Lüftung und klare Kommunikationsregeln können Störungen zunehmen. Eine dänische Untersuchung mit 2.403 Büroangestellten stellte bei gemeinsam genutzten und offenen Büros mehr selbstberichtete Krankheitstage als bei Zellenbüros fest. Die Studie belegt keine allgemeingültige Kausalität für jedes Gebäude, zeigt jedoch, dass Dichte, Raumteilung und gesundheitliche Ergebnisse im Business Case berücksichtigt werden sollten.

Auch Activity-Based Working ist nicht automatisch überlegen. Eine Interventionsstudie berichtete nach Einführung eines aktivitätsbasierten Arbeitsplatzes Verbesserungen bei Bewegung, Sitzzeiten und Arbeitszufriedenheit. Andere Untersuchungen fanden dagegen Beeinträchtigungen von Leistung, Gesundheit oder Zufriedenheit, wenn Raumangebot, Aufgabenprofil oder Umsetzung nicht ausreichend zusammenpassten. Die sachgerechte Schlussfolgerung für Facility Manager lautet daher nicht „offen“ oder „geschlossen“, sondern: Der Arbeitsplatzmix muss auf die realen Tätigkeiten, die Organisation und die Nutzer abgestimmt werden.

Moderne Büroarbeit umfasst unterschiedliche Aktivitätsarten: konzentrierte Einzelarbeit, vertrauliche Gespräche, virtuelle Meetings, spontane Abstimmung, formelle Besprechungen, kreative Projektarbeit, Lernen, Pausen und soziale Interaktion. Ein wirksames Bürokonzept stellt für diese Tätigkeiten geeignete Raumangebote bereit und sorgt dafür, dass die Beschäftigten sie ohne unnötigen Such-, Buchungs- oder Wechselaufwand nutzen können.

Die Arbeitsplatzplanung sollte mit einer Tätigkeitsanalyse beginnen. Dazu werden nicht nur Stellenbezeichnungen, sondern tatsächliche Arbeitsmuster erfasst: Dauer konzentrierter Arbeit, Häufigkeit von Telefonaten, Anteil virtueller Kommunikation, Größe typischer Teams, Vertraulichkeitsstufen, Besucheraufkommen, Mobilitätsgrad und Anwesenheitsschwankungen. Erst danach werden Raumtypen und Kapazitäten festgelegt.

Die ASR A1.2 fordert ausreichende Grundflächen, Bewegungsfreiräume, Verkehrswege, Stellflächen und Sicherheitsabstände. Die Bewegungsfläche am Arbeitsplatz muss grundsätzlich mindestens 1,5 Quadratmeter betragen. Für barrierefreie Gestaltungen gelten ergänzende Anforderungen der ASR V3a.2.

Die Innenraumqualität ist ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeitererfahrung. Die BAuA-Regelwerke behandeln Beleuchtung und Sichtverbindung, Lüftung, Raumtemperatur und Lärm als eigenständige arbeitsschutzrelevante Gestaltungsbereiche. Diese Faktoren müssen gemeinsam betrachtet werden: Eine akustisch wirksame Abschirmung darf beispielsweise die Luftverteilung oder Tageslichtversorgung nicht unangemessen verschlechtern.

Experimentelle Forschung hat Zusammenhänge zwischen Lüftung, Kohlendioxid- beziehungsweise Schadstoffbedingungen und Ergebnissen kognitiver Tests gezeigt. Eine kontrollierte Studie mit Büroarbeitenden ermittelte unter verbesserten Lüftungs- und Innenraumbedingungen höhere kognitive Testwerte als unter konventionellen Bedingungen. Solche Ergebnisse dürfen nicht als pauschale Produktivitätsgarantie interpretiert werden, verdeutlichen aber, dass Luftqualität eine betriebliche Leistungsvariable und nicht lediglich eine Komfortfrage ist.

Auch Tageslicht und Sichtbezug sind relevant. Eine Fall-Kontroll-Pilotstudie mit 49 Büroarbeitenden stellte bei Personen mit stärkerer Tageslichtexposition unter anderem günstigere Schlaf- und Aktivitätsmerkmale fest als bei Personen in fensterlosen Arbeitsbereichen. Aufgrund der kleinen Stichprobe ist eine vorsichtige Interpretation erforderlich; für die Arbeitsplatzplanung unterstützt die Studie dennoch die Forderung, Tageslichtzugang fair zu verteilen und dauerhaft besetzte Arbeitsplätze nicht ohne Not in tiefen, fensterfernen Zonen anzuordnen.

Für die Nutzererfahrung ist außerdem die wahrgenommene Kontrolle entscheidend. Beschäftigte sollten verstehen, welche Räume für welche Tätigkeiten vorgesehen sind, wie Buchungsregeln funktionieren und wo sie Unterstützung erhalten. Ein formal vielfältiges Raumangebot bleibt wirkungslos, wenn Räume schwer auffindbar, ständig belegt, technisch unzuverlässig oder sozial nicht akzeptiert sind.

Digitale Technologien bilden die Informations- und Steuerungsebene moderner Arbeitsplatzmodelle. Ihr Zweck besteht nicht darin, möglichst viele Daten zu sammeln, sondern bessere Entscheidungen über Flächen, Energie, Servicequalität und technische Verfügbarkeit zu ermöglichen.

ISO 52120-1 beschreibt Gebäudeautomations-, Regelungs- und technischen Gebäudemanagementfunktionen, die zur Energieeffizienz von Gebäuden beitragen können. ISO 19650-3 behandelt das Informationsmanagement in der Betriebsphase von Assets und ist insbesondere für die strukturierte Nutzung von BIM- und Bestandsinformationen durch Asset- und Facility Manager relevant.

Ein Buchungssystem allein löst jedoch kein Kapazitätsproblem. Es muss mit realistischen Anwesenheitsprognosen, einer ausreichenden Zahl geeigneter Arbeitsplätze und operativen Regeln verbunden werden. Wesentliche Regeln betreffen Reservierungshorizonte, maximale Buchungsdauer, Check-in-Zeiten, Freigabe nicht genutzter Plätze, Teamzonen, Besucherplätze und barrierefreie Arbeitsplätze.

Belegungsdaten sollten in mehreren Zeithorizonten ausgewertet werden. Tageswerte zeigen kurzfristige Spitzen. Wochen- und Monatswerte zeigen Muster nach Wochentagen, Teams oder Zonen. Langfristige Daten unterstützen Flächenentscheidungen. Dabei ist zwischen Anwesenheit und tatsächlicher Nutzung zu unterscheiden: Ein gebuchter Arbeitsplatz ist noch kein genutzter Arbeitsplatz, und eine Person im Gebäude nutzt nicht zwangsläufig einen Schreibtisch.

Bei Sensorik und digitalen Plattformen ist Datenschutz von Beginn an zu berücksichtigen. Nach den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung müssen personenbezogene Daten für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke verarbeitet sowie auf das erforderliche Maß beschränkt werden. Für die Flächensteuerung sind deshalb aggregierte oder anonyme Daten grundsätzlich vorzuziehen, sofern keine personenbezogene Verarbeitung erforderlich und rechtlich begründet ist. Zweck, Zugriff, Speicherdauer, Auswertungsgranularität und Verantwortlichkeiten müssen vor der Einführung dokumentiert werden.

Bürokonzepte beeinflussen die Nachhaltigkeitsleistung eines Standorts über den gesamten Lebenszyklus. Sie bestimmen, wie viel Fläche beheizt, gekühlt, beleuchtet, gereinigt und instand gehalten werden muss, wie häufig Umbauten stattfinden und welche Materialien oder Möbel eingesetzt werden.

ISO 50001 stellt einen systematischen Rahmen für die fortlaufende Verbesserung der energiebezogenen Leistung bereit. Gebäudeautomation und technisches Gebäudemanagement können nach ISO 52120-1 zur energetischen Optimierung beitragen. Die überarbeitete europäische Richtlinie über die Gesamtenergieeffizienz von Gebäuden verstärkt darüber hinaus die Bedeutung von Energieeffizienz, Gebäudeautomation, Innenraumqualität und langfristiger Dekarbonisierung.

Eine geringere Zahl fest zugeordneter Arbeitsplätze führt nicht automatisch zu geringeren Umweltwirkungen. Der Vorteil entsteht nur, wenn Fläche tatsächlich reduziert, anders genutzt oder technisch zoniert wird. Bleibt die gesamte Fläche unverändert in Betrieb, während lediglich die Zuordnung der Schreibtische entfällt, können Einsparungen gering ausfallen. Das FM muss deshalb Nutzungsdaten mit Energie-, Reinigungs- und Flächendaten verknüpfen.

Für Umbauten und Möblierung sollte Anpassungsfähigkeit ausdrücklich geplant werden. ISO 20887 beschreibt Prinzipien für Demontierbarkeit und Anpassbarkeit von Gebäuden und Bauteilen. Übertragen auf Büroflächen bedeutet dies unter anderem, reversible Ausbauten, standardisierte Komponenten und wiederverwendbare Möbel gegenüber kurzlebigen Sonderlösungen zu bevorzugen.

Bei der Beschaffung sollten neben dem Anschaffungspreis auch Nutzungsdauer, Reparierbarkeit, Ersatzteilversorgung, Emissionen, Wiederverwendbarkeit und Rücknahme betrachtet werden. Das Umweltbundesamt verweist bei emissionsarmen Möbeln auf Kriterien, die geringe Emissionen und Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft berücksichtigen.

Die Einführung eines neuen Bürokonzepts verändert häufig mehr als die räumliche Umgebung. Sie kann persönliche Routinen, Statussymbole, Teamgrenzen, Führungsverhalten, Datenschutz, Ablageprozesse und die tägliche Nutzung gemeinsamer Ressourcen betreffen. Widerstand ist daher nicht automatisch als mangelnde Veränderungsbereitschaft zu bewerten. Er kann auf reale Funktionsmängel, unzureichende Informationen oder nicht berücksichtigte Arbeitsanforderungen hinweisen.

ISO 41015 behandelt die Beeinflussung organisatorischen Verhaltens als Bestandteil verbesserter Facility-Ergebnisse. Sie betont die Einbindung, Befähigung und Abstimmung von Nutzern, Dienstleistern und weiteren Interessengruppen.

Untersuchungen zu Arbeitsplatzveränderungen zeigen, dass die Bewertung des Veränderungsprozesses und die Zustimmung zu den Gründen einer Veränderung mit der späteren Zufriedenheit mit der Arbeitsumgebung zusammenhängen können. Eine rein technische Kommunikation kurz vor dem Umzug reicht daher in der Regel nicht aus.

Die Wirksamkeit eines Bürokonzepts sollte anhand von Betriebsdaten und Nutzerfeedback bewertet werden. Eine rein gestalterische Abnahme ist unzureichend, weil viele Probleme erst im tatsächlichen Betrieb sichtbar werden. Post-Occupancy-Evaluationen vergleichen die beabsichtigte mit der realen Gebäudenutzung und können Zufriedenheit, Gesundheit, Funktionsfähigkeit und technische Leistung untersuchen.

Kennzahlen müssen eindeutig definiert sein. Eine Auslastungsquote ist nur vergleichbar, wenn festgelegt wurde, welche Zeitfenster, Flächen, Raumtypen und Belegungszustände einbezogen werden. Ebenso sollte zwischen „gebucht“, „anwesend“, „belegt“ und „aktiv genutzt“ unterschieden werden.

Nutzerbefragungen sollten nicht nur eine allgemeine Zufriedenheitsfrage enthalten. Empfehlenswert sind getrennte Bewertungen für Akustik, Temperatur, Luftqualität, Licht, Privatsphäre, Möblierung, Raumverfügbarkeit, Orientierung, Technik und Service. Zusätzlich sollten offene Kommentare ausgewertet und mit Betriebsdaten abgeglichen werden.

Abweichungen zwischen diesen Daten sind besonders aufschlussreich. Ein Raum kann technisch verfügbar sein, aber wegen schlechter Akustik kaum genutzt werden. Umgekehrt kann eine hohe Belegung auf einen attraktiven Raum oder auf einen Mangel an Alternativen hinweisen. Facility Manager müssen daher nicht nur messen, sondern die betrieblichen Ursachen interpretieren.

1. objektive Betriebsdaten, beispielsweise Belegung, Energie und Störungen;

2. subjektive Nutzerbewertungen, beispielsweise Komfort und Funktionsfähigkeit;

3. qualitative Beobachtungen, Interviews oder Begehungen.

Ein fundiertes Verständnis von Bürokonzepten ermöglicht Facility Managern, Arbeitsplatzgestaltung mit Unternehmensstrategie, Personalplanung, Immobilienstrategie, Digitalisierung und Nachhaltigkeit zu verbinden. Bürokonzepte werden damit zu strategischen Instrumenten statt zu isolierten Designentscheidungen.

ISO 41014 fordert die Ausrichtung der FM-Strategie an den Zielen und Rahmenbedingungen des Kerngeschäfts. Für Bürokonzepte bedeutet dies, dass Raumprogramme und Arbeitsplatzmodelle aus nachvollziehbaren organisatorischen Anforderungen abgeleitet werden müssen. ISO 41001 ergänzt diesen strategischen Ansatz durch Anforderungen an Ziele, Prozesse, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung.

Der Facility Manager übernimmt dabei die Rolle eines Integrators. Er verbindet die Anforderungen des Kerngeschäfts mit den Möglichkeiten und Grenzen des Gebäudes und stellt sicher, dass die Arbeitsplatzumgebung nicht nur am Eröffnungstag funktioniert, sondern über Jahre hinweg leistungsfähig, sicher, wirtschaftlich und anpassbar bleibt.

Das Verständnis von Bürokonzepten ist daher eine Kernkompetenz des strategischen Facility Managements. Gute Bürokonzepte reduzieren nicht lediglich Fläche. Sie schaffen eine belastbare Balance zwischen Effizienz und Qualität, Standardisierung und Wahlfreiheit, Zusammenarbeit und Konzentration sowie technischer Optimierung und menschlichen Bedürfnissen.

• die unterstützten Tätigkeiten und Nutzergruppen;

• die Kapazitätsannahmen und Anwesenheitsszenarien;

• die Funktion jedes Raumtyps;

• die Zuordnungs- und Buchungsregeln;

• die technischen und ergonomischen Mindeststandards;

• das Reinigungs-, Wartungs- und Servicekonzept;

• die Daten- und Datenschutzregeln;

• die Leistungsindikatoren;

• die Verantwortlichkeiten für Anpassungen.