Hybride Arbeitsmodelle führen häufig zu starken Unterschieden zwischen einzelnen Wochentagen und Zeiträumen. Die bestehende Büro-Microsite beschreibt bereits die Möglichkeit, bei niedriger Belegung einzelne Etagen zeitweise weniger intensiv zu betreiben oder zu schließen. Eine systematische Betriebsseite für diese Form des Teilflächenbetriebs fehlt jedoch bislang.
Teilflächenbetrieb und Wiederinbetriebnahme sicher koordinieren
Eine temporär nicht genutzte Etage bleibt Teil des Gebäudes.
Auch bei reduziertem Betrieb müssen notwendige Funktionen erhalten bleiben. Dazu können abhängig von Gebäude und Nutzung gehören:
Brandschutz,
Sicherheitsbeleuchtung,
Zutrittskontrolle,
erforderliche technische Versorgung,
Trinkwasserhygiene,
Gebäudeschutz,
Störungsüberwachung.
Deshalb ist zwischen einer organisatorisch nicht belegten Fläche und einer technisch vollständig außer Betrieb genommenen Fläche klar zu unterscheiden.
Geeignete Bereiche auswählen
Nicht jede Etage eignet sich gleichermaßen für einen temporären Teilbetrieb.
Zu prüfen sind unter anderem technische Zonierung, Fluchtwege, Sanitärversorgung, Aufzüge, Reinigungsbereiche, Zugänge und Abhängigkeiten von anderen Gebäudeteilen.
Besonders geeignet sind Flächen, deren Versorgung und Services weitgehend separat gesteuert werden können.
Auslösekriterien definieren
Teilflächenbetrieb sollte nicht jeden Morgen spontan beschlossen werden.
Sinnvoll sind vorher definierte Kriterien, beispielsweise:
erwartete Belegung,
Ferien- oder Feiertagsperioden,
regelmäßig schwache Wochentage,
temporär reduzierte Personalkapazität,
saisonale Betriebsruhe.
Buchungs- und Anwesenheitsinformationen können dafür eine Prognose liefern.
Facility Services entsprechend anpassen
Wenn eine Fläche nicht genutzt wird, können bestimmte Dienstleistungen reduziert oder verlagert werden.
Dies kann Reinigung, Verbrauchsmaterialversorgung, Hospitality oder einzelne Kontrollleistungen betreffen.
Andere Leistungen müssen dagegen unabhängig von der Belegung weitergeführt werden.
Diese Differenzierung verhindert sowohl unnötige Kosten als auch unzulässige Vernachlässigung.
Nutzer frühzeitig informieren
Eine temporäre Schließung funktioniert nur, wenn Beschäftigte wissen, welche Flächen verfügbar sind.
Buchungssysteme müssen gesperrte Etagen zuverlässig als nicht verfügbar anzeigen. Gleichzeitig muss genügend Ersatzkapazität in geöffneten Bereichen vorhanden sein.
Auch besondere Arbeitsplätze und barrierefreie Angebote sind zu berücksichtigen.
Wiederinbetriebnahme vorbereiten
Vor erneuter Nutzung sollte die Fläche kontrolliert freigegeben werden.
Dazu können gehören:
Raumzustand,
technische Versorgung,
Arbeitsplatztechnik,
Sanitärbereiche,
Reinigung,
Buchbarkeit,
Beleuchtung und Raumklima.
Bei längeren Stillstandszeiten können zusätzliche technische oder hygienische Maßnahmen erforderlich sein.
Wirtschaftlichkeit tatsächlich messen
Teilflächenbetrieb ist nur sinnvoll, wenn die technische Struktur Einsparungen ermöglicht.
Sind Heizungs-, Lüftungs- oder Beleuchtungssysteme nicht ausreichend zonierbar, können erwartete Einsparungen gering bleiben.
Deshalb sollten Energieverbrauch und Servicekosten vor und nach Einführung gemessen werden.
Hybride Nutzung verlangt nicht nur flexible Arbeitsplätze, sondern auch einen flexibleren Gebäudebetrieb.
Ein kontrollierter Teilflächenbetrieb ermöglicht, Services und technische Betriebsweisen an realen Bedarf anzupassen, ohne Sicherheit, Betriebsfähigkeit oder Nutzerqualität zu verlieren.
